提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

王天奇

摘 要：近几年来我国经济蓬勃发展，在这样的形势下，提升事业单位档案管理信息化建设的必要性日益突出。本文先阐述了当前我国事业单位的档案管理存在的问题和短板，然后列举出了提升事业单位档案管理信息化的优势，并提出了具体的方法策略和举措，为事业单位和国家的档案管理发展提供了理论依据。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

我国大多数事业单位为档案管理投入了大量人力、物力和财力，但由于档案数量庞大并且逐年递增，档案管理的信息化水平不高，管理人员的工作效率及有效性仍旧低落。在21世纪信息时代的统领下，国家政府、事业单位领导和档案管理人员终于迎来了机遇和挑战。如何通过信息技术简化档案的管理工作，避开传统管理模式下的弊端，是目前所面临的重大课题。

1我国事业单位档案管理目前存在的问题

1.1缺乏专业档案管理人员

我国事业单位缺乏专业的档案管理人员，现有的大部分工作人员不曾受过专业的信息化技术培训，因此未掌握相应的信息化职业技术。大部分人仍沿用传统的档案管理方式，使得工作效率迟迟不得提高，甚至存在着一些档案和材料整理保管不善的情况，造成不可逆的损失。部分管理人员又年事较高，他们接收新鲜事物的能力不足，未能跟上信息技术化时代的步伐，对于学习如何信息化收集和管理档案缺乏兴趣。

1.2各方对档案管理的重视程度不足

国家政府对档案管理信息化建设的重视程度不足，这就导致了事业单位对档案管理重视程度的不足。未安排专职档案管理工作人员，档案管理部门也没有主动引进专业的、具有信息化技术的档案管理人才的意识，一直缺乏新鲜血液的加入，同时未引进先进设备和理念的准备，从而影响了档案管理信息化的发展。

1.3档案管理的信息化水平不高

即使有些事业单位逐步有了档案管理信息化的意识，初步尝试了建设档案管理信息化，但也只是利用最简单的技术执行着诸如著录、编目、排序及检索等最简单的任务，没有真正把档案管理和网络技术结合起来，利用软件和程序最大程度地提高资源利用率。

2事业单位档案管理信息化建设的优势

2.1提高档案的私密和安全性

在传统的事业单位档案管理制度下，档案的整理和保管很容易因工作人员调职、离岗等人为原因存在一些不可挽回的混乱和丢失情况。而真正实现档案管理信息化建设后，档案的私密和安全性都将在信息技术的保障下得到大大提高。

2.2节约社会资源

从前，工作人员总是耗时耗力地做一些最简单的查询和借阅档案的工作。只要实现了档案的现代化管理，工作人员便可利用计算机快速又精准地做好本职工作，同时节省大量的人力、物力和财力。

2.3满足单位、社会和国家的需求

随着社会发展和进步，信息化技术运用到了生产和生活的各方面。人们意识到了档案管理的重要性和信息化管理事业单位档案的必要性，国家和社会对档案管理的要求普遍越来越高。档案管理信息化建设能为满足单位、社会和国家等多方的需求提供可靠且有效的保障。

3提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

3.1提高对档案管理信息化建设的重视程度

首先，国家和政府应提高对档案管理信息化建设的重视程度，接下来各单位和部门才有动力和信心实行接下来的一系列举措并为之付出努力和行动。在事业单位领导及时转变观念的前提下，将其作为工作的评定指标，相应的工作人员才会在领导的感染和率领下更坚决地执行任务，从而更快速地推进事业单位档案管理信息化建设事业的进程。

3.2加大对档案管理信息化建设的资金投入

加大资金投入是必不可少的。硬件设备方面，事业单位首先要引进计算机、扫描仪、打印机等设备对现有的档案进行收集和归纳整理，其次这些硬件设备的维护、建立网络安全系统和打造信息化管理档案平台都是需要资金支持的。同时，还要投入资金吸引相应的专业人才，以及对员工进行后續的职业培训。前期适量的资金投入也是为之后节省更大量社会资源而服务，并且这样的优势是很具有持续性和长久性的。

3.3为实现现代化档案管理进行人员培训

坚持不懈地对相关工作人员进行职业培训，随时紧跟时代步伐，这一举措将为实现真正的现代化档案管理提供强有力的智力和人力支持。比如：事业单位可以适时组织档案管理人员举行一些以“制作电子档案”为主题的培训活动，并在培训活动后制定评价体系来验收参与人员的学习效果。同时，事业单位之间可以针对信息和管理技术加强沟通交流，引进其它单位的先进技术，或者聘请相关领域的专家对本公司职员进行讲座式的教学。

3.4建立健全制度

建立完善健全的档案管理制度，加强档案管理规章制度建设，制定切实可行的工作规则和职业目标，使档案管理工作人员在执行职责的过程中严格落实、有章可循，也便于事业单位进行标准化管理、树立良好的事业单位形象，并促进事业单位的长远发展。

4结束语

总之，提升事业单位的档案管理信息化建设至关重要，是当今社会的基本诉求。在这样的信息技术时代中，各部门和人员应齐心协力将信息技术与档案管理结合起来，节约更多的社会资源，并创造出更多的社会财富，要在更高效、高质地完成管理事业单位档案本职工作的同时，保障员工、事业单位和国家的根本利益。

参考文献

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