基于问题导向的高职院校公文处理质量提升方法

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民办四川天一学院

公文作为各高职院校在处理公务过程中所形成的具有法律效力的书面文字，也是各高职院校进行公务活动的重要工具。高职院校公文处理主要包括对收文与发文的处理以及公文的归档整理几个部分，公文处理工作不仅是高职院校日常工作的一部分，同样是高职院校承上启下、内外沟通的重要手段之一[1]。高职院校公文处理质量不仅是学校工作水平的侧面反映，也是公文处理人员综合素质的体现。在现阶段，各高职院校公文处理工作质量仍有待提高。因此，将问题导向概念与高职院校公文处理方法相结合，对高职院校公文处理质量提升方法进行研究。

一、基于问题导向的高职院校公文处理质量提升方法

表1 高职院校公文处理质量提升对策表

在基于问题导向的高职院校公文处理质量提升方法研究过程中，以问题导向为基础，传统公文处理方法更加注重其结果，缺乏对公文处理过程中细节的注重。随着近些年来高职院校的不断发展，公文处理工作强度的增加也要求工作时效性的提高[2]。对现阶段来说，高职院校公文处理质量得不到提高，主要原因分为人员方面、公文处理系统方面以及外部条件方面三部分原因。其中，在人员方面，主要原因为收文处理不及时与不熟悉处理流程，造成这一现象的主要原因为员工责任心不强、监督力度不够等。而公文处理系统方面的主要原因为软件相应时间长、流程设置不完善两方面，造成这一现象的主要原因为计算机配置低、处理环节过多、缺乏文件处理进展反馈、不能由多个部门同时处理以及部门承办环节处理人员多等；在外部条件方面，造成公文处理质量无法提高的主要原因为收文数量过多[3]。因此，想要提升高职院校公文处理质量首先要对目标进行设定，强制性缩短收文时间，能够有效提高公文处理的工作效率。其次，主要针对监督力度较弱、缺乏文件处理进展反馈以及多部门不能同时处理一个文件等问题制定对策，具体措施，如表1所示。

根据高职院校公文处理现状，对各部门与单位的公文处理滞留情况进行定期公开，对一些公文滞留情况较为严重的单位与部门，与其负责人进行沟通，对这一情况进行改善，提高各部门的收文能力与处理能力。而高职院校公文处理质量低下的另一个主要原因为多个部门不能同时处理同一公文，导致公文处理时间过长[4]。因此，需要在现有公文处理体系上减小其流程，增加其收文能力与处理能力。主要方法为增加“并行送承办部门”选项，让多个部门的承办环节与处理环节同时进行，对各部门开通同时处理权限，解决以往公文处理必须排队等候的问题，同一文件不能多个部门处理的问题，有效提高公文处理效率。同时增加对各部门处理文件的追踪功能，针对处理时间过长的公文予以提醒，同时制定严格的公文滞留情况通报，并予以执行[5]。

二、结语

高职院校公文处理主要包括对收文与发文的处理以及公文的归档整理几个部分，公文处理工作不仅是高职院校日常工作的一部分，同样是高职院校承上启下、内外沟通的重要手段之一。高职院校公文处理质量不仅是学校工作水平的侧面反映，也是公文处理人员综合素质的体现。在现阶段，各高职院校公文处理工作质量仍有待提高。因此，在对基于问题导向的高职院校公文处理质量提升方法研究过程中，针对各高职院校公文处理工作环节中人员方面、公文处理系统方面以及外部条件方面存在的问题，提出针对性对策，确保各个环节中公文处理时效，有效提高公文处理质量。