论新时期如何做好报社档案管理工作

李正平

摘 要：科技的高速发展以及社会生产力的显著提升使得信息化容量越来越大，资料作为信息资源的一种也发挥着越来越重要的作用。在这样的新时期里，档案管理不再局限于简单地保管资料，而是提高工作效率与质量不可缺少的部分。所以本文就以报社档案管理为对象，探讨其主要特征以及新时期的工作策略，为报社的管理与发展保驾护航。

关键词：报社；档案管理；工作策略

在以网络信息技术为代表的先进技术不断发展的新时期里，报社档案管理面临巨大挑战。报社不但要保管报纸业务档案、文书档案、财务档案以及科技档案、人事档案等资料，还要做好档案科学管理。所以为提高报社的档案管理科学化水平，在新时期做好档案管理工作是摆在报社面前的重要课题，必须加强探究。

1 报社档案管理的主要特征

报社的领导体制以及管理形式都较为特殊，其档案管理和行政机关、企事业单位等也存在差异，具备自身的特征，这主要体现在：

一是档案管理涉及范围较广。因为报社工作要向社会各个领域、行业延伸，对于材料的收集归档不能只关注内部活动材料，还要拓宽视角，丰富库藏，以免遗漏。二是档案具有较高保存价值。因为报社是宣传舆论机关，社会效益是最高准则，党性鲜明，必须以服务于社会主义建设、服务于人民为办报宗旨，这决定着其档案具有巨大的价值。三是档案管理的难度较大。因为报社并没有垂直的业务领导管理机关，各部门业务也处于交叉状态，形成的材料与档案较为杂乱，增大整理与管理的难度。四是档案被频繁利用。因为报纸具备时效性，需要报社不停运行，不仅工作时间长，档案被利用的机会也较多，上级部门查找领导人的文稿、题词、字画以及活动照片，用于编著书刊或出版纪念册、画册，还是相关单位查找能反映大事件的照片、报道等，用于编史修志，或者是个人查找自己写的文稿，用于提供作品、申报职务等，以及地方报业史、新闻志等的编写均需要利用报社档案[1]。

报社档案管理的这一系列特征充分表明，在新时期做好档案管理工作势在必行，这不仅是集中统一管理档案的现实需要，也是顺应发展形势的客观需要，具体可从以下方面进行。

2 新时期做好报社档案管理工作的策略建议

2.1 不断学习，增强档案管理工作意识

档案管理的专业性较强，尤其是在新时期里，要求报社档案人员必须增强工作意识，具备高度责任感以及优良职业道德，用细致的态度、一丝不苟的作风、扎实的理论知识、专业技术特别是运用现代化手段提升档案管理工作技能，自觉不断学习专业知识，持续拓宽知识面，提升综合素质，这是新时期做好报社档案管理工作的根本保障。档案管理的科学化与信息化是新时期报社档案人员面临的新要求，是档案管理必然的改革与发展方向，档案人员学会用计算机取代手工工作模式，能使档案管理工作事半功倍[2]。例如：在实际中，档案人员要基于计算机将人工立卷模拟出来，接着依据类别打印出条目范围以内的内容，作为传统手工立卷的案卷目录检索的替代物，或依据形成文件档案的先后顺序进行排列、打印，减少人为因素对文件归档工作质量的影响，同时充分发挥计算机的作用，减少手工操作，显著提高档案管理工作效率。

