对基于大数据的高校档案管理信息化建设的几点探讨

摘 要：在大数据环境下，高校档案管理需要有效的利用资源来保证档案管理信息化建设的顺利展开。引起领导层与所有员工的重视，挖掘档案管理信息化建设的高效、便捷价值，注重人才的培养，注重资源的节约性运用。本文从基于大数据的高校档案管理信息化建设角度出发，为有关工作开展提供参考意见。

关键词：大数据 高校 档案管理 信息化建设

基于互联网、通讯技术发展而来的大数据，在各行各业都发挥着越来越重要的作用。对于高校档案管理而言，其信息化建设可以有效的发挥档案本身的大数据价值，让档案发挥更大的实用价值，同时让档案管理更为便捷高效，是档案管理工作随着时代发展的具体表现。

一、当下高校档案管理信息化建设的常见问题

（一）缺乏足够重视

在高校档案管理中，信息化建设在不断的推进，但是对于大多数高校而言，在此方面仍旧有较大的上升空间。领导层对于档案信息化管理缺乏足够的重视，一方面是源于信息化建设需要耗费大量的资金，日常维护管理需要更为专业的人员，是一个长期投入的过程。另一方面在于信息化建设会带来一定安全隐患，如果处理不好，容易导致重要档案资源的泄露。因此，对于领导层而言，在此方面存在一定尝试的动力，但是也对其隐患有较大的担忧。面对着信息化建设在各行各业的展开，大多数学校仍旧会带着尝试性的心态做一定的档案信息化管理的试水。而对于为了其安全与使用效果所需的高投入，仍旧存在支持不足的现象。此外，对于档案管理，各学校缺乏其价值的认可，由此导致在管理上相对混乱无序，无法将其实际大数据管理的价值发掘出来。

（二）缺乏专业高素质的人才

高校档案管理有关工作人员往往不具有专业特长与积累，更多是学校教职工的安置性工作性质，对工作人员缺乏较高的专业素养要求。尤其是对于越来越多样化的信息管理手段，较多年长的员工有些无所适从。部分档案管理人员长期习惯传统管理办法，因此即便有信息化管理的配套设施，但是在使用上仍旧没有充分发挥作用，或者使用的水平相对较低。对于信息化管理系统中的有关储存、入档编辑、搜索规律等都缺乏足够的技巧掌握，由此导致信息化管理的功能无法有效展现。由于领导层的不重视，部分工作人员在档案管理工作上缺乏上进心，流于形式，或者频繁的马虎大意，不注重其管理价值的挖掘。

（三）网络安全问题

由于信息化管理在高校档案管理中存在的时间并不长，同时每一年的网络安全问题推陈出新。在解决旧的网络问题后又会有新的问题处理。因此档案信息化管理一直受到安全威胁的冲击。当下的网络互联日益频繁，档案管理有关的数据库也更容易与外界连接，部分是因为工作人员操作不当，部分是因为有关人员不遵守信息保密的规则与专业的系统操作，由此导致信息安全风险。网络上会有多种的技术对信息盗取形成冲击，对于管理人员，如果缺乏专业的水准，非常容易调入陷阱。

（四）资金缺乏

档案信息化管理需要较多的资金支持，而且是持续性的维护管理。部分高校会花资金购买信息建设有关软件与硬件设施，有的会聘用专业的信息化建设团队做好学校的信息化建设工作。但是总体来说，整体的资金投放上相对较少，经费较为短缺，由此导致了最终成效不足，部分也与管理不善有密切关系。

二、基于大数据的高校档案管理信息化建设

（一）引起领导层重视

要做好高校档案管理信息化建设，可以让更为完善的信息化管理来发挥档案的大数据价值。要将该价值有效的引起学校领导与工作人员的重视。不仅要让领导层重视，同时也让每个部门的工作人员意识到，积极配合信息化建设可以有效的让各工作岗位获得更专业的信息支持，提升工作的便捷性。通过专业信息化建设，在各有关系统账户的运用下就可以有效轻松搜索获取工作所需的档案资料，避免花精力去实体空间寻找，或者拜托他人寻找。引起所有工作人员的重视，由此得到更多人员的支持，为档案管理信息化建设铺平道路。领导的认可可以有效促使其他部门工作人员配合有关工作的开展。

（二）注重人才的培养

要多选用专业的机构团队或者在学校内部组建专业团队，由此来更好的帮助信息化建设顺畅、专业的展开。在岗位人员安排上，一方面尽可能选择专业对口的工作人员，另一方面需要注重在岗人员的培训学习。可以通过让工作人员参与培训班或者进修来提升专业素养。培训可以在线培训与实体课程培训，具体依据工作人员时间、精力状况，保证培训安排的有效性。在岗培训与岗前培训都需要结合进行，有效的确保工作人员更好的掌握实际工作所需，让工作能力随着工作需求不断的与时俱进。

（三）注重资源合理运用

作为高校本身，拥有着大量的社会资源与人才资源，为了减少信息化建设中的经费消耗，可以运用有效的资源来提供帮助。在信息化建设的有关系统设计或者日常维护中，可以运用教師团队资源或者有关社会资源，尽可能的将费用降到可以承受的范围，同时又保证系统的安全与有效性。在经费的运用上保持节约型管理，避免铺张浪费。以实用性为主，避免过高标准而不适合实际所需。

三、结束语

基于大数据环境潮流，高校档案管理信息化建设可以更好的让有关工作与时俱进。但是在实际的处理中，也会因为多种多样的阻力导致价值无法开发运用，甚至导致资源闲置浪费。要充分调动各方面的配合，有助于在信息化建设上保持更低成本，实现实用性的管理效果。

参考文献：

[1] 刘建民.河南省高校档案管理信息化建设路径研究[J].兰台世界，2017，（17）：53-55.

[2] 徐晓华.信息时代背景下地方高校档案管理信息化建设路径探索[J].通讯世界，2016，（15）：219.

[3] 吕冰，姜涌.当代高校档案管理信息化建设研究[J].兰台世界，2016，（11）：28-29.

作者简介：李君（1982.9-）男，汉族，籍贯：山西临汾，学历：本科，职称：助理馆员，研究方向：档案管理，单位：山西师范大学临汾学院。