浅谈新时期物业档案规范化管理

王钰婷

摘 要：物业行业做为朝阳行业，正在蓬勃迅速发展，新时代、新气象、新思维、新作为，物业企业做为物业行业的一份子，服务品质是核心竞争力，在如何提高服务品质的比拼中，规范化的物业档案管理发挥着至关重要的作用，也是反映物业管理和服务水平的重要评价因素且发挥着重要作用。

关键词：物业档案管理 存在问题 应对措施

一、物业档案管理的主要内容

物业档案是物業企业在从事物业管理服务活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。主要集中在两大类：一是物业企业日常运作中形成的档案，包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；二是物业各项目管理处日常运作形成的物业管理专项档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁经营档案、业主及住户档案、物业项目管理服务档案等等。

二、当前物业档案管理过程中存在的问题

（一）档案管理机制不健全或主管人员重视程度不够。企业经营管理过程中的制度相对比较健全，但是在档案管理制度方面不完善，在对档案业务人员的业务督导和考核方面缺乏有效的监管，甚至存在档案“只存不管”的形象，管理机制缺失。

（二）档案人员自身业务能力不强。部分物业企业未专项设立专职档案管理员或兼职档案管理员在专业素质、理论水平等方面参差不齐，责任心不强、业务不精，导致档案管理在实际工作过程中出现档案收集不全、不及时，整理不规范、不完整，甚至部分资料遗失现象。

（三）档案存档载体未与时俱进，与信息化建设脱节。尤其是在合同管理或业主档案管理上，档案存档仍采用传统原始纸质存档或部分采用电子技术存档，在查询或检索时极为不便，随着信息化建设的发展，在档案管理创新和规范化管理上还有很大上升空间。

（四）档案整体管理不系统。存在多头、分散管理情况，尤其是在物业企业下属的各项目管理处，往往都是各部门自行管理，未形成系统有效的项目管理模式，在人员调动和档案借阅的过程中极易造成档案流失。另外，在接管物业项目时，对项目的整体建设工程技术资料收集不全，导致后期维修过程中比较被动，费时费力。

三、规范化档案管理应对措施

1.规范档案管理机制。在机制监管上，根据物业企业实际，对企业档案管理工作实行统一领导、统一制度、分级管理、集分结合的档案管理机制；严格落实主要领导负责制，将档案工作纳入档案分管领导、具体档案业务人员的职责范围之中，每年签订责任书，细化责任落实；定期加强对档案管理工作的业务督导和考核，考核结果与薪酬挂钩；在档案管理制度制订和落实上，要根据物业企业的发展定期不断修订和完善，对档案的归档范围和归档标准要不断优化、规范，做到物业企业经营和管理服务过程中的每一个环节都能留下管理“痕迹”。

2.提高档案业务人员的专业水平。首先，要提高档案业务人员的思想认识、服务意识以及政治素养和道德素养。其次，强化档案业务人员的业务培训，培训要接地气、有针对性，且与实际工作相结合，对行业及企业的档案管理相关的政策和法规、标准要吃透。不定期对档案业务人员进行学习考核。

3.当今社会科技发展日新月异，信息化已成为社会经济发展的大势所趋。在物业企业档案管理工作中，要与时俱进，要结合物业企业档案管理内容构成相对固定的特点，尽快引进信息化管理技术，运用专业的计算机档案管理软件，实现档案信息存储和查询等功能。例如采用业内口碑比较好的专业物业管理档案软件，有条件的物业企业，可根据自身实际，自行开发、设计物业档案管理平台或软件，形成纸质档案和电子档案并存共享的管理机制。同时，要建立科学的检索方式，实现档案工作信息化管理，使“死”档案变成“活”信息，从而形成更加完善和高效的现代化信息管理网络，高效、完整地实现企业对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理，并对其流转过程进行实时的监控，提高档案管理的精细化和信息化、专业化水平。

4.细化档案管理工作。物业企业档案管理涉及面广，工作量大，很多档案业务人员起初不从着手，目标不明确。在实际业务操作中，要严格按照“细”的标准，找准关键问题、薄弱环节，细化目标，分阶段、分重点地做好基础档案管理工作，在日常档案整理、保管、移交等环节中，切实做到重细节、重过程、重基础、重具体、重落实、重质量、重效果，专注地做好每一件事，尽量一次性把工作做到位。对于重要的档案、文件资料，要实行即时归档且保持档案的完整性。尤其是新接管的物业项目，在与开发建设单位移交时，注重对项目建设档案资料的验收和保管，并保证该档案的真实可靠和完整性，如工程一旦发生故障可最大程度的使物业的维修、养护工作事半功倍，省时省力并减少对住户的影响。另外，凡是物业管理和服务过程中产生的，具有保存价值的文件资料，都应归档保存。根据业务门类的不同，适当调整档案分类方法，做到更方便、更高效的实现物业档案的科学管理。此外，还要加强室存档案室安全管理，严格落实“防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体”“十防”，为档案的保管和安全创造良好的环境。

结 语

综上所述，物业企业档案管理是物业企业的一项长态性的基础性管理工作，将贯穿在物业管理和服务环节的全过程中，反映了物业企业的发展历程和成长轨迹。在新形势下，如何加强物业档案规范化管理，持续提高物业管理服务水平，使档案管理工作更好的为企业发展服务，是当前物业企业不断研究和探索的一项重要课题、任重而道远！