档案数字化、数字化档案和数字档案概念分析

苏雄

摘 要：数字化档案、档案数字化、数字档案三个概念在表面上没有太大区别，在使用上会产生混淆。本文通过对这三个概念进行全方面的分析，得出数字化档案是档案数字化的结果；数字档案属于真实的档案材料；档案数字化是形成数字化档案的过程，数字化档案则是档案数字的表现形式。

关键词：档案数字化 数字化档案 数字档案

引言：档案数字化、数字化档案和數字档案是现在档案管理频繁出现的概念，同时也是现代有关档案管理文章中出现频率最多的词汇，随着时间的推移，它们的使用率还在增加，字面上档案数字化、数字化档案和数字档案这三个概念非常之相近。人们需要档案信息，建立更加标准规范的档案管理体系就显得尤为重要，它是建立高质量数字化档案馆的基础，保证数字化档案质量，规范标准的精神。所以有必要对它们的概念进行详细的分析的区别， 提高数据质量。

1档案数字化的概念分析

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经过现代科技技术加工成数字档案形式。档案信息一般用纸质文档存储在档案室档案柜里面，查找起来非常费时费力，档案维护极其不方便，存储空间较大。同时备份档案需要大量的人力物力。档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用，就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，如文字、图形、图像、声音等通过计算机进行档案数字化处理，以计算机存储档案信息。将数字化信息还原为文字数据以及声音图像等传统档案信息，通过计算机将档案信息输出给使用者。

档案数字化的好处是：检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全可靠。数字化档案管理能使资料能及时归档，并尽快提供利用。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全，对历史久远的档案材料，防止部分档案被篡改，数字化处理后无疑是对其更好的保护。档案数字化的主要内容：建立目录数据库，将档案目录信息数字化；采集档案专题信息并且进行建库；把纸质档案，照片档案，录音档案数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库[1]。

2数字化档案的概念分析

数字化档案是对人事档案管理的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅、维护等日常工作的数字化管理。数字化档案采集系统主要批量完成对纸质档案材料的数字化采集处理功能，是指传统档案在进行数字化后形成了数字化形式档案。其实现在还没有对数字化档案有具体的定义。数字化档案是档案的复制品，包含信息化的进程和档案文件利用网数据库技术，将纸质的档案文件数据通过压缩技术、高速扫描技术形成数字化的档案，所以数字化档案是档案数字的表现形式，它从形成开始，就是数字形式。可以认为是“电子文件归档”后的产物，也可以认为是“传统档案数字化后形成的数字化形式的档案”或者两者共存。

3数字档案的概念分析

对数字档案的概念暂时还没有取得统一的认识和提法，大体上数字档案是一个数字化的信息系统，并以网络方式相连接和提供利用，实现资源共享的信息系统。数字档案以编码的形式代替传统纸质档案，真正的档案。但它确属一种虚拟的档案，对于数字档案的定义总结成“归档电子文件”和“馆藏档案的数字化信息”，与数字化档案的概念基本相同。

4对档案数字化、数字化档案和数字档案概念具体分析

4.1档案数字化与数字化档案

档案数字化就是对传统形式档案资料进行转换，有广义和狭义之分。以计算机为载体将档案信息进行录入、处理使其成为数字化信息的转化过程。档案数字化的处理对象是档案，而数字化档案是档案的复制品。数字化档案，就是将不同载体形态和记录方式的档案以数字形式进行复制而得到的复制品，数字化档案仅指档案数字化后的结果，结果不包括档案数字化的档案目录数字化，档案数字化是以保护数字化档案母体为存在的目的[2]。档案数字化与数字化档案有着密切的联系，档案数字化是数字化档案演变的过程，没有档案数字化就没有数字化档案。档案数字化的发展与数字化档案的发展都是为了社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求，扩大了档案的储存空间，发挥出档案信息的利用价值，提高档案信息检索速度，有效的保护档案原件，促进档案资源的管理与开发利用。

4.2数字档案与数字化档案

数字档案，是指机关、企事业单位、团体和其他组织以及个人在社会活动中通过数字代码的形式将历史记录下来，是一种在现代化的信息技术手段下所出现的新型档案，并将成为档案的主要形式。尽管数字档案存在着信息的非人工识读性，但它依然具有档案的典型特征和档案的本质属性[3]。而数字化档案是数字档案的复制品，档案信息以数字形式进行的复制，档案的数字形式复制品也并不能等于被复制的档案

本身。

4.3数字化档案、档案数字化以及数字档案

字面上的数字化档案、档案数字化都有档案和数字，但数字化档案与档案数字化与“数字档案”之间并无相应关系，档案数字化是数字化档案演变的一个过程，数字化档案是档案在数字化后的一种产物，而数字档案的产生则完全是另外的一个过程。为避免概念混乱，可简单将“数字化档案”理解为“档案数字复制品”， 将“档案数字化”理解为“档案数字复制品的结果产物”，并给“数字档案”正名。档案数字化过程是由档案管理部门主动对档案资料进行的数字化加工，在这个过程中没有新的档案产生，即没有数字档案产生。数字化档案的产生完全由档案管理部门掌控，而产生数字档案则是由机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接产生的，档案的产生过程是真实的，不是由档案管理部门加工产生的[3]。

结束语

在当今信息高速发展的形式下，利用档案信息的范围和对象逐渐扩大，生活在信息时代，通过对数字化档案、档案数字化以及数字档案的概念进行分析，有助于帮助档案管理人员正确理解三个概念的内涵，提高档案信息的利用率，更好的体现档案价值，促进档案领域的蓬勃发展。

参考文献：

[1] 孙克.档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析[J].文化创新比较研究，2017，1（16）：87+91.

[2] 万云.探讨数字化档案 档案数字化以及数字档案概念的差异性[J].办公室业务，2014（03）：48.

[3] 梁惠卿.档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析[J].档案管理，2013（01）：38-40.