档案管理现代化的有效途径

肖玉华

摘 要：不管是国家的机关还是企业单位，都要重视档案管理工作，档案里包含了单位员工们的信息资料和单位的发展历程，是各个单位未来发展的重要资料。伴随着科学的技术发展，档案管理工作也要相应的做出发展，实现档案管理的现代化，让档案管理工作可以发挥其价值，这样才能为单位发展提供必要的档案数据信息。

关键词：档案管理；现代化；有效途径

档案里的资料包含了人多年的信息资料，是一种重要的记录载体，对于人事部门来说，在调动人员上要结合档案资料进行科学的人员配置。从现在来看，因为单位的工作人员数量比较多，加上内部管理体系不健全，传统的档案管理方式很难和时代发展相适应，所以必须优化现在的档案管理方式，实现档案管理的现代化。

1 档案管理现代化的重要性

档案管理工作对于企业的发展具有重要的意义，实现档案管理的现代化对于企事业单位的发展具有重要价值，具体来看主要有以下几种表现。

1.1 档案管理现代化有利于科学的配置员工

任何一个项目的进行都需要档案信息，要想做出科学的决策也需要档案的辅助。借助于对档案的审查可以发现个体的优缺点，科学的配置员工，让他们能够在最适合的岗位上发挥作用，较临时抽查要省时省力得多，“一个萝卜一个坑”，节约了许多不必要的支出，极大地发挥出了人才价值，提高了劳动者的积极性，从而优质快速地推进工作的进展。

1.2 现代化档案便于存储，利于准确分析社会动向

实现档案管理的现代化可以借助于互联网来把档案进行科学的分类，存储的方式更加科学，借助于这些档案材料可以清晰的分析未来的市场经济发展方向，把握发展的机遇，扬长避短地规避发展道路上的障碍，以完整、准确的数据资源，提炼出适合企业单位操作运行的举措。

1.3 现代化档案便于传输，利于工作效率的提高

现代化的企业单位一般都具备多个职能部门，部门之间具有独立性，同时也需要互通，现代社交网络的发展，早已实现实时接受传送消息的功能，那么档案管理当然也需要利用QQ、微信、钉钉等社交平台互相输送档案内容，节省了大量的人员查找时间，管理者可以在短时间内获取到想要的资源信息，突破了时间与空间的界限，极大地实现了档案的便捷流通，达到信息的实时共享。

1.4 现代化档案便于移动，利于空间的节省

和过去的档案管理方式不同，现代化的档案管理可以和科学技术相结合，把大量的档案资料存储到小小的空间，在后期的档案搜索中非常便捷。对于大部分单位来说，借助于U盘、硬盘等便于移动的载体，可以快速的存储信息，在需要信息时可以快速的提取，同时结合传统封存于档案袋里的纸质文件，两相结合强化了档案的安全性。

2 现在的档案管理存在的问题分析

伴随着时代的发展，实现档案管理的现代化是大势所趋，不过通过研究可以发现，档案管理的现代化面对着一些问题，具体来看主要有以下几种表现。

2.1 管理基础比较薄弱

现在的大部分单位的档案管理基础工作不到位，档案管理现代化的设备不足，同时缺乏专业的档案管理现代化人才。现在的档案管理工作比较缺乏较为完备目录，部分企业内部科技档案，未进行卡片登记。通常为了制作上述卡片，需要借助于大量人工进行实现。一方面费时费力，消耗一系列人力，另一方面不能充分符合统一的规范。

2.2 档案汇编存在问题

现在的档案汇编工作需要很长的时间，同时效率也不高，很多档案管理的步骤没有实现和科学技术的有机结合，依然借助于人工的力量完成目标和索引编制，工作效率不高。完成一次相应的汇编，对于全部相关档案，遵循从头到尾原则进行翻阅，将浪费大量时间。

2.3 检索方面存在问题

现在的档案检索存在一些不足，由于没有真正实现档案管理的现代化，导致在检索上浪费了大量的时间，实际工作比较被动，如果一味采用此种检索手段，一定将出现漏查，甚至引起科技档案难以实现充分利用。

3 档案管理现代化的有效途径

通过上面的分析可以得知，现在的档案管理现代化里存在很多不足，要想实现档案管理的现代化还需要加大研究力度，下面是笔者结合自身工作经验分析的档案管理现代化的有效措施。

3.1 认识到现代化档案管理的重要性

在过去，档案管理工作是企事业单位一直忽视的，认为其很难直接的获得利益，而且还需要加入资金和人才。这样一来，档案管理工作不能实现其价值。事实上，档案管理工作对于企事业单位的可持续发展具有重要的意义，而且这项工作非常繁琐，需要极大的耐心和细心，定期检阅排序，档案作为企业单位内部最机密的部分，一旦发生泄露或丢失，将有可能造成不可估量的损失，因此，相关的管理人员要加大对档案管理工作的重视力度，认可现代化档案管理为企业单位作出的直接、间接贡献。

3.2 引进信息技术设施

过去的档案管理模式下，档案信息的存储耗费很多时间，而且伴随着时间的推移，纸质的档案很容易腐烂，这样一来档案的实效性受到了影响。所以，对于企业单位来说要重视档案管理的现代化建设，引进先进的信息技术设施，借助于信息化手段提高档案管理的安全性，存储重要的数据信息，电脑的筛选排列功能可以直观地解读出问题的重心，为档案管理人员节省出大量时间，以便于制定档案分析总结报告。

3.3 筛选高素质人才

档案里的信息是企事业单位自身的重要材料，它对于企事业单位的发展具有重要意义。相关的档案管理者必须要有责任心，在做好对档案资料的存储以后还要保障档案的安全。所以，各个单位要配置一些高素质的人才，为其提供内部培训机会，帮助相关人员树立现代化的管理观念，以高效的管理水平推动档案管理的稳步发展。档案管理方面相关人员，需要自身具备较为良好综合素质。所以应对档案人员，予以针对性专业教育。计算机操作知识，才能尽快实现掌握，自身能力得到不断提高。除此之外，要重视开拓档案管理者的视野，实现档案管理的现代化，发挥档案信息的价值。

3.4 多种管理方式结合

尽管档案管理的现代化提高了执行的效率，但是因为很多档案管理软件不够稳定，很有可能会丢失重要的文件。所以必须实现多种档案管理方式的有机结合，在保存了电子档案的同时还要保存好纸质的文件，保障档案资料的安全性。另外，公用电脑应设置密码，确保工作人员离岗时的安全性。

3.5 完善库房管理系统

要想实现档案管理的现代化必须完善对于库房的管理，借助于先进的计算机技术可以把握库房的实际情况，同时还可以帮助档案管理方面相关人员，能够更加清楚档案究竟如何进行存放，掌握具体位置信息，对应的实际数量，以及保管方面相关情况，方便工作人員进行查询。除此之外，要尽可能的提高库房的实际安全系数，不断完备相关设施，争取比较完好无损，随时予以科学检查，并且进行较为良好维护。

4 结束语

通过上面的分析可以得知，在时代不断发展的背景下，档案管理工作也实现了巨大的变化。从现在来看，很多企事业单位都引进了先进的科学技术来管理档案，逐步实现档案管理的现代化。现在的档案管理工作存在很多不足，必须加大重视力度，从思想上、技术上和管理方式等方面突破过去的档案管理工作模式，提高档案管理的实效性。

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