基于信息化下工程建筑档案管理建设方法的思考

王雨佳 陈美芳 路琴琴

摘 要：随着我国建筑行业不断发展，对于一些具有价值的资料、文件、设计图纸等核心材料的管理，越来越受到业内人士的关注。基于此，本文首先对工程建筑档案管理现状进行简要分析，其次，通过对工程建筑档案管理信息化、工程建筑档案资源信息化以及工程建筑档案保护信息化等方面，就工程建筑档案管理建设方法进行简要分析，并通过一些实例提出自己一点看法。

关键词：工程建筑；档案管理；信息化管理

随着社会不断进步，我国建筑行业也得到有效发展，随之而来的是逐年增长的档案数量。就目前而言，一些工程建筑企业还未能达到对工程建筑档案进行有效管理。随着信息技术不断发展，我国工程建筑企業档案管理也会逐渐向信息化、技术化方向发展。因为信息技术有高速计算、储存记忆、随存随取等优点，所以必然成为档案管理的未来发展趋势。

1 工程建筑档案管理现状

随着全球经济一体化不断深入，一个以知识、信息以及服务理念等特点的新模式已经逐渐形成。而工程建筑行业档案管理方面，在信息技术发展条件下，也需要跟上时代的潮流，但是由于存在一些传统档案管理方式的遗留问题，导致我国工程建筑企业在档案管理方面，还需要走一条很漫长的路。档案管理包括档案的收集、整理、保管、检定以及统计等方面内容，需要专业性非常强，而且档案管理工作量非常大，需要对一些档案资料进行整合、分析、分类一些涉及到企业机密的档案还需要单独存放，这也为档案管理提出了非常高的要求。但是一些工程建筑企业由于企业人员编制不充足，而且企业领导对于档案管理不够重视，所以很多企业档案管理人员为非专业档案管理人员。这就会导致一些人在处理档案方式上存在一些容易差错，如放错档、档案损坏、归档不及时等方面，从而导致档案资料不完整等情况出现。

此外，很多工程建筑档案管理工作信息化技术运用程度不足，一些重要档案依然采用纸质记录方式，一些纸质档案在储存方面存在容易受潮、虫蛀、风化等缺点，一旦出现损坏情况，就会导致档案信息遗失，严重的甚至会影响企业正常运营。此外纸质档案在查阅过程中，需要经过检索等流程，导致查阅过程异常繁琐，对翻阅档案非常不利。因此如果能够将信息化融入档案管理中，以计算机信息代替纸质信息，相比较而言，档案管理信息化存在简单化、安全化等优点。

2 基于信息化下工程建筑档案管理方式

2.1 工程建筑档案管理信息化

工程建筑档案是工程建筑企业的重要核心，直接反映着工程建筑企业工程质量安全等问题。工程建筑行业发展迅速，也造成企业档案越来越多，而企业领导对档案管理并不重视，这就导致我国一些工程建筑档案的发展以及建设相对来说比较缓慢，最终就会导致工程建筑技术高超，可档案管理模式非常简陋的情况出现。工程建筑档案管理的未来发展方向就是档案管理信息化，其可以通过借助企业信息平台资源，充分利用企业现有的网络以及硬件设施，通过对档案的整合处理，来实现档案信息的集中管理、数据规范、安全保护以及综合开发利用等功能。

例如：某建筑企业采用网络信息技术档案管理方式，主要引进一种叫做晨科档案管理系统的软件。其能够通过建立档案库来改变档案管理的方式，主要通过：1）设备档案依靠设备建立的分类信息来建立档案，其中以设计图纸版块为例，其分支包括参考图、竞赛图、排版参考、手工模型、作品集、实际案例、知名设计等等；2）系统能够进行初始化导入，允许拥有权限人员对档案库进行人工调整，包括增加、删减、修改档案信息等功能；3）支持上传包括pdf、word、excel、图片等格式数据；4）系统支持纸质档案、电子档案入库；5）可以根据编号，通过书名简拼、书名精确查找以及模糊查找等方式查找档案等功能。此企业通过这种方式对企业档案进行管理，极大提高了档案管理的效率[1]。

2.2 工程建筑档案资源信息化

工程建筑档案资源信息化是指通过网络技术、信息加工以及计算机网络传输等方式，将企业资源以及各项管理相关方针通过网络进行合理配置，从而实现网络资源共享目的。首先需要工程建筑企业创设以档案资源为基础的网络技术平台，登录此平台需要通过一些相关秘钥，然后通过网络技术平台分享企业一些信息资源，其次，在信息资源基础上，通过数字化以及网络化方式，对其进行有效分类，在网站版面列出检索、目录等信息，允许有一定权限的人进行查看，最后，可以将一些已经公开或者可以公开的技术，设置无权限阅读，在下面设置评论区，允许一些业内相关人士进行讨论，企业内部人员可以参与其中，从而达到共同进步的目的。

例如：某建筑企业在对某段公路施工过程中，进行工程检验，其中现场需要处理项目一共32项，分段工程201项，其中主要包括材料质量、施工拌和过程中参数、摊铺机数据以及压路机数据等方面详细数据，由于这项检验工作存在时间跨度大、涉及范围广、技术要求高也因此对检验人员提出非常高的要求。这时检验人员充分利用了企业创设的网络技术平台，设专员与企业网络技术平台对接，在检验的过程中，一旦出现无法解决的问题，便通过专员进入企业网络技术平台进行查找，整体检验工作一共翻阅资料300余次，也为这次检验工作提供大量的帮助。如：技术人员在面对公路施工搅拌混凝土比例有些拿捏不准，于是进入企业网络平台查找资料，资料中显示水泥、外掺混合料比为100：3；粗、细骨料比为100：2；水以及外加剂溶液100：2，检验人员通过运用档案的方式最终达到检验的目的[2]。

2.3 工程建筑档案保护信息化

随着新型信息储存介质的出现，也得到各个行业的广泛应用，与此同时，档案信息化建设也存在一些问题，从而影响了档案信息化的建设与进程，其中最主要的问题在于档案信息化容易遭受病毒、黑客等入侵从而造成企业信息出现损失的情况出现，如果不能够及时制止，不仅会影响档案信息正常运行，还会对企业造成利益方面的危害。

对于信息安全方面，主要应该从管理层面采取预防病毒的措施。其中包括：1）专机专用。只用于存储信息方面的计算机禁止与外网连接；2）共享资源。对于共享资源，需要根据企业相关规定；3）人员管理。档案管理系统部门，要禁止不相关的人进入；4）系统方面。要定时对储存系统进行扫描，确保系统安全后才能使用。

3 总结

综上所述，虽然档案管理信息化对于工程建筑档案能够起到非常重要的作用，但是对于一些存在的问题需要进行及时解决处理。根据本文描述可知，很多工程建筑档案管理工作信息化技术运用程度不足，而一些能够熟练应用信息化方式处理档案的企业还会出现诸如病毒、黑客入侵的问题，所以在发展我国工程建筑档案信息化管理过程中，需要在一个不断学习、吸收、总结的过程中进行，从而达到推动我国工程建筑档案管理发展的目的。

参考文献

[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）：128-129.

[2]张柱.基于信息化的工程建筑档案管理建设方法探析[J].江西建材，2013（02）：288-289.