对大数据时代档案管理模式变化的探讨

摘 要：新时期随着计算机的普及，人们迎来了信息高速运转的大数据时代，基于互联网平台，人们可以轻松的获取自己所需要的数据资源。与此同时，大数据时代为企业的办公档案管理带来了希望的曙光，使企业逐步迈上现代化的进程。对此，本文论述了大数据时代下企业档案管理模式的变化，并指出了该管理模式中所存在的一些不足，以期对优化我国企事业单位办公管理有指导性的作用。

关键词：大数据时代；档案管理模式；变化

1 大数据时代档案管理模式的发展变化

1.1 档案管理制度逐步在完善

在社会主义市场经济背景下，我国的企业正在加速转型，以提升自己在市场的核心竞争力。其中，辦公档案管理是企业管理的一项重要内容，只有真正将企业的综合业务信息都整理的井井有条，企业自身才能不断扩充自己的实力，增强自己的市场价值。在大数据时代下，为了能更好的适应社会的发展趋势，企业管理人员正在逐步完善档案管理制度，帮助工作人员树立先进的大数据管理理念，在管理中学会将重要的信息转化为档案资源，对数据起到了很好的保护作用。

1.2 档案管理更具系统化

传统的纸质档案不仅在检索信息时十分的冗杂繁琐，而且也极容易丢失，在信息高度集中的大数据时代，这种档案管理模式已经不能满足企业迅速发展的需要。现今，借助于互联网的数据库平台，企业档案管理人员可以轻松建立档案管理系统，随时将重要的业务信息输入到系统中，避免了信息的丢失。不仅如此，工作人员在查阅相关信息的时候，也可以通过登录档案管理系统实现在线检索，数据库平台能够根据用户输入的信息智能精准地匹配到相关的数据资料，显著提升了企业办公档案管理效率[1]。

1.3 档案使用制度日趋灵活

传统的纸质档案档案管理模式由于其效率低，且容易丢失数据，因此应用范围也仅局限于企事业单位。新时期，随着智能手机，平板电脑等移动终端的不断发展，人们都可以轻松地掌握数据库的使用方法，浏览丰富的信息资源，档案应用领域也在逐步拓宽。由此可见，大数据时代下档案使用制度日趋灵活，不仅面向更多的对象，同时也为人们提供了更加多样全面的信息服务。

1.4 档案安全系统更为一体化

在当今的信息社会，基于互联网平台的数据资源共享，人们可以实时地传递接收信息，然而在享受便捷服务的同时，也暗藏着一定的安全问题。网络黑客等不法分子也会利用高科技的手段侵入用户或者是公司的计算机系统，毁坏或者盗取重要的数据信息，使档案管理的安全得不到切实的保障。为应对此类信息安全问题，网络工程师也推出了诸多的防护技术，例如防火墙，智能口令，以及仿生技术等，都在很大程度上提升了企业办公档案管理系统的安全系数。

2 大数据时代档案管理模式暗藏的问题

2.1 档案管理技术有待提高

大数据时代的来临，虽然为档案管理迎来了生机，但也无法避免一些问题的出现。如今科技的进步引领着社会飞速发展，在未来必将产生更为庞大的数据信息，对此，我国现有的网络档案管理模式就需要加紧创新，才能走在时代发展前沿，抢占市场的先机。现阶段，档案管理中一个较为突出的问题即是如何实现传统纸质档案管理与大数据时代下的信息档案管理系统的有效对接，全力推进档案管理的创新式发展与进步，管理人员在技术方面还存在一些不足。因此，在未来发展中，企业档案管理人员还要不断深入研究，提高档案管理的技术，以适应发展的潮流。

2.2 缺乏必要的法律规范

大数据时代下的档案管理一方面为企业实现了信息资源的全面共享，另一方面也为不法分子提供了可乘之机。为了充分保证档案数据的安全，企业以及用户自身需要树立正确的安全防护意识，对重要的信息进行加密处理；再者是政府方面，也要高度重视网络档案信息安全问题，尽早出台相关的法律法规政策，对窃取档案信息的人员一经发现严惩不贷，规范网络档案管理平台[2]。

