报纸档案的管理与利用浅述

张慧

摘 要：报纸业务档案，囊括了本地历史、政治、经济、科技、文化、社会发展等方面，反映人民生活及当地发展面貌，具有较高的研究与参考价值，是国家档案的一部分，对国家、社会、本单位都具有十分重要的保存价值。对报纸档案采取一定的管理与利用措施，使报纸档案价值最大化，并运用现阶段多样化的传播方式，将这些信息传递到需要的人手中。

关键词：报纸档案；管理；利用

报纸属出版物，报纸档案主要包括以下几种类型：报社自行编辑出版的报纸，与报纸出版流程相关的报道计划、选题策划、重要稿件的审稿单、原稿、报样及出版发行记录，及优秀新闻作品原件等。作为记录历史的报纸，具有重要的档案价值，理应得到很好管理并加以充分利用。尤其是在现阶段信息化技术深入人心的时代背景下，报纸档案的管理工作将有更重大的意义。

1 报纸档案的管理

一是要加强报纸档案管理的规范化、制度化建设，做到管理有序、有章可循。在规范化方面，要按照《中国图书馆图书分类法》和《连续出版物著录规则》及报纸档案案卷标题的拟订进行分编，使报纸资料排列顺序化、合理化，把报纸资料按分类标准，科学、有序、系统地分类、编号登记；

目前，报纸档案不仅有传统的纸质档案，还有报纸电子档案。不仅要做好报纸纸质档案的管理，还要做好报纸电子档案的管理，要按照电子文件管理方法，做好电子档案的归档及容灾备份。将报纸电子档案拷贝在档案级光盘上，一式三套，一套封存，一套供查阅使用，一套异地封存。还可以利用“世纪科怡”档案管理系统建立报纸专业档案管理模块，通过原文挂接的方式，直接查询打印所需要的报纸档案电子版，减少翻动纸质报纸档案的次数，进而避免对其损害，延长报纸档案的使用寿命。

同时建立健全借阅报纸档案资料卡片；实行电子文档管理化，使报纸档案检索更为方便快捷。在制度化方面，建立一套切实可行的规章制度，如档案管理制度、借阅登记制度等。

二是要提高档案管理人员素养。档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，如何做好收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计这“八大环节”，需要扎实的专业知识，诸如档案管理学、图书馆学、情报学等知识。因此要加大对档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务水平和综合素质。档案管理人员只有不断地学习专业知识，并在实践中不断的总结，才能最大限度的满足社会对档案信息的需求，更好的发挥档案的作用。

同时，要培养档案管理人员爱岗敬业的奉献精神，档案管理人员要摆正档案工作的位置，树立服务观点。服务性是档案工作赖以生存和发展的基础，离开服务性，档案工作也就没有了存在的必要。因此，档案管理人员在日常的工作中，对档案利用者应热情周到，在确保档案完整与安全的前提下最大限度的帮助利用者，使室藏档案发挥应有的作用。

2 报纸档案的利用

报纸档案具有重要的文献价值，在实际工作中如果运用得当，能发挥出重要作用。所以，我们不能将报纸档案束之高阁，而是要加以充分利用。

一是报纸档案对于新闻专业的学术研究具有一定意义，无论是版面的设计、内容的选材、文字的运用等，报纸档案可以使新闻专业的学术研究者身临其境，做到模拟的实践与理论相结合。对于新闻专业的研究者来说，报纸档案是其从事学术研究的原始资料，极大的增强了学术的含金量。社档案室根据社内外新闻工作者及高校教师教学科研活动的需要，对收集的报纸资料通过综合整理，承担起课题的基础工作。例如：某大学文学与传媒学院邀请原恩施日报老报人为该院学生上新闻专业课。老报人曾多次查找原值班期间所编所写重要稿件及版面做资料，为学生授课，讲解采访过程中应注意的重要细节，版面编辑的要点，文字的写作运用等，让学生能够身临其境的进入采访、编辑现场。因此，报纸档案对新闻专业的学术研究具有重要意义，新闻专业的学术研究者对报纸档案的需求超过其他专业的学术研究者。

二是利用报纸档案，可以进行档案文献汇编。2018年4月28日，央视新闻联播播出“习总书记在武汉接待印度总理莫迪，喝了一红一绿两种茶，其中绿茶便是‘恩施玉露，红茶便是‘利川红”。新闻联播播出后，《湖北日报》、《恩施日报》、《恩施晚报》相继推出了相关报道，详细的报道了恩施的“一红一绿”香飘世界的故事，它们为何能走出大山，唱响大江南北，成为国礼，获得金奖？它们如何生产？如何创建品牌？其中有些什么故事？社档案室将所有有关恩施玉露和利川紅的报道经过全面收集、整理，汇集成册，以便档案文献编撰部门能够全面的了解“恩施玉露”和“利川红”成为国礼的前世今生及背后的故事。此类档案文献汇编，具有重要的史料价值。

目前，党风廉政建设工作开展的如火如荼，自2015年12月起，《恩施日报》在第三版开辟了“风清气正看恩施”的专版，每周一期，刊登了恩施州内各地各部门在推动党风廉政建设、筑牢党员干部思想堤坝的先进经验和作法，全州纪检监察工作中涌现出的先进人物、廉政小故事等，唱响了党风廉政建设的主旋律、凝聚共识、传递正能量。报纸档案则可以对此进行汇编，通过对每期的版面进行收集、整理，汇集成册，以支持党风廉政建设工作，同时对今后的党风廉政建设宣传工作具有一定的参考价值。

三是开发档案信息资源，积极为地方经济社会发展服务。档案是人类活动的真实记录，借助档案，我们能更好地了解过去，把握现在，预见未来。2017年，恩施州委举办“喜迎十九大砥砺‘十三五恩施州经济社会发展成就展”活动，通过图文方式全面系统展示近五年来恩施州经济社会发展取得的辉煌成就。报纸作为公开出版物，客观记录了一个历史时期及区域的经济、社会全面发展情况，具有重要的史料价值。通过查阅近五年的《恩施日报》、《恩施晚报》等资料，收集了党和国家领导人先后视察恩施，省委、省政府主要领导多次到恩施调研，南方马铃薯大会，世界茶业大会，硒产品交易博览会，以及恩施女儿会、龙船调、土家摆手舞、利川山马赛等重要且具有史料价值的图片，为整个图片展贡献了一份力量。

3 结语

通过对报纸档案采取有效的管理措施，使报纸资料信息的利用价值得以完美体现，因此加强报纸档案管理意义非常重大。《恩施日报》自1949年11月21日创刊以来，社档案室保存着完整的报纸资料，每年无偿的为恩施州委、州政府和广大市民提供查阅资料。

参考文献

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