大数据时代背景下的档案管理探讨

江月兰

摘 要：随着大数据时代的到来，社会上很多行业需要管理的数据越来越多，对于数据的科学有效管理显得越来越迫切，这种情况在档案管理行业显得尤为突出。档案管理是其他工作高效有序开展的基础，而且它们对于档案管理的精细程度、准确度的要求也不断提高。本文分析了大数据时代背景下档案管理所面临的机遇和 挑战，并提出一系列的对策。

关键词：大数据时代；档案管理；探讨

面对铺天盖地的数据，很多档案从业人员有些无所适从。其实，大数据只不过是一种全新的数据管理方式，物联网技术、云计算技术的发展促成了它的出现。所以，在这种新的形式下，档案管理者必须积极顺应时代潮流，学习新的技术和管理方法，把档案管理工作做好。

1 大数据时代背景下的档案管理面临的机遇

第一，电子文件的运用让档案管理中的很多问题不复存在。

普及电子文件让档案管理变得更加快捷，成本更加低廉。云计算技术的运用让工作人员在调配档案的时候更加得心应手，它能够根据档案的具体处理要求迅速匹配计算资源，让档案管理工作效率快速提高。

第二，传统档案管理中存在的风险正在逐渐减少。

在传统的档案管理中，很多资料文件一旦遇到火灾、水灾等外界因素的影响，其管理质量就会大打折扣，即使保存完整，随着时间的推移这些资料也有可能出现发霉或者模糊等问题。然而，如今有了大数据技术，这些问题都是可以避免的了。档案存储空间大大减小，其存储质量却提升了不少。

2 大数据时代背景下的档案管理面临的挑战

第一、档案的安全更易受到侵犯。

不管是传统模式下的档案管理，还是大数据技术下的档案管理，安全一直是档案管理的重中之重。大数据之于档案管理也是一把双刃剑，它在让各种档案的取用、储存变得快捷轻松的同时也为不法分子提供了方便。在大数据背景下，黑客可以通过计算机获取一些保密级数很高的档案。这些机密一旦泄露，造成的后果是不可估量的，国家的安定和人民的幸福会受到不少威胁。

第二，档案管理技术有待完善。

大数据的支持虽然给档案管理当来了很多便利，但它毕竟是一种新生事物，很多地方并不完善。比如大数据中包含很多算法的容错计算，目前并没有一款完全可靠的软件能够利用。解决的方法只能是折中的，那就是暂时将系统的出错率控制在一个适当的范围内。

第三，档案管理专业人才缺乏。

伴随着大数据技术的运用，档案用户不但可以便捷地查询和使用自己所需要的数据和文件，而且可以获得这些文件背后的一些知识以及有用的信息，档案管理也开始慢慢由实体管理向知识管理方面发展，它的功能开始由提供数据转变为提供知识。档案馆知识服务的技术核心被称为技术引擎，这些新型服务引擎有很多种，比如用户知识需求引擎、学术搜索引擎、服务推荐引擎、多维度信息的获取、分析等。

这些技术对于档案管理人员的素质提出了要求。可是传统档案管理系统受体制的限制其中的很很多工作人员年龄偏大，对于这种新生事物接受度比较慢，档案管理效率也因此受到不小的影响。新招聘的年轻员工虽然易于接受新技术，可他们又需要时间去积累工作经验，这导致一些档案馆人才处于青黄不接的状态不能自拔。

3 大数据时代背景下档案管理的出路及走向

3.1 统一备份所有档案资料。

有了大数据的支持，档案资源的全部备份已经不再是难事，档案馆里各项数据、文件、资料都能到高效有序的处理，这对于档案安全管理水平的提升、档案资源的高效掌控都有非常重要的意义【1】。完成这种备份工作以后，全国范围内的档案管理部门就可以进行档案的共享了，这是以前想都不敢想的事情。

当然，在开始这项工作之前，必须做好充分的准备，一些科学的规划和验证必不可少。对于不同类型的档案要使用不同的管理模式，最大限度地开发档案管理的效能，确保这项工作高质量的完成。

