高校学生实习档案信息化管理探究

黄海燕　吴严　牛俊文

【摘 要】本文论述高校学生实习档案信息化管理发展趋势，提出高校要与时俱进，重视推进高校实习档案管理信息化工作；转变观念，重视配合高校学生实习档案管理信息化工作；改变思路，落实高校学生实习档案管理信息化，从而促进高校学生实习档案信息化管理发展。

【关键词】高校学生 实习档案 信息化管理

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2018）08C-0111-03

信息技术时代，信息技术在各个领域得到充分应用，使各领域的工作效率、产品服务质量和水平不断提高。在高校学生实习档案管理工作中，有效应用现代信息技术收集、维护、管理和使用学生实习档案，不仅能够提高管理工作的质量和效率、节约人力资源的投入，改变过去传统的档案管理方式中效率低、管理困难、查找档案时间长等问题，而且还能进一步提高档案保管的规范性和严密性。本文论述高校学生实习档案信息化管理发展趋势，提出高校学生实习档案信息化管理新思路。

一、高校学生实习档案信息化管理发展趋势

高校学生实习档案与学生的学籍档案既有交叉又有所区别。学籍档案是指学生在学校学习期间成绩、思想表现、综合评价等的记录，通常在校生的学籍档案由所在学校相应系部保管，非在校生由考生所在单位人事部门或者人才中心保管。学生学籍档案主要由相应的老师生成，学生一般不参与或直接接触学籍档案生成的过程。学生的实习档案主要是指学生在实习前的申请表、实习过程中的记录表、实习后的成绩记录表，以及学生实习过程中的家长知情书、与幼儿园签订的协议、学校为学生购买的保险等相关实习材料。实习档案由学生所在学校所在系部保存，学生是实习档案生成的主体。随着信息化时代的发展，信息技术在高校学生实习档案管理中正发挥着越来越重要的作用。

（一）时间价值使然。时间是宝贵而不可再生资源。信息化时代实际就是一个时间的抢夺战时代，信息技术在高校学生实习档案管理过程中为实习档案的收集、管理、维护等工作带来了极大的便利，大大提高了管理工作效率和管理质量，从而为档案的管理工作节约了宝贵的时间资源。因此，时间的增长价值必然促使高校学生实习档案的管理朝着信息技术化方向发展。

（二）信息资源共享使然。信息时代就是信息技术产生价值的时代。信息技术化是当今时代发展的大趋势，代表着先进生产力。信息技术化社会与农业社会和工業社会最大的区别，就是不再以体能和机械能为主，而是以智能为主。而高校学生实习档案信息的使用自从有了互联网以后变得越来越便利，档案信息的共享使得档案的利用价值得到了大大的提高。因此高校学生实习档案的收集和使用再也不能依靠体能去完成，体能工作的低速、低效严重制约着学生动态实习信息在第一时间的管理、处理及共享，从而也就容易丧失其应有的价值。

（三）档案保存完好性使然。纸质档案材料对于保存环境具有极高的要求，其容易受潮受损。传统的档案管理方式主要依靠纸质的方式存储，这样的存贮方式经常会导致档案的丢失、污损。其次，学校对于学生实习档案管理工作重视程度不如其他档案管理工作，学校一般不设专人专职保管学生实习档案，实习档案管理较不规范。从档案保存的完好性出发，在档案管理中如果能够充分利用现代信息技术进行存贮，以计算机等电子设备作为存储媒介，纸质材料作为补充手段则可以使得档案材料存储更加完整。

（四）档案收集全面性使然。高校学生实习档案的收集是一件非常困难的事情。首先，档案收集所涉及的学生人数多，单靠人力体能的收集方式既费时也费力。其次，高校学生全国范围内分布广泛，特别是那些顶岗实习阶段的学生都分布在天南地北，对于档案的收集手段提出了新的问题。最后，学生自身对档案收集的工作的配合程度不高，许多学生都已经参与了实习工作，新工作让他们或许忙碌得无暇顾及，也或许他们对档案收集工作不够重视。由于以上种种原因，高校学生实习档案的收集很难全面，而互联网信息技术的应用则可以使得高校学生实习档案收集的面更广更全面。

（五）档案收集、利用时效性使然。高校学生的实习是动态的，每个阶段的任务、内容及方式都有所不同，且学生实习单位常有变化。在这样的情况下，传统的档案材料收集方式使得学生实习档案不能及时更新，学校老师不能及时了解学生的实习状况，个别用人单位也不能及时获得相应的信息。而现代信息技术使得学生实习档案能够在第一时间更新和共享，如此老师便能及时掌握学习实习动态。

