高速公路档案管理工作探析

庄圆

摘 要：随着经济的发展，交通行业也随之发展起来，高速公路作为一种重要的交通运输方式也迅猛发展，同时作为高速公路建设重要依据的档案也受到了广泛的关注。本文通过对高速公路档案特点进行简单的介绍，对高速公路档案在归档中存在的问题进行分析，并提出相应的措施。据此，优化高速公路档案归档及管理并实现高速公路档案信息的合理共享。

关键词：高速公路；特点；措施

高速公路档案资料是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种类型载体的历史记录。他是对公路工程从规划、施工到竣工过程中的真实的记录，是重要的信息资源，对公路建设和发展起到至关重要的作用。

1 高速公路档案的特点主要有：

1.1 成套性。成套性是高速公路档案的显著特点之一，它体现在两个方面，一是整体工程的成套性，二是单位（单项）工程的成套性。单条高速公路建设主要涉及建设、施工等单位，各个单位产生的档案材料，必须进行系统的规整才能形成一个完整的公路档案。在施工过程中项目的建设会进行单位单项工程的划分，单位单项工程既相互独立又相互联系，档案资料的产生必须把这些相互独立的个体进行条理的整理，最后整合在一起。

1.2 专业性。高速公路档案是特殊的科技档案，每一條高速公路由于地质、水文等的不同，会产生不同的设计方案以及施工工艺，由于档案资料真实的记录了施工过程，所以每一条高速公路产生的档案都有唯一性。同时高速公路的建设过程中包含很多专业学科的应用，包括勘察、地质、水文、测绘、环评、水保、气象、地震、设计、建设施工、设备及管道安装、科研等相关专业。另一方面，高速公路档案的载体也各有不同，有纸质、电子、声像、光盘等不同载体，在整理的过程中必须采取不同的专业方法进行归档。高速公路档案的专业性特点，使之与其他的工程档案相互区别。

1.3 指导性。高速公路档案对于高速公路的建设具有较强的现实指导意义。例如，立项报告及批复是项目实施的先决条件，施工图是施工的重要凭证。同时，施工过程资料的保存为项目的决算、审计提供了重要依据，为日后的养护和扩建、改建提供及时准确的基础性资料。

1.4 动态性。建设工程从提出、设计到施工，由于地质、气候、人文、政策等原因，会随时更改施工方案，现场会进行合理化的变更，随之会产生不同的档案材料，直至验收以后，才能相对稳定。高速公路建设的动态性特点，决定了档案管理的难度。除了以上的特点，高速公路项目还具有周期长、耗资巨大、参建单位多、材料的来源涉及多个部门的特点。由于高速公路工程项目的材料来源都有所不同，在档案归档的时候要根据各材料来源的特点来制定不同的归档方案。

2 高速公路档案存在的主要问题

2.1 档案材料的不完整。由于高速公路建设周期长，档案材料的阶段性特征比较强，涉及部门、接手人员相对较多，加之人员流动性大，施工过程中档案利用率高，无法做到及时归档，导致档案材料没法做到真正意义上的过程管控，大量的档案材料残缺、变质、丢失。同时，在工程建设中，各个单位更重视工程本身的质量、进度、安全，作为软件的档案受到了忽视，等到工程准备竣工验收时才开始重视整理，此时想要完整收集归档资料变得非常困难。

2.2 缺乏统一的管理模式。从档案的管理模式来看，很多单位缺乏统一的档案规章制度，不重视档案工作，认为档案工作只是简单的材料堆放与保管。有的单位设立了专门的档案室，有的单位档案资料是分布在各部门手中，没有配备专业的档案人员，档案资料比较零散，同时可以随意的借阅，毫无保密性可言。这些原因导致了档案管理工作的效率偏低。从文件来看，大部分建设单位和施工单位对档案管理重视程度不够，没有在项目施工前统一文件的格式、编号、规格，没有把档案竣工验收规范贯彻项目实施过程中，缺乏有效的档案管理措施。

2.3 缺乏复合型的档案管理人才。档案工作需要专业、有经验的人才进行管理，特别是高速公路档案它的专业性高，更需要复合型档案管理人才，可实际的工作中，专业从事档案的人员较少，加之工程行业的特殊性，人员流动较大，使得档案岗位会经常出现没经验的新员工，单位又没给新员工进行岗前培训，理论基础的薄弱、对业务的不熟练以及交接的不彻底都会导致档案工作出现混乱的局面。而施工原始资料又多由现场作业层的人员完成，作业层的人员素质参差不齐，有的只懂施工技术，不懂档案归档，导致施工原始资料混乱不堪。

2.4 档案管理观念落后。随着科技的发展，信息技术已普遍运用于各行各业，然而以纸质材料为载体的传统档案归档方式仍在档案管理中占据主导地位，纸质材料局限性比较大，归档、查阅、保存都相对比较困难，无形中增加了工作难度。同时，由于单位对档案管理的不重视没有及时更新档案管理设备，导致硬件跟软件没法跟上，档案管理设备的陈旧与落后也制约了档案管理的创新与发展。

3 高速公路档案管理优化措施

3.1 加强对档案管理的认识。加强单位领导及档案管理人员对档案管理的认识，统一规范规章制度，同时结合单位实际情况，制定符合自身要求的公司档案制度，要求按照《档案法》以及公司的档案制度中规定的档案管理的要求来执行并贯彻到平常的工作中，同时建立健全岗位责任制，把工作任务落实到个人，领导必须对档案工作起到督查作用，使得档案管理统一化、规范化、科学化。

3.2 提升档案人员的专业素质。各人事部门要选择较为可靠且有责任心的档案人员。重视人才建设，加大对档案人员培训的投入，结合公路行业的特点培养适合公路行业性质的复合型档案人员，同时随着信息化的发展，除了专业的档案相关的培训课程以外，计算机信息相关的内容也必须加入到培训课程中。

3.3 实行过程管控。从高速公路立项开始，除了前期的人员进场外，档案人员也必须同时进场。档案资料的收集与整理要与工程建设同步进行，实行过程管控，分阶段整理，完成一批资料，整理一批资料。立项审批阶段结束进入勘察设计阶段的时候，立项审批资料也要结束整理归档，同时其他阶段的资料也采取相同的方法进行归档。

3.4 实现档案管理现代化。信息化是现代社会发展的必然方向，在信息时代，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，公路事业的迅猛发展，档案也离不开信息化的重要支撑。借鉴国内外其他优秀的档案管理模式，从硬件及软件两方面入手，挑选合适的扫描仪、刻录机、温度计、湿度计，通过网络化技术手段，建立起规范化档案体系，改善传统的纸质记录模式，同时建立符合公司的网络数据库，通过扫描仪把纸质资料转化为电子信息，减少重要的纸质资料借阅产生的磨损，利用数据库轻易的把网络数据库信息导出，生成各种的表格，提高工作效率，减轻工作负担，实现资源共享。

4 结束语

总而言之，高速公路档案管理是一个综合性、专业性比较强的工作，具有其复杂性，想要顺应时代的发展，必须配备高素质档案人才，充分应用现代科学技术， 改变传统的档案管理模式，引进先进的工作方式，提高整体工作效率，发挥社会和经济价值。

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