浅谈如何提高档案信息化的开发与利用

刘轶男

摘 要：在信息化时代，提高档案信息化开发与利用一直是各个企业与部门的热门话题。随着时代的不断发展和进步，人类从原始的竹板档案，布料档案，纸质档案过渡到如今的数字化档案。只有在信息化时代做好档案管理工作的创新与合理开发，才能够最大程度的体现档案的价值，这也是档案管理信息化变革的意义所在。本文提高档案信息化的开发与利用提出一些个人建议。

关键词：档案信息化 档案开发 档案利用

在数字化，信息化时代下，文件管理正在变得越来越便捷和智能。可以说档案存储管理面临着重要的转型与变革。做好档案信息化的合理开发能够有效地方便人们的档案录入、保存和利用。档案是国家的重要资源和宝贵财富，所以说，在档案信息化的同时，做好保密和存储也是开发的重点难点所在。

一、目前档案信息化建设工作面对的大环境

随着我国信息技术的不断发展和进步，信息化建设在人们的生活与工作之中发挥了十分重要的作用。在档案管理过程中，不难发现过去的纸质档案存在着保存困难，更改费事费力的现状。使用最先进的信息化技术进行档案信息化的开发与利用能够大大的方便档案管理人员的日常工作，提升档案调动和管理的便捷性。随着电子载体和档案信息数量的剧增，档案信息化开发是必然也是必须的。在未来，档案的信息化存储除了有书面资料的存储，还会融入视频或者是音频的存储，档案内容将更加丰富多元，档案信息化建设工作将迎来一个高速发展的时代，其发展空间也是巨大的。

二、档案信息化的利用优势

将档案进行信息化存储和开发有利于档案的保护和调动。以往档案的调动和查询手续十分繁琐且困难，但是，将档案进行信息化后，在后期调动档案时就只需要在电脑上自己操作申请，进行身份认证就可以了。这就是档案信息化管理给人们带来的便捷之处。另外，将档案进行信息化存储和保存的安全性是远远高于传统档案管理存储。以往的纸质书籍档案存储且不说容易受到环境的影响，例如潮湿，洪涝，就连最基本的保存年限都是未知的。很多纸质档案会因為没有保养而产生泛黄，报废等现象，这样就容易导致社会资源的陨灭。

三、档案信息化开发与利用的几点建议

想要进行档案信息化开发与利用必须要有几点前提基础，否则即使完成了开发工作，在后期也需要不断地进行体制更改，甚至需要进行重新建设，容易造成资源浪费。笔者就档案信息化开发与利用提出几点个人建议。

2.1 加强档案开发信息化人才建设

档案的信息化开发与利用离不开专业化人才的支持与设计。由于档案管理方式，管理系统发生了改变，这就需要档案管理人员和开发人员提高自身的信息化素质，适应新时代下档案管理工作的新要求。从业者不仅需要具备档案管理的相关专业知识，还需要对信息技术有一定的了解。这种复合型人才的培养可以通过加强专业技术培训、开展区域档案信息化交流活动等形式进行，让每一个档案管理工作者融入到信息化环境之中。只有基础人才建设到位了，在系统的开发和利用方面才能够有一个坚硬的基石。

2.2 加强档案信息化管理制度建设

信息化基础上的档案管理工作与传统档案管理有着很大的区别，建立一套科学合理的档案信息化管理制度对于档案信息化管理工作是十分必要的。要让每一个人分配到具体的权限。防止档案泄露等现象的发生。目前我国很多私人信息得不到安全保障，甚至在移动或者电信营业厅中的客户电话号码有时候都会存在泄露现象。因此，一定要加强档案信息化管理的制度建设，追责到个人。信息化时代下，档案管理需要集中统一管理。不能像以往一样分散各个地区进行管理。要加强集中管理力度，建设一个系统，避免重复建设造成的浪费，提升中央系统的软硬件能力。可以将各个地区的档案资源上传到统一档案资料库之中，如果有需要时再从资料库之中进行调阅查询。这样更加方便了档案的管理，也减少了人力、物力、财力的

浪费。

2.3 做好信息化档案建设的安全存储工作

信息化档案与传统档案的存储安全工作大不相同。以往的传统档案可能就是锁在保险库之中。但是，新型的信息化存储档案是存储在云盘之上。或者是利用存储介质进行存储。无论是与网络连接的云存储还是不与网络连接的介质存储，都需要定期的进行检查和维护。网络存储的优点是能够长久保存并且调动方便，但是缺点是容易遭到黑客袭击，造成信息泄露、介质存的优点是不容易被盗取，存储体积小，存储量大，但是依旧调动不方便，且介质对于环境的要求相对较高，介质存在着一定的报废风险。因此，笔者建议可以将档案进行划分，将不重要的类别存储到网络数据之上，将机密数据进行多份介质存储。这样既可以防止机密泄露，又能够最大限度的保证资源的存储安全。

2.4 建设档案信息数据库，促进资源共享

档案信息化建设的最大优势在于其共享的便捷性，不受时间和空间的限制。进行档案信息化开发的时候，可以建设档案中心数据库，将所有地方的档案信息汇总于中心数据库之中。地区需要使用其余地区的档案进行调动的时候可以直接向中央数据库申请，这样能够促进地区间的资源共享。对于企业数据同样也可以建设企业档案信息的数据库，为员工设置账号和密码并配置相应的访问权限，能够更好地帮助员工利用好公司的信息资源。同时，建设档案信息数据库也能够集中力量进行数据保护，减少了地区人力，物力，财力的重复浪费。

结束语

在信息化时代下，对于档案管理工作的开发和利用也需要进行创新和变革。只有创新才能够满足时代的需要，才能够更好地维护人民的利益，保护好社会的资源。做好档案信息化的开发和利用工作是必须也是必要的大工程。

参考文献：

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