浅谈档案信息化在企业中的应用

龚慧敏

摘 要：档案是在人们社会生活中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，它在人们的日常工作生活中也有着极为重要的作用，档案管理的重要性毋庸置疑。随着大数据时代的来临，档案数量的逐年递增，在数以万计的传统档案库中想要准确而迅速地找出自己所需要的档案简直像大海捞针。且以纸质形式为主的档案资料从其形成、保存和查阅利用等各个方面都有很多局限。纸质的文件和图纸受温度湿度环境等影响较大，纸质档案的耐久性取决于纸张纤维素的性质，纤维素在高温、高湿、酶、氧化剂等情况下容易发生氧化和水解反应，易遭到破损。在档案保存过程中，稍不留意就可能造成不可挽回的损失，并且纸质文档原始件只有一份，借出后容易造成丢失和损坏，只能复制原件，费时费力。与此同时，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大的变化，如文件的起草，签发，催办，归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘和系统为载体的档案。由此看来，档案电子信息化是档案利用工作发展的必然趋势。且在科学与新技术更替日新月异的时期，档案数字化的建设也亟待更为广泛地推广。

关键词：档案数字化；企业；应用；意义

1 档案信息化建设的必要性

传统档案包含有纸质、声像、实物等各种介质的档案，而数字化档案则通过利用新技术——如计算机、扫描技术和多媒体等技术手段，把最初的那些档案资源转化为计算机网络中可以存储的、安全的、规范的、数字化、电子化的档案信息。再通过为其详细地编排目录、摘要、索引等方法管理电子档案，从而为档案查询、检索和利用提供数字化服务。它的整个操作流程主要在计算机网络上进行，最终可储备形成一个完备的档案信息系统，以便能为大家及时提供信息，实现资源共享。

1）形势发展需要。21世纪是信息化的时代，档案也是信息时代的重要组成部分，数字化是档案信息化的重要手段。档案馆是保管和提供利用档案信息的职能部门，是最有实用价值的信息资源共享中心，这就要求档案工作在收集、保管、保护和利用手段等方面做出调整，能够更好地去适应社会发展的新形式。

2）档案使用和管理需要。传统的档案信息一般还是以纸质文档为主，放置在档案室里面，查找调用起来非常费时费力。这都迫使档案保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化，多功能的服务措施，使档案的信息能及时、方便的提供给各方面的需求者。而数字档案在对原档案文件进行扫描以后，可以迅速方便地把信息录入到计算机数据库中，用网络系统存储档案信息，检索快捷方便，实时同步备份，存储空間小，维护方便安全，还能借助计算机的网络化特点更为便利地为全企业所利用。处在网络信息化社会的档案事业，也将朝着多元化、先进化、开放化的方向发展，档案数字化建设乃是大势所趋。

3）档案安全保障需要。传统纸质载体档案在数字化后，将来需要开展的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作时，都可不再使用纸质档案，并可对档案进行封存管理，从而减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，提高档案的安全系数，从而保障档案实体的安全。

4）企业实际需求强烈。企业员工的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；且公司发展过程中对档案信息需求量不断增加，如公司项目建设工程档案、职工人事档案等等。在非信息化的时代，众多档案文件以纸质形式存在，作为最有实用价值的信息资源共享中心，这种形态使得珍贵的档案信息资源不能很好的为企业利用，而电子化可以很好的解决这个问题。实现档案电子化，能够突破档案利用的局限，使得档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息化的合理配置，科学管理，为企业提供高效的服务。

2 档案信息化过程中存在的问题及对策

1）档案数字化后的系统较多，系统整合工作量大。档案信息化过程是一个由传统手工操作管理向计算机自动管理转变的一个过程，然而档案的整理、分类、编目等工作仍旧按原本纸质档案手工管理的思维进行，且不同类型的档案信息化至不同的管理系统，因此，不同系统之间的整合，形成档案数据共享中心的难度较大。企业不同部门之间的业务系统，产生档案的门类也非常多，比如工程档案、文书档案、人事档案、合同档案等等，系统整合以及数据库的建设都有自己的行业标准，这就造成档案馆的档案管理系统难以很好地兼融这些数据，降低档案利用效率。

2）着重加强档案队伍建设。要加强档案工作人员的责任心建设、素质培养、安全意识的教育，制定完善的档案管理制度，把各项制度落到实处；要有针对性地对档案数字化加工企业和基层立档单位档案员进行专门的培训，不仅要做好档案实体整理的工作，更要了解档案信息化的过程，了解各种档案新载体的物理性能，掌握基本的网络安全策略和知识；建立现代化档案管理人才的培养制度，培养档案、计算机管理、信息安全等知识兼备的综合性人才，来引领档案事业的现代化发展。

3）加强档案核心技术的应用。档案信息技术特别是档案数据库等基础技术，更应该使用自己的核心技术，把主動权掌握在自己手里，计算机的云计算技术、虚拟化技术、智能化技术等等在档案方面的应用还不够；档案信息安全技术还需要不断完善，各地区安全策略及措施都各自为政，软硬件技术的发展还存在依赖国外技术的现象，这些都影响了档案信息的安全。

3 实现档案信息电子化管理的有效途径

1）规范电子化档案管理制度，加强人才培养。我们应该由上至下建立统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档方法等内容，定期整理、分类归档，由专人负责，并妥善保管，确保历史档案资料的完整和安全。同时有计划的对档案管理人员进行政治思想教育，并组织参加培训，掌握信息技术的新知识，培养大批档案管理的高素质人才，从而满足电子化的档案管理工作需要，改变电子化档案管理人才缺乏的现状。

2）加大数据库建设力度，实现档案管理的信息资源的数字化。开发和建设数据库系统是档案信息工程的核心和基础，也是工程的主体。在加快档案数字化建设的同时也要规范档案数据化的技术系统，并逐步建立互通兼容系统，使各种电子档案在通用标准下顺畅转换。

3）建立电子档案应用，实现资源共享平台。我们需要建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。

参考文献

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