关于推进基层档案管理信息化建设的探讨分析

韩晓利

摘 要：在社会的快速发展和科学技术的进步下，档案管理工作也迎来了新的契机。在当前的大环境下，档案管理必须跟上时代的步伐，加强信息化建设水平，提高档案管理的科学性、合理性、有效性，使档案管理工作迈向新的台阶。本文分对基层单位档案管理中存在的问题以及对应的解决措施进行了详细的分析和探讨。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；方法

社会的快速发展推动了单位管理工作的进步，相关的资料档案逐渐增多，档案管理在单位的发展中占据着越来越重要的位置，与领导决策、发展方向、人才培养、职工绩效等息息相关。必须在针对实际情况的基础上，将新技术、新设备等合理应用在档案管理工作中，加快档案管理的信息化建设步伐，实现单位的健康稳定发展。

1 基层档案管理中存在的问题

1.1 领导对档案管理工作重视程度不够

基层单位档案管理工作中，领导往往没有意识到档案管理的重要作用，对于档案管理工作的重视程度不够，直接引发了各种问题的出现。例如，档案管理工作中存在疏漏，与实际管理工作相背离，出现明显的不协调性，没有起到真正有效的指导作用。有些领导忽视了档案管理对单位的促进作用，在档案管理中，只安排档案管理人员进行负责，与其他部门的联系不够，档案管理工作处于孤立和封闭状态，档案材料收集存在不及时、缺漏的问题，而档案利用幅面较窄，利用率不高，削弱了档案管理工作的有效性。在实际的工作中，档案反映着一个单位的历史发展进程，档案管理与单位发展和职工切身利益息息相关，档案管理能够在对单位的良好发展起着重要的借鉴与助推作用。

1.2 缺乏专业的档案管理人员

管理人员的能力和素质在很大程度上影响着和决定着档案管理的最终质量。而当前，由于缺乏专业的档案管理人员，基层档案管理工作的效率往往受到严重影响，由于对档案工作认识不够，各单位专业的档案管理人员往往配比不够，而工作效率的普遍偏低、方法手段的不科学、专业技能的不到位等问题对档案管理工作更是提出了严峻的挑战。在很多情况下，单位的的档案管理人员缺乏系统的科学的培训，专业技能和业务素质存在欠缺，对于新鲜事物的接收能力较差，不能及时有效的解决实际工作中的问题，与实际的岗位需求存在偏差与背离，影响了档案管理效用的的真正发挥。管理人员在管理工作中，重视不够、责任心不强、态度不严谨的现象时发生，大大影响了档案管理的质量和作用。

1.3 档案管理信息化程度不足

在科学技术的发展下，网络和信息已经渗入到生活中的各个领域，然而，在档案管理工作中，传统的管理方式仍然占据着很大的比例，网络化、信息化等在档案管理中的应用还存在很大的局限性，没有实现广泛应用。很多单位的档案管理依旧停留在纸质的水平，信息检索停留在手工检索状态，不利于信息的快速查找，无法提供高效的档案利用。而在装订和室存保管不利的情况下，容易出现归档文件破损和丢失，加大了修复难度，造成重要档案和信息流失，给档案管理带来不可挽回的损失，不利于档案管理工作的正常进行。因此，在档案管理的实际工作中，应该逐渐摒弃传统的管理方法，通过创新方式，增强新技术的利用程度，加快信息化建设的步伐，为档案管理的科学性和有效性提供切实的保障。