（六）档案利用便利性使然。实习工作管理者对实习学生的管理需要借助相应的材料，而传统的纸质档案在查阅利用的时候非常的耗时耗力，想要在几千份档案中寻找一份符合需求的档案绝非易事。现代的信息技术手段可以为学生实习管理者的管理工作提供一手资料，为实习管理工作提供便利。当管理者需要了解某一实习学生的相应实习情况时可以通过信息技术快速找到相应学生的实习档案材料。

二、推进高校学生实习档案信息化管理的措施

（一）与时俱进，重视推进高校实习档案管理信息化工作。高校学生实习档案管理工作在部分高校还没有引起足够的重视，工作中想要查找学生的某项实习档案时经常发现找不到材料，学生实习材料收集过程中随手乱放乱丢的现象也经常发生，利用信息技术对高校学生实习档案进行系统的立卷归档在学校难以正常开展。但一些学生实习期间的突发事故发生和处理却又说明高校学生实习档案管理工作的重要性。近年来，实习档案管理工作得到了相关教育行政部门的重视，2016年教育部等五部门关于印发《职业学校学生实习管理规定》的通知第三十一条明确提出职业学校应组织做好学生实习情况的立卷归档工作，并在第十一条提出“鼓励有条件的职业学校充分运用现代信息技术，构建实习信息化管理平台，与实习单位共同加强实习过程管理”。由此可见，信息技术在高校学生实习档案中显得日渐重要。

大数据时代，用人单位—高校—个人之间形成一个数据链，这个数据链环环相扣且相互影响，高校在数据链中处于中心地位，因此，信息的收集、共享、利用与高校密不可分。做好学生实习档案管理工作，高校可从以下几点工作入手。

1.做好学生实习信息管理平台建设工作。学生实习信息管理平台是“用人单位—高校—学生”这一数据链的载体，在数据的分析和共享过程中发挥着重要的作用。因此，高校首先要做好管理平台的建设规划，充分考虑管理平台的访问渠道、内容板块、应用服务、协作与共享、与现有校园数据网络的对接、后期使用服务等。

2.做好信息管理系统的使用推广工作。很多信息生成者和信息收集者还未意识到数据共享的便利性和优越性，工作思维模式还没有完全转变过来，比如学校上新OA系统，可老师们在办公室还是习惯用QQ作为办公工具。因此，高校需充当宣传者的角色给老师和学生做好平台使用的推广工作。

3.做好信息管理平台的数据维护工作。学生实习信息的收集、共享、利用并不是简单的信息堆砌，而是需要相应的工作者进行数据的加工处理，这样才能真正达到数据的共享。同时，在进行维护工作的同时还需做好数据的安全保障工作。

（二）转变观念，重视配合高校学生实习档案管理信息化工作。学生实习档案管理信息化要落到实处需要档案生成者、收集者和管理者对此项工作的高度重视，认识到高校学生实习档案的重要性并加强对实习档案的管理过程是关键。而在实际工作中，无论是档案的生成者和收集者或管理者，他们对实习档案管理的认识和工作态度有待提高。首先，档案主要生成者方面，个别学生一离开学校到其他用人单位实习后就联系不上了。这些学生的实习档案材料收集起来困难重重。另外，学生本身工作忙碌，部分学生为了应付任务对于自己的档案材料做得马马虎虎，提供的实习档案材料也是马马虎虎，不符合档案材料的要求。其次，档案收集者方面，高校学生实习档案的收集一般由学生干部或者指导老师来协助完成，收集者认为这并不是其主要工作甚至认为不是其本职工作，在工作过程并没有给予足够的重视。因此，对于学生实习档案的收集工作也是本着应付了事的态度，从而经常导致学生实习档案在收集的过程中出现遗漏，丢失等情况。最后，档案管理者方面，由于学校基本没有专门的老师负责管理学生实习档案材料，也容易导致学生实习档案材料的损坏及丢失。因此，档案主要生成者、档案收集者、档案管理者必须转变观念，重视配合高校学生实习档案管理信息化工作。但观念的转变和重视很难自发于人们的心中。转变观念从以下几点做起：

