试论在网络信息化时代做好高校外事档案管理工作

摘要：随着当前全球化的快速发展，这就导致各地区、各国家之间的经济、文化交流日渐频繁，高校作为高端人才培养的重要基地，这也决定了高校的外事交流日渐频繁，这对于高校自身和整个社会的发展都有着十分重要的意义。但在实际发展过程中，高校的外事档案管理工作也出现了众多的变化，导致档案管理工作也面临了新的挑战和问题，要想实现高校外事档案管理工作的健康发展，就要注重加大对于相关工作的研究。因此本文就对网络信息化背景下，如何做好高校外事档案管理工作进行有效的分析和探究，希望能够更好的推进高校的发展。

关键词：网络信息化；高校；外事档案管理

高校外事档案就是高校和外界国际组织之间的文化交流和学术研讨等活动，并在这当中生成具有一定价值的凭据，对高校外事档案进行有效的整理，不仅能更好的促进高校自身的发证，还能推进国际之间的文化交流。但随着近年来我国众多高校外事发展的不断变化，很多高校教学都开始朝着国际化的方向发展，这也就需要外事档案管理工作同步发展，在当前网络信息化的时代背景下，档案管理人员只有有效结合各种信息技术，才能够更好的推进高校外事档案管理工作的发展。

一、网络信息化时代下档案工作的变化

在当前网络信息化的时代背景下，这突破了人们传统的信息储存方式，各种信息技术开始被逐渐应用到档案储存当中来了，这也让信息存储方式发生了巨大的变化。这让信息在实际交流过程中变得更加的方便，但管理人员在实际管理过程中，还存在众多的问题，并且在光盘中的信息能直接在计算机中进行更改，这就无法有效保障档案信息的原始性[1]。并且在实际的文档归档过程中，还需要进行光盘移交等复杂手术，由于其操作的环节较为复杂，导致在实际管理中经常出现遗漏的情况。同时网络信息化也改变了原本的信息分类方式，档案管理人员可以直接利用计算机，对相关的文档进行快速、安全的分类和整理，其还可以随着时代的发展而进行相应的更改，这不仅能够提升管理效率，还能够提升档案信息利用的效率。

二、网络信息化时代下高校外事档案管理工作的措施

（一）实现传统方式和电子档案的有效结合

在当前网络信息化时代下，虽然电子档案得到了快速的发展，但实际上电子档案和传统的纸质档案同样都有着十分重要的意义，这两者实际上是相互弥补的。因此档案管理人员在实际工作过程中，要注重将两者进行有效区分，开展区别对待，比如在网络电子档案管理过程中，要着重发展电子档案的现代化水平，不仅要着力提升档案的利用率，还要实现档案的合理利用和发展[2]。所以在高校外事档案管理过程中，档案管理人员自身认识到文档管理时代特征，实现电子档案和纸质档案这两者的共存，并促進两者的合理借鉴和改变，从而建立一个高效的工作系统。

（二）两者的管理方式

在当前网络信息化时代背景下，高校档案形式正在发生不断地变化，尤其在高校外事档案管理过程中，经常会出现需要将纸质档案转为电子档案的情况，那么在实际转变过程中，相关人员就要对纸质档案的内容进行全面仔细的分析。在录入计算机之后，还要注重按照相关的规定，对其进行科学编号管理，确保纸质档案能够全面、高效的转化为电子文档，最后还要注重将相应的电子档案进行备份，保障档案信息的安全性[3]。在实际工作中，工作人员还需要保证纸质内容录入计算机时的质量和内容的统一性，并且还要加强对于纸质档案的管理力度，有效保障两者的质量。

（三）加强相关人员的管理

在实际的高校外事档案管理过程中，要想更好的保证档案管理工作的效率和质量，就要注重不断加强对于相关人员的管理力度，只有这样才能够更好的推进档案管理工作的不断发展[4]。紧密结合当前网络信息化的时代特征，通过出台相应的管理措施，对档案管理人员进行有效的约束，以不断提升工作人员的工作能力和水平。同时还要加大对于在职人员的专业培训力度，通过这样的方式，不断提升其专业水平，保障相关工作的有效落实，牢固其认真工作的思想和态度，从而不断推进高校外事档案管理工作的发展。

总而言之，随着当前我国高校外事管理的不断发展，这不仅是未来高校发展的必然趋势，同时也是推进国家发展的重要内容，那么在当前网络信息化 的背景下，外事档案管理工作需要紧抓机遇，实现自身的多元化发展，只有这样才能够更好的推进高校的可持续发展。

参考文献：

[1]陈健民.基于信息化时代背景下的高校档案管理工作研究[J].济南职业学院学报，2017（05）：122-124.

[2]季轩.试论在网络信息化时代做好高校外事档案管理工作[J].山东工业技术，2017（02）：161-162.

[3]聂晓明.信息化时代高校档案管理工作存在的问题及对策[J].中国乡镇企业会计，2013（06）：234-235.

[4]王翠华.谈信息时代高校档案信息化管理工作的探索与实践[J].中国新技术新产品，2011（24）：248.

作者简介：

李瑞红（1973年—），女，汉族，内蒙古人内蒙古工业大学档案馆员，本科学历，档案方向。