2 提升基层档案管理信息化建设的方法策略

2.1 提高领导对档案管理信息化的重视程度

在档案管理工作中，领导必须提高信息化建设的重视程度，意识到信息化建设在档案管理中的重要作用，将档案管理信息化建设放在突出和关键的位置。首先，档案管理办公室必须独立且选择在安全隐蔽的位置，门窗和房门需按要求进行加固防盗，避免其他人员能够轻易进入，切实增强档案信息管理安全，提高档案工作的保密程度。其次，选择专业人员负责档案信息管理，培养管理人员的责任心，提高管理人员的专业技能，保证档案管理工作能够达到理想的效果。第三，严格档案利用流程。相关人员在调取档案的时候，必须经过领导的审批，按照严格的流程才能进入，并对相关人员的信息进行登记，防止信息的泄露，提高档案管理的科学性、合理性、有效性。第四，着力提高档案管理工作人员的综合素质和技能，要采取定期培训的方式，对相关管理人员进行专业培训，应保证培训的针对性，使员工能够切实提高自身的专业技能，在档案管理工作中充分发挥自身的才能。第五，要加强硬件设施设备的投入，要配备必要的电脑软硬件及扫描仪等设备，为档案管理信息化建设创造必要条件。

2.2 将传统档案管理与档案管理信息化相结合

基层单位往往在进行档案管理工作的时候，仍然采用传统的档案管理方法，不利于档案管理工作的科学开展。为了促进档案管理工作的进步，需要将传统档案管理与档案管理信息化相结合，找到两者之间的契合点，实现从传统档案管理到信息化管理的有效过渡，使档案管理信息化建设按照规定的步骤有序进行，增强管理工作的层次感，使档案管理的信息化水平提升到新的层次。另外，在檔案管理信息化建设的过程中，必须结合现代管理理念，在实际工作中创新管理手段，使管理工作能够实现良好的效果，同时，为增强档案管理信息化建设的步伐，需要注重丰富档案管理人员的知识储备，使其能够充分掌握先进的信息化管理方式，不断解决实际工作中遇到的问题，使档案管理信息化建设能够顺利推进并实行。

2.3 建立健全档案管理制度

良好的档案管理制度为档案管理工作提供了科学有效的保障，能够使档案管理能够有坚实的制度基础。在建立档案管理制度的时候，需要结合单位的实际情况，以此为依据，使档案管理工作能够起到有效的实际作用，切实指导档案管理工作的有序进行。将档案管理工作的具体内容作为一个立足点和关注点，加强档案管理工作的实践意义，能够有效指导档案管理工作中管理人员的职称评定、绩效考核、责任追究等各项内容，通过一定的奖惩机制，提高管理人员的工作积极性，在日常工作中能够充分发挥自身的主观能动性，认真并且耐心对待档案管理工作，使档案管理的质量能够提升到新的台阶和层次，实现更加理想的效果，加快档案管理的信息化建设步伐，为档案管理工作的正常进行提供坚实可靠的依据。

2.4 整合资源，加强档案管理信息化基础设施建设

档案管理信息化建设的重要内容是实现档案管理的数字化，加强基础设施的建设在很大程度上影响着最终的建设质量和水平。因此，在建设的过程中，需要将档案管理的各种资源进行有效整合，使网络科技技术、计算机技术、软件分析技术等得到有效的利用，通过综合有效的措施，使档案管理的信息化水平实现明显的提高。另外，在电子档案的管理中，需要明确电子档案的重要作用，切实加强电子档案在信息化建设中的意义，使电子档案的真正作用得到切实有效的发挥，借助具有针对性的管理方法，为档案管理工作提供良好的平台，使档案管理工作的基础设施建设得到切实的提高。同时，采取合适的方式，存储和处理录音档案、视频档案等电子档案，使数字化档案信息资源的进程得到有效加快，加快档案信息资源的建设速度，提高电子档案的信息化建设水平。

3 结语

档案管理对于单位的正常运行和发展起着至关重要的作用，在很大程度上决定了单位的管理质量。在科学技术的推动下，必须借助网络、计算机等技术，对传统的档案管理方式进行创新和改造，促进档案管理的信息化建设。针对当前管理工作中存在的问题，应该提高领导的重视程度，将传统档案管理与档案管理信息化相结合，建立健全档案管理制度，整合资源，加强档案管理信息化基础设施建设，通过一系列综合有效的措施，使单位的档案管理水平实现健康稳定的发展。

参考文献

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[2]张晓蓉. 对事业单位档案管理信息化建设的思考[J]. 办公室业务. 2018（04）

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