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档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

2018-10-25党其连

西部论丛 2018年10期
关键词:基础工作档案管理作用

党其连

摘 要:毋庸置疑,当今时代可以称之为计算机的时代,其作为一种极为高效的现代先进工具,为世界人民的工作和生活带来了太多的便利,但将其应用于档案管理工作则必须要做好信息数据的收集、整理及输入的基础性工作,以充分满足计算机工作的基本要求。

关键词:档案管理 基础工作 现代档案管理 作用

一、档案管理基础工作中存在的问题

从我国档案管理的现状来看,绝大多数综合性档案馆具有内容庞杂、案卷繁多、时间跨度长,而每个历史时期对档案的整理要求和规范又都不尽相同,因此导致了档案基础工作普遍较差的现状,问题主要体现在以下几个方面,一是档号不规范、目录号缺失,或者一卷多册;二是标题不够严谨和规范、标题与主题无关或者根本没有案卷标题的现象相当普遍;三是许多案卷缺少目录,造成有的内容根本无法检索而永远难以利用的局面;四是许多案卷页码缺失,其后果就是若页码掉落难以发现;五是组卷随意,有的根据时间组卷、有的按职能部门管辖权限组卷,还有按文种组卷的,可谓千奇百怪;六是案卷厚薄不一,甚至相差悬殊。

二、规范工作程序和工作方法,有效提升基础工作水平

毫无疑问,标准化和规范化的工作方法及工作流程是提高管理水平的重要保障,只有将档案管理的收集、整理、鉴定、著录及保管等各个环节的工作都达到了标准化和规范化,则表明档案管理的基础工作达到了要求。

1、全面普查案卷,去糟取精

案卷普查是档案管理实现标准化和规范化的第一步,主要是由于多数综合性档案馆多年来从没有进行过全面的清查,再加上存在移交单位划分保管期限不准确等外界因素的影响,使得重份或无查考价值的档案数量惊人,因此,清除这些垃圾文件至关重要,为未来实行计算机管理清除障碍。

2、重新组合案卷,确保案卷的规范化

组卷过厚或内容鱼龙混杂的案卷有必要进行重新组卷,原则是将有着某些联系的案卷组合一起;在此项工作过程中,也要对那些无页码、无目录、无标题或标题不清楚的案卷进行规范化的整理;笔者认为,重新组卷不仅能够节省宝贵的馆藏资源,也能够提高将来实行计算机管理后的效率。

3、结合现实情况,规范著录工作

可以说,科学客观的著录工作是档案管理实现计算机化的重要前提,因为此项工作会对计算机数据与信息的准确性产生直接影响,所以必须加以重视。而且,我国早在上世纪八十年代中期已经颁布了《档案著录规则》,要求以此作为著录工作的规范和标准。但鉴于此规则颁布时间过于久远,其中有些内容已经远远落后于这个时代,因此笔者建议,各大档案馆有必要以此规则为根本原则,并结合自身情况,按照計算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则,使其更具针对性,从而提高本馆的档案管理基础工作水平,对未来实行档案管理的计算机化也会直到很大的促进作用。

4、统一分类,确保检索查全率

为了确保检索的完整性,有必要在分类工作过程中,先根据《中国档案分类法》进行大范围的分类,再结合本馆实际来制定出一些具体细则来进行标识和区分。此外,分类时,必须对校审工作给以高度的重视,以便及时发现和校正分类人员的错误分类;同时,要加大对工作人员的培训力度,力争做到统一认识、统一标准、前后标引一致以及同一类文件标引一致,进而实现标准化和规范化管理。

5、规范题名,确保检索查准率

科学的档案分类号为检索的查全率提供了保证,而查准率则要由题名的准确与否来决定。而众所周知,仅仅要求查全率是不够的,必须保证检索的查准率,因此在著录时题名必须做到统一规范,笔者认为题名规范的重要一点是要规范机构的简称,以避免在检索时含混不清或计算机识别不清的情况发生;另外,题名中的各要素也要做到统一规范化,即在著录时严格按照责任者、事由、文种,及姓名、地点和时间的顺序进行填写,确保完整。

三、 加快数据准备工作,推进档案管理计算机化进程

在档案管理各项基础工作中,数据的准备工作是一个庞大的工程,特别是对于建馆时间较长的综合性档案馆来说,因为其馆藏案卷数量众多,时间跨度长,而巨量的著录工作又相当复杂,若没有一套规范而科学的工作程序与方法,会直接影响到档案管理现代化工作的进程。笔者认为,在著录过程中,只需要切实把握以下几点,即可使著录工作达到预期效果。

1、区分轻重缓急

因为对档案进行管理的目的在于使其能为社会大众所用,而进行档案管理的现代化也无非是为了有效提高档案的利用率。因此,在推进档案管理现代化的进程中,有必要对卷宗的重要程度、价值、利用率高低及是否开放情况加以区分,将开放的和利用率高的档案优先整理加工出来,以推动档案管理的现代化进程。

2、 分级次著录

对案卷进行分级著录,比如对那些查考价值较低的档案进行一般级著录;对那些几个文件涉及同一内容进行文件组合级著录;而对那些极为重要的档案进行文件级著录。

四、结语

总之,档案管理的现代化新时代对档案管理工作提出的必然要求,以最大程度提高工作效率。对于档案管理工作人员来说,首先要做好自己的本职工作,不断的学习和吸收新的档案管理知识,从而满足档案管理现代化的需求。

参考文献:

[1] 周宇飞.在现代档案管理中档案管理基础工作的重要性研究[J].办公室业务,2013(11):83

[2] 齐海燕.探讨在现代档案管理中做好档案管理基础工作的必要性[J].黑龙江科技信息,2012(2):154

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[4] 马雪松.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新科技新产品, 2011 (12) .

[5] 于彬彬, 王樱蓓.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理, 2015 (03) :189.

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