高校编制外聘用人员档案管理存在的问题与对策思考

林未

摘 要：随着高校人事制度改革的不断深入和发展，高校编制外聘用人员的数量迅速增加，编制外人员的档案管理问题日益突出。本文以高校编制外聘用人员档案管理为切入点，分析编制外人员档案管理存在的问题，探索解决对策，旨在为高校的改革发展服务，促进高校和谐发展。

关键词：高校 编制外 档案管理 存在问题 解决对策

随着高校人事制度改革的不断深入和发展，高校去编制化成为未来发展的一种趋势，十多年来，大部分高校未得到重新核定事业编制。在事业编制数有限的情况下，大众化教育加速高校发展速度，为满足教学、科研、管理、服务等需要，众多高校采用自筹经费聘用编制外人员，编制外聘用人员的数量迅速增加。本文以广西某高校为例，对高校编制外聘用人员档案管理的问题进行分析，探索解决对策，旨在为高校的改革发展服务，促进高校和谐发展。[1]

一、高校编制外人员档案管理的现状

以广西某高校为例，截止至2018年6月，该校编制外人员共527人，约占全校教职工总人数的三分之一，主要由固定期限和无固定期限临时聘用人员构成，校内按待遇执行标准不同将编制外聘用人员分为待入编、高聘、普通聘用三种类别。上述编制外人员的档案以人事代理为主，但是按类别不同其档案代理的方式也不一样，主要分为两种：一是学校委托人才交流服务机构管理，二是个人委托人才服务机构管理。但不管是学校委托还是个人委托人才服务机构管理，编制外聘用人员进入学校工作后的档案，学校均为个人建立工作档案，并保存在学校人事档案室或学校人事部门，委托人才交流服务机构管理的档案仅有编制外聘用人员进入学校前的部分档案。目前，527名编制外聘用人员中，有149名人员的部分档案（即进校工作前的档案）由学校委托广西人才交流服务机构管理，部分档案（即进校工作后的档案）保存在学校人事档案室或学校人事部门；有339名人员的部分档案（即进校工作前的档案）由个人代理托管在不同的人才服务机构（工作所在地或生源地人才交流服务机构）或自行保管或无档案，部分档案（即进校工作后的档案）保存在学校人事部门；有39名人员的档案由学校人事檔案室保管。[2]

二、高校编制外人员档案管理存在的问题

1.档案缺乏连续性和完整性。高校通过人事代理方式将编制外聘用人员的档案委托人才服务机构管理，但是，一方面由于编制外聘用人员人数日益增多，增加了管理任务量，高校未能及时将编制外聘用人员进入学校工作后产生的档案转存到委托管理机构，一方面为了方便日常查阅需要，直接将编制外聘用人员进入学校工作后的档案保存在学校人事档案室或学校人事部门，因此出现编制外聘用人员进入学校工作前的档案托管在人才服务机构，进入学校工作后的档案保存在工作单位，档案不能完整的保存在一起，导致档案缺乏连续性和完整性。

2.档案管理归口不一。由高校委托人才服务机构管理的档案相对集中，但是由个人委托管理的人才服务机构较为零散，高校没有规定个人委托必须委托在某个人才服务机构，而是编制外聘用人员自行联系委托机构进行管理，有些编制外聘用人员将档案委托在生源地人才服务机构，有些编制外聘用人员将档案委托在工作单位归属地的人才服务机构，甚至有些编制外聘用人员自己保管档案。2014年国家出台的《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）规定“自2015年1月1日起，取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用。”后，部分人才交流服务机构不再受理单位委托，如果高校不将这些编制外聘用人员的档案转存到工作单位，人才交流服务机构将会将编制外聘用人员的档案转为个人委托，导致高校的编制外聘任人员的档案分散在不同的人才服务机构。另外，委托人才交流服务机构管理的又仅是编制外聘用人员进入学校工作前的档案，进入学校工作后的档案有的存在人事档案室，有的存在人事部门，违背了人事档案“集中统一、归口管理”的原则。

3.档案管理弊端凸显。高校编制外聘用人员数量与日俱增，且大部分编制外聘用人员已成为学校发展的青年骨干，随着工作实践的年限，专业技术岗位的编制外聘任人员需要进行职称评审，管理岗位的编制外聘用人员需要进行职务职级晋升，工勤技能岗位的编制外聘用人员需进行技能等级的考试。参加职称评审的编制外聘用人员需要到档案托管所在机构开具学籍等相关证明，优秀的编制外聘用人员提拔任职需要查档，但是，由于编制外聘用人员的档案完整性差、管理机构复杂，无形中增加了查档工作难度，降低工作效率，给编制外聘用人员职称评审、职务职级晋升等造成极大不便，更不利于高校了解编制外聘用人员的个人履历，对高校的发展存在一定的隐患。[3]

三、高校编制外人员档案管理的对策思考

1.转变观念，接收管理编制外聘用人员的档案。国家出台加快推进高等教育领域“放、管、服”改革相关政策，进一步增强高校办学自主权，高校去编制化也成为发展的趋势，高校编制外聘用人员是高校人事制度改革的新成员，目前，大部分高校已经初步实现编制外聘用人员同工同酬，充分地调动了编制外聘用人员的工作积极性和主观能动性， 编制外聘用人员成为高校发展的新队伍和新力量，高校在档案管理上要转变观念，淡化编制身份，档案管理不要局限于国家在册的正式编制人员，应该接收编制外聘用人员，将占比越来越高的编制外聘用人员的档案按照正式编制人员的档案管理规定和要求进行管理，一方面增强编制外聘用人员的归属感，另一方面能够稳定师资队伍建设，促进高校和谐发展。

2.建立制度，规范编制外聘用人员的档案管理。目前，国家尚未有专门针对高校编制外聘用人员档案管理的政策制度，编制外聘用人员的档案难以做到系统化、规范化和标准化，高校要做到编制外聘用人员的档案与正式编制人员的档案统一管理，需要建立健全配套管理制度。一是接收编制外聘用人员的档案，确保编制外聘用人员进入高校工作前和工作后的档案完整性和连续性；二是明确编制外聘用人员档案的归口管理部门，参照正式编制人员的档案管理模式，由高校人事档案管理部门统一管理；三是明确编制外聘用人员档案的要素，统一档案信息分类标准，既要考虑编制外聘用人员流动性又要保证编制外聘用人员档案的完整性，建立符合编制外聘用人员档案管理的制度。

3.突出特点，强化编制外聘用人员档案管理的服务性。高校现在的档案主体是正式在册的编制内职工，编制外聘用人员的档案管理得不到重视，鉴于编制外聘用人员流动性大，高校对编制外聘用人员的档案管理要突出它的服务性，一是加强组织领导，提高重视力度；二是加大档案管理经费，提供资金保障；三是加强信息化建设，强化服务内涵。

结语

在新时代下，高校对编制外聘用人员的档案管理，一定要打破传统，转变观念，研究和探索符合高校编制外聘用人员档案管理的有效模式，进一步推进高校人事制度改革、优化人力资源配置、促进高校稳定和谐发展。

参考文献

[1]张瑶.高校编制外聘用人员档案管理探析[J]，兰台世界，2012（1）.

[2]杨仁辉.建立与完善编制外聘用人员档案的思考[J]，自动化与仪器仪表，2015（3）.

[3]杨仁辉.从《劳动合同法》看高校编制外聘用人员档案管理，山西档案，2012（5）.