1.加强学习。知识是改变观念的有效途径，对于实习信息管理平台的了解和使用需要领导老师和学生不断学习新知识，形成新的观点和认识，改变过去的旧的观念。正确认识实习管理平台的便利性和重要性才能更好地利用现代的信息技术手段为我们的工作服务。

2.加强实践。实践出真知，实习信息管理平台的资源利用与共享的便利性只有使用的过程中才能感受到。因此，高校在学生在校期间就可以组织教师和学生培训学习从而熟练信息管理系统的一些基本操作步骤，怎么填写信息，怎样上传作业等。这样能较快地完成信息的生成、收集、利用等工作。在感受到信息技术给工作带来的便利之后老师和学生便能逐步改变观念。

（三）改变思路，落实高校学生实习档案管理信息化。具体如下：

1.档案管理介质系统化。高校学生实习档案管理工作似小而非小，其管理介质应系统化。所谓的管理介质系统化指的是采用信息技术管理软件来收集、分析、维护、存储、共享使用学生实习档案。随着信息技术的开发和应用，越来越多的行业开始引入信息技术管理系统进行管理工作，而在高校学生实习档案管理工作中也是如此。越来越多的电子科技公司把产品服务拓展到实习管理领域，专门针对教育行政部门的信息收集和管理要求研发出专门的学生实习档案管理工作系统软件，并且其技术日渐成熟，覆盖面也日趋完善，信息技术在实习档案管理工作中发挥着越来越重要的作用。

2.档案管理者专职化、专业化。《中华人民共和国档案法》第九条规定，档案管理人员应具备相应的专业知识。高校学生实习档案管理工作也是如此，在条件允许的情况下应尽可能做到学生实习档案管理工作专职化和专业化。首先，实习档案管理工作应由专门的老师专职借助现代信息技术完成，不建议学生参与收集和管理，因为同样的工作几易其手则容易出现因工作交接不好而出现错漏。其次，高校实习档案管理的收集、归档、使用等应按严格的专业化档案管理流程进行，借助信息管理系统进行管理。最后，在信息时代的背景下，高校学生实习档案管理工作凭借先进的信息技术开展，作为实习档案管理者应具备使用先进技术的专业知识。因此，应对专职管理人员进行专业知识的讲授和培训。

3.档案管理过程制度化。实习档案管理制度化指的是对于学生档案的收集、维护、使用等工作需要有相应的管理制度给予保障。不以规则不成方圆，从档案信息的采集过程来看，如果没有相应的制度约束，很多实习档案是无法按时按质回收的；如果没有相应的制度约束，档案的维护和使用就会出现遗失、滥用等问题。

4.档案管理手段多元化。档案管理的多元化是指档案管理的方式和手段可以多元化。一是档案材料收集（下转第120页）（上接第112页）手段的多元化，在信息技术发达的时代，信息传播的手段是多种多样的。微信、QQ、邮件等，这些信息传播手段足以保证信息收集工作的顺畅，同时也能保证信息的原始面貌。二是档案材料的存储手段也是多样化的。随着“云”时代的到来，“云”数据的使用既方便又快捷，而且存储量大，對于档案的存储是个非常有效的途径。

总之，在我国信息化建设的推进过程中，以网络计算机技术为平台的数据处理技术将会得到更为广泛的应用，这为社会各领域工作效率和质量的提升创造了良好的发展契机。高校学生实习档案管理工作只有实现信息化，才能够做到与时俱进，切实满足师生对实习档案管理工作的要求。学生实习档案管理的信息化过程是一个长期发展的过程，需要实习档案管理工作者以及相关师生的共同努力才能够实现。

【参考文献】

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[2]牛新羽.信息技术在档案管理的应用[J].科技展望，2017（4）

[3]董利红.探析高职院校学生顶岗实习的档案管理问题[J].今天中国论坛，2012（11）

[4]教育部等五部门关于印发《职业学校学生实习管理规定》的通知[EB/OL].（2016-04-26）[2018-05-22].http：//www.moe.edu.cn/srcsite/A07/moe_950/201604/t20160426_240252.html

【作者简介】黄海燕（1981— ），女，广西南宁人，广西幼儿师范高等专科学校教务与科研处实践科科长，讲师，研究方向：教育管理；吴 严（1964— ），男，广西南宁人，广西幼儿师范高等专科学校教务与科研处处长，教授，研究方向：职业教育管理；牛俊文（1981— ），男，广西南宁人，广西幼儿师范高等专科学校信息中心干事，工程师，研究方向：教育技术。

（责编 黎 原）