2.3 管理人员职业素养亟待加强

现时期，随着企业的不断发展，业务类型也日渐丰富，相应地档案管理的种类也逐渐增多，部分工作人员可能由于缺少相关的岗前培训，对新形势下的档案管理模式的方法并没有深入的掌握，导致档案信息堆积，工作开展杂乱无章。对此，管理人员自身需要树立正确的发展观念，积极学习先进的大数据档案管理方法，不断提升自己的技能水平，为企业项目管理工作的开展做出自己的一份贡献。

2.4 档案管理标准需要统一

目前，部分企业档案管理部门没有制定严格统一的档案管理标准，工作人员在整理业务信息时，都是根据自己以往的经验来做出判断，工作的开展充满了随机性，也就导致了网络档案管理系统中的内容相当繁杂，在查找时需要耗费大量的时间。大数据时代下的档案管理应该是高速运行的状态，企业管理人员应该制定统一的档案规划标准，使得工作人员可以依照标准有针对性地整理业务信息，将重要信息按照不同的类别输入到系统之中，保证数据的条理性，真正实现网络档案管理系统的一体化管理。

3 优化大数据时代档案管理的有效对策

3.1 健全档案管理制度

为了充分发挥大数据时代下的档案管理的模式的优势作用，则需要对有关的不足进行优化改进。健全档案管理制度是企业开展项目管理的首要任务，主要涵括三方面的内容：分类归档制度：档案的保密制度以及档案管理人员的岗位责任制度。其中，分类归档制度规定了档案管理人员在处理业务信息时，应当首先将档案进行分类整理，将信息有条理的输入到系统之中；保密制度也即是管理人员不能泄漏公司的有关业务信息，以免造成公司严重的经济财产损失；岗位责任制度实则是对档案管理人员工作任务的细致划分，有业务整理人员，也有档案监督人员等。总的来说，制度的完善能够有力推动档案管理工作的顺利进行[3]。

3.2 加强对档案的监管防护工作

在大数据时代下，档案管理的主体是网络平台，然而我国现存的档案管理模式还包括纸质档案。不管是网络档案信息还是纸质档案资源，都涵盖着公司的重要数据，为了保证公司业务信息的完整性，必须加强对档案的监管防护工作。对于纸质档案，工作人员需要定期对档案信息进行备份，以防止重要数据丢失。对于网络档案信息资源，管理人员需要在计算机系统安装必要的防火墙软件，且不浏览来历不明的邮件，将重要的业务信息作加密处理，做好基础的档案保护工作。

3.3 建立档案资源共享的大数据平台

在未来的发展中，企业的业务类型会愈加丰富，档案管理难度也会一度飙升，因此建立档案资源共享的大数据平台势在必行。大数据共享平台相比于传统的纸质管理模式，信息可以得到有效的保护，不易丢失。与此同时，大数据档案管理平台的推出可以在原有网络档案管理的基础上扩大信息资源的容纳量，用户可以更加迅速的查找到自己所需要的业务数据，显著提升了档案管理的效率。

4 总结

大数据下的档案管理模式能够为人们搭建一个信息资源高度共享的数据库平台，为企事业单位全面实现办公现代化管理提上了日程。为了更好的适应时代发展的需求，企业网络需要不断完善档案管理模式，及时解决有关的安全问题，提升档案管理人员的职业技能素养，尽早实现网络档案管理的创新发展与进步。

参考文献

[1]王丽.大数据时代档案管理模式变化及有效路径研究[J].办公室业务，2017（07）：68+70.

[2]任祥凤.大数据时代公路系统档案管理模式变化研究[J].办公室业务，2016（24）：183+189.

[3]李美琪.大数据时代档案管理模式变化探讨[J].青春岁月，2017，（15）：439-439.

作者简介

陈宝强（1989-），男，广东省中山市，本科，毕业于华南师范大学；现有职称：助理馆员，初级社会工作师；研究方向：档案管理。