3.2 全方位提高档案管理人员的综合素质。

无论何种先进的技术都需要人来操作完成，大数据的应用同样如此，所以说档案管理人员的素质和能力是档案管理效能水平的关键。新的时期新的技术，必须培养出合适的管理人员。

提高档案管理人员综合素质的第一步就是要对现有的工作人员输送新的管理理念。一些年龄偏大的档案管理人员，虽然其资历比较深，经验比较丰富，但是他们对大数据时代下档案管理工作重要性的认识往往并不太深，甚至有个别人对此持排斥态度，这些情况都是需要及时妥善地处理。只有让所有档案管理工作人员都充分认识到大数据对于档案管理工作的重要性，形成共識，才能充分调动他们的工作积极性，科学高效地完成工作。

在提高档案管理人员综合素质的过程中，也有一些点是需要注意的。

首先，虽然同在档案管理部门工作，但不同类型的工作人员其工作内容是有所区别的。培训的时候应该根据培训对象的具体工作安排来进行有针对性的技术培训，这样培训效果才会明显。其次，培训过程中的方式方法也很重要。培训负责人必须明确此次培训的目的就是从根本上提升档案管理人员对于新技术的运用能力，提升工作效率。在实施培训的时候不能一味地进行理论灌输，而应该适当添加实践方面的内容，提高受训人员的实际操作能力，减少失误。再次，新技术的培训工作应该是一个长期而连续的过程，对于其实施应该有相应的制度保障和考核机制，这是提高档案管理工作培训质量的必由之路。

3.3 主动与大数据机构或者公司进行深入合作

大数据的内容其实是非常广泛的，档案管理在应用大数据技术时对其开发环境适应的越好那么应用就会越顺畅，风险也会变小。所以，从专业的大数据公司或者机构引入大数据技术对于档案管理部门更高效安全地运用大数据技术非常有利【2】。

有了技术成熟的大数据公司的支持，档案管理部门可以把本单位的在实际工作中的一些需求和遇到的困难与之沟通，在此基础上双方总结出一种适合档案管理需要的针对性工具。大数据机构利用本公司成熟的技术把这些工具开发出来，这些应时而出工具必将在提升档案管理工作中发挥尖刀的作用，节省档案管理人员大量时间和精力。

3.4 用明晰的制度减小大数据运用中的风险

档案信息的泄露、丢失和篡改、知识产权的侵犯、隐私权的侵犯等情况都是档案资源的利用中可能出现的，这都是大数据技术应用于档案管理的潜在风险，因此必须加强对大数据的监管，制定明确的准入制度，保证技术的使用过程中一直有相应制度的保障。

3.5 档案管理运用大数据时要有明确的目标

大数据技术在档案管理中的数据处理能力是毋庸置疑的，可是如果档案管理者没有搞清楚自己想要的是什么，而是一味地冲入海量数据中花费大量时间进行分析，其作用也是徒劳的，有时候也会感到很迷茫。所以，在使用大数据工具之前明确自己的目标和标准也很重要。

4 结束语

机遇与挑战并存，这是大数据背景下档案管理工作面临的情况。作为合格的档案管理人员必须努力适应时代的要求，学习新的档案管理技术，并把这些技术运用到自己的实际工作中，提高工作效率。

相信随着一批批敢于拼搏勇于争先的档案管理人的努力，大数据在档案管理行业的应用必将不断发展和完善，其应用前景也会很快地展现出来。到时候，档案管理工作的必将因为大数据技术的运用而获得突破性发展，档案信息的巨大魅力和潜能也会被充分挖掘出来。

参考文献

[1]刘婷，春晓.“大数据”，新作为——“大数据”时代背景下政府作为模式的转变[J]. 领导科学，2014（35）：4-6.

[2]钱雪梅.大数据时代档案馆公共服务的探讨[J]. 兰 台 世 界，2014（02）.