2.2 依法治党，丰富报社库藏档案体系

依法治党是报社在新时期做好档案管理工作的基本原则与前提。报社的档案人员要遵守国家关于档案管理的法律法规，结合实际情况完善建立自身档案管理制度，促使档案的收集、归档以及存放、查阅等都有章可循。报社要加强对档案人员的工作检查与指导，促进档案管理水平的提升，同时要求档案人员在学习与培训中提高工作能力，在归档新闻信息时注意加强检查、过滤，从而有序整理、科学管理，方便查阅。例如：档案人员要依法加强对报社档案的编研，建立有实效的、丰富的库藏档案体系。不管是报纸服务性还是读者多样性，都对档案人员编研报社档案资料提出较高要求，同时为规范收集、整理、编研档案指明方向。为满足读者需求，为更好地服务于人民，档案人员要基于收集的材料多层次、多角度开展编研工作，依据报纸的内容、专栏等分门别类整理档案，在编研中发掘报纸的内在价值，提高报社档案管理工作的规范性与科学性。

2.3 增加投入，加强网络信息安全建设

面对新时期的信息化建设要求，报社要注意顺应时代发展需要，增加对档案管理硬件设备的投入，为实現档案的信息化管理提供条件[3]。报社应结合计算机技术与网络信息技术建设档案信息平台，构建良性发展的档案管理系统，在方便报社管理档案、利用档案的同时面向社会提供档案服务。且随着社会的进步与发展，报社应从长远考虑，推进档案信息化设施建设，有效促进档案管理工作的改革，提供便捷、丰富的档案信息服务，促进报社实现可持续发展，取得更大经济效益、社会效益。与此同时，为在信息化建设中保证档案信息的安全，报社还应加强网络安全建设。例如：因系统软件通常存在设计漏洞，很容易让不法分子有机可乘，只要系统被黑客攻击，如果防范措施不够严密，就会使报社的档案信息被盗窃或篡改，造成巨大损失。这有可能是计算机的问题，也有可能是人为因素造成。在传输档案信息的过程中，磁场极易对其产生干扰，影响信息传输，加上网络具备开放性，也对档案信息安全不利，所以安全稳定的网络环境是报社顺利运行档案管理信息系统的保障，在档案管理信息化建设中应注意提升网络安全性能，使用可靠的软件，且在软件的安装环节应检查、确认未知安全漏洞，对档案管理操作系统、数据库系统等的登录用户实施身份标识与鉴别，同时注意使用防火墙，加强网络软硬件设备的物理保护，尽量记录网络上的所有档案管理活动，保证网络安全，更好地开展档案管理工作。

2.4 共享资源，促进报社档案开发利用

报社不仅要建立档案管理信息系统，还应通过最新信息技术和网络技术更新系统，搭建档案信息资源共享平台，在帮助档案人员规范科学地处理档案材料的同时方便档案信息的查找与利用。报社档案管理的信息化不仅是升级档案基础设施的过程，还是报社信息化与精细化管理的过程，加强档案信息化建设能为个人、报社乃至全社会提供便捷服务，有效推动报社档案管理工作的优化，促进报社实现可持续发展。例如：报社档案文化信息的传播就应紧跟时代步伐，建立畅通运行的、便捷实用的档案信息资源共享平台，在档案管理信息化、档案利用网络化的导向下构筑信息网络，向报社内部与外部开放，提高共享档案信息资源的水平。报社还要从数字文化网络的发展中寻找突破口，为报社档案的利用者提供远程服务，将档案信息的价值充分发挥出来，通过档案为报社的发展提供优质信息服务，从而更好地开展新闻采编工作。

3 结语

在新时期，报社的档案管理工作任重而道远，档案工作者要综合考虑报社档案的涉及范围广、保存价值高、管理难度大以及利用频繁等特征，注意更新理念、学习科学技术，增强档案管理意识，并坚持依法治党，丰富库藏档案体系，同时报社要增加投入，保证网络信息安全，通过共享资源促进档案的开发与利用，最大限度发挥报社档案的价值，提高新时期报社档案管理的科学化与信息化水平。

参考文献

[1]杨柳青.报社档案管理思考[J].新闻前哨，2015（05）：88-89.

[2]苏静.报社依法管理档案工作的实践与探索[J].办公室业务，2017（18）：116.

[3]张静.对当前报社档案管理工作的思考[J].新西部（理论版），2014（12）：105.