云计算下高校个人档案信息共享的促进研究

张娟　李仪

摘 要：云计算下高校个人档案信息的共享得到了极大便利，但信息安全也遭受破坏，由此高校师生群体以及用户的权益被侵害，信息共享也遇阻。对此我国宜借鉴美欧经验，通过完善档案部门内部管理、促进部门之间安全协作、优化共享环境来确保共享的有序进行。为实现促进共享的目的，我国应灵活地采用鼓励、引导与规制等多种促进手段，培育档案管理人员与师生的信息素养，同时提升档案行业组织对于共享的引导职能。

关键词：云计算；高校个人档案信息；信息共享；信息共享的促进

中图分类号：G47 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2018）08-0184-02

出于全面保存社会记忆、提供个性化服务等目的，高校档案部门时常将师生的身份、学籍、奖惩记录、任职和求学经历等信息加以收集，进而按照一定标准通过存储、分类、整合归档等方式进行管理，从而形成个人档案信息。在信息科学与信息管理学的视野中，个人档案信息安全既是评判档案管理的目标能否实现的重要尺度，又是信息共享活动赖以有序开展的根本前提，这已得到了我国于2017年6月颁行的《网络安全法》以及美国云安全联盟于2009年发布的《云计算关键领域安全指南》的承认。本文正是旨在建议我国通过设计信息安全维护的制度，从而完善高校档案部门内部的安全管理、促进部门之间进行安全协作并且约束其危害安全的行为，以期在维护信息安全前提下实现对信息的共享和利用。

一、共享促进的现实需求分析：消除云计算下的共享障碍

（一）个人档案信息“共享”的内涵

随着云计算技术逐渐被推广运用，高校档案部门得以通过档案迁移等途径，将师生的个人档案信息传输给提供云计算平台服务的营运商（如我国的高等教育学生信息网和广州图创计算机软件开发有限公司，又如美国的谷歌公司，以下简称“云服务商”），后者将信息通过智慧分析、关联集成与深层次挖掘等方式加以处理，再传输给从事公共管理、电子商务与网络社交等活动的公共机关、私人机构与个体等用户加以利用，以便于这些组织与个人在做出相关决策时消除信息学家香农笔下的不确定因素，前述活动即为“共享”[1]。

（二）云计算下共享所面临的障碍

云计算技术的推广运用便利了个人档案信息的共享，同时也对信息安全带来了以下挑战从而阻碍了共享开展：一方面，云服务商利用集中存储与传输信息的优势，任意对群体高校师生的信息加以篡改与泄露，进而影响他们所受社会评价的公正性以及工作学习环境的安宁，最典型的案例有大学生的学籍档案信息被集体篡改与泄露等；另一方面，为实现自身利益的最大化，云服务商时常利用对信息加以垄断的优势，任意向用户抬高信息价格并降低质量，这阻碍了信息可用性的实现以及共享活动的正常开展。前述问题在中国互联网信息中心（CNNIC）于2017年1月发布的第39次《中国互联网络发展状况统计报告》中也有所体现[2]。

二、信息共享促进的基本思路梳理：以欧美经验为借鉴

（一）引导高校师生、档案部门与用户各方通过合作共同促进共享

随着云技术的推广运用，档案共享活动正从过去以档案部门为中心进行数据构架的阶段过渡到云计算阶段。在后一阶段，用户对信息的获取方式已从原先直接向档案机构收集改为向云服务商获取。云服务商在任意收集与篡改信息从而侵犯高校师生以及档案部门权益的同时，又阻碍用户对信息进行公平获取与有效利用。在此情况下，用户、高校师生和档案部门在制止云服务商对信息安全的破坏方面的利益逐渐趋同，他们有必要与可能在共享中通过合作来共同应对风险。无论美国还是欧洲的治理者都采用了这样的策略来消除信息共享中的障碍。譬如按照美国的电子文件档案馆项目计划，就信息被共享的情况，高校档案部门应当及时向师生告知；当信息安全面临风险时，前者应当配合后者通过特定方式来维权[3]。前述内容同样体现于欧盟档案一体化网络计划的内容当中[4]。

（二）有重点且分步骤地采取共享的促进措施

在个人档案信息共享中，高校档案部门在将信息进行收集后传输给云服务商的同时，该部门为了对师生进行人事与学籍管理并留存社会记忆，时常接收云服务商以及用户反馈而来的信息。我国应当将该部门作为重点治理对象，完善其内部的信息安全管理机制。为此该部门有必要将自己变革成学习型组织，对档案管理人员开展以信息道德、信息安全意识、信息知识与能力为内容的信息素养教育，从而降低信息完整性与保密性等安全要素被破坏的几率，以此来消除共享的障碍。与此同时，不同高校的档案部门之间还需要进行彼此协作，从而共同应对信息安全风险。欧洲档案委员会于2009年就提出了旨在促进各国高校档案部门在应对信息安全风险中的协作“欧盟档案一体化网络”计划，瑞典、意大利、苏格兰等国家的高校档案部门纷纷加入[5]。类似的还有美国高校云安全联盟[6]。

（三）灵活采取多种促进手段来回应云计算下共享的特殊需求

在很大程度上，个人档案信息共享的障碍源于云服务商对信息安全的破坏。为促进信息共享工作的有序开展，我国除了需要促进云服务商完善其内部管理外，还应利用立法规制等途径，构建云服务商的监管与责任制度，从而强制其纠正为了逐利而破坏信息安全的不良偏好。美国于2012年颁行的《网络用户隐私权法案》第二章即规定，高校档案部门与云服务商只有在确保信息完整性与保密性的前提下，才能将信息提供给用户利用[7]；根据欧盟议会在2016年4月通过的《一般数据保护条例》，云服务商在处理与传输信息时，应当评估由此可能产生的信息安全风险，并在风险发生后及时告知高校师生，违者将承担缴纳罚金等责任[8]。

三、基本思路的具体实现：信息共享促进制度的构建与实施

（一）完善档案部门内部的安全管理制度，提升档案管理人员的信息素养水平

高校档案机构为了完善内部管理来应对风险并促进共享，有必要对档案管理员进行信息安全意识与信息道德等方面的教育，以此来督促他们维护信息安全并尊重师生的权益。为此档案部门需要组织管理人员学习有关信息共享相关的知识，同时提升档案管理人员的信息道德水平，督促他们防止任意获取与传输信息从而破坏信息的完整性与保密性，进而教育他们就信息共享的情况向师生告知，并且采取必要措施協助师生就云服务商破坏信息安全的行为维权。与此同时，随着云技术的推广应用，IT服务模式使高校的档案管理趋于扁平化、专业化、集约化、精细化和低成本化。为顺应前述趋势，高校档案部门应当提升档案管理人员的信息能力，尤其是提升他们在不同层次的云计算服务（如软件即服务、平台即服务、基础设施即服务）中获取与利用信息的能力，从而满足信息可用的安全需求并提高共享效率。

（二）设计部门之间的安全协作制度，发挥档案行业组织在其中的引导与协调功能

为了促使各高校档案部门共同维护信息安全进而促进信息的有序共享，档案领域的行业协会或组织（如云存储联盟以及档案学会等）应当制定统一的信息安全规范以供作为协会会员的档案部门遵守，进而督促它们在维护信息的完整性与保密性的前提下实现信息的可用性；同时行业组织还应指导与帮助会员对信息进行收集、传输、处理和利用，从而提高前述行为的效率。同时当云服务商阻碍信息利用时，协会或组织应当鼓励并协助会员通过特定途径（如寻求法律救济）来维权。为促进这些组织与协会充分发挥前述职能，我国应鼓励行业组织完善机构建设，改变它们过度维护保护会员利益的偏好。

（三）构造云服务商破坏信息安全行为的约束制度，改善共享所依赖的信息环境

为维护高校师生的人格权益，我国应通过立法规定：师生有权向云服务商以及高校档案部门云服务商查询自身个人档案信息是否处于完整与保密状态，并且请求云服务商通过合理措施来维护信息安全，常见措施如完善企业内部的安全管理，又如更新安全技术，在其网站主页下方提供privacypolice链接，以便浏览网站的师生点击。与此同时，为满足信息可用的需求并维护高校档案部门与用户获取与利用信息的权益，立法者宜规定：他们有权要求云服务商对信息进行合理计价，并就云服务商对信息不当抬价、降低质量等行为向行政监管部门投诉或向司法机关起诉；当云服务商侵害前述权益并破坏信息安全时，立法者宜设定惩罚性赔偿金制度，从而通过威慑其行为纠正其不良偏好来改善供应链运行的整体环境。

参考文献：

[1]李兴国.信息管理学[M].北京：高等教育出版社，2011：2.

[2]中国互联网络信息中心.第38次中国互联网络发展状况统计报告[2017-01-22].http：//www.cnnic.cn/gywm/xwzx/

rdxw/2017/201701/t20170122_66448.htm.

[3][美]Brillouin. Science and Information Theory[M].New York：Academic Press，1962：154.

[4]祝洁.基于云计算的档案信息安全风险及防范策略[J].浙江档案，2017（2）：14-16

[5]陈骞.欧洲云计算发展策略与启示[J].上海信息化，2013（3）：82-84.

[6]Mell P. and Grance，T. The NIST Definition of cloud computing[EB/OL].[2011-12-11]csrc.nist.gov/publications/nistpubs/

800-145/SP800-15.pdf.

[7]李仪，张娟.云计算下图书馆读者个人信息的安全风險及应对[J].情报理论与实践，2017（5）：42.

[8]张娟，李仪.高校图书馆读者个人信息共享的促进研究[J].图书馆建设，2015（3）：36.