新时期事业单位档案的数字化管理

李静辉

摘 要：随着经济的迅速发展以及科技水平的显著提高，现阶段人们的生活方式和工作方式也受到了强烈的影响，并逐渐向数字化发展。作为一项任务庞大、信息存量较多的工作，事业单位的档案管理也实现了数字化，这不仅提高了档案的使用效率，而且为事业单位管理工作的顺利进行提供了保证。本文将围绕事业单位档案资料数字化管理的必要性以及具体的系统完善措施做出分析和探讨。

关键词：事业单位；档案管理；数字化

事业单位档案的数字化管理是一种将计算机信息技术作为基础，通过数字化档案管理方式将档案和文件内的各项信息进行数字化筛选，最后根据筛选结果进行分类，这一过程中还能够利用互联网信息技术对档案内的信息进行监督管理。这种数字化管理方式弥补了传统的人工管理方式的不足，具有方便快捷的特点，因此值得各事业单位引入使用。

1 新时期事业单位档案数字化管理的必要性

事业单位的档案资料主要包括文书档案、基建档案、人事档案三大部分，这些档案的内容对于单位的决策者和管理者来说都是十分重要的，因此要求档案资料管理系统能够具备提供充足信息、方便快捷查询等特点。然而，就传统的人工管理方式而言，不能完美的达到这两项要求。因此，为了改善这一状况，实现事业单位档案资料的数字化管理显得十分必要。具体而言可以从以下三个方面展开分析：其一，档案管理数字化有利于提高事业单位的经济效益。随着经济的迅速发展，当前各事业单位中档案资料的信息量越来越庞大。在传统的人工管理方式下，事业单位只能通过增加办公人员和办公费用来解决这一问题，这就导致事业单位的成本大幅增加。数字化档案管理系统完美的解决了这一问题，由此减少了事业单位的成本支出，因此也就意味着提高了其经济效益；其二，档案管理数字化有利于提高办公效率。在传统的人工管理方式下，档案资料只有在归档后才能够进行查询。然而，大部分事业单位的工作都是连续不断进行的，且其中涉及到的档案资料数量繁多，这就导致在很多情况下部门的工作遇到不能查阅资料的阻断，进而对办公效率产生影响。档案资料的数字化管理能够快速对档案资料进行归集整理，且其中有关资料的查询是十分方便快捷的，因此在很大程度上弥补了传统管理方式的不足，提高了办公效率；其三，档案管理数字化提高了档案的利用率。在档案资料数字化管理系统下，档案资料能够保存的时间更久，用户也可以更加便捷的查询到所需档案，因此大大提高了档案的利用效率。

2 新时期事业单位档案数字化管理的具体措施

2.1 建立事业单位档案管理系统

事业单位的数字化档案管理需要借助计算机网络将其内部的各项档案进行归集整理，其中包括将以前的档案资料以数字化形式储存到数据库中，最新最近的数据则通过归集分类保存到计算机内，这一档案管理方式实现了事业单位档案管理的整体有序，保证了工作人员及其他相关人员调取资料时的方便快捷。为了实现事业单位档案管理的数字化，首先需要通过计算机建立完备的档案管理系统，且这一系统的建立需要事业单位从自身管理的情况及其他需求情况出发，并由此确定相应的设备设施。在这一过程中，最基本的步骤就是在事业单位内部建立完善的局域网，这样才能建立起一个联网性质的档案储存数据库，实现事业单位大规模档案的统一储存和管理。

2.2 划分事业单位档案管理工作的责任

在事业单位传统的档案管理工作中，会专门设置档案管理人员来负责档案数据信息的收取、整理、分类及保存。在这一过程中，虽然档案管理人员的工作量较大，但是其中的责任是十分明确的。随着事业单位档案的数字化管理逐渐深入，单位高层必须针对档案管理方面的转变做出相应的调整措施，包括对管理人员工作岗位、工作责任的划分和调整。然而，鉴于事业单位内部的各项工作是连续不断运转的，且档案资料增加的速度十分之快，这就加重了调整工作的复杂性。为了解决这一问题，实现档案管理工作的责任划分，事业单位需要按照数字化系统的运行要求在每一步骤设立相应的责任岗位，并要求每一步骤的工作人员能够快速完成各自部分的工作并及时向下一步骤的工作人员交接。这一方式不仅明确了各自的责任，而且在很大程度上提高了事业单位档案数字化管理的工作效率，因此具有显著的优势。

2.3 完善事业单位档案管理工作的规章制度

盡管事业单位档案的数字化管理与传统的人工管理方式相比更加方面快捷，但是其中仍然涵盖了繁多且复杂的工作内容。具体而言，其中主要涉及到的内容包括事业单位现有档案资料的扫描、档案资料统计表格的制作、会计部门档案资料的记录、单位会议内容与发展规划的记录等，且这些档案资料需要一一进行归集、分类和保存。

2.4 加强事业单位档案资料的安全管理

作为数字化档案管理工作的一项重要内容，档案资料的安全管理值得各事业单位给予更多的重视程度。针对档案系统安全管理的有效完善措施，主要可以分为以下方面：第一，事业单位在为档案资料建立数据库的时候，一定要对各生产厂家和供应商做出仔细认真的筛选，并根据自身的管理特点以及设计标准选择合适的、有安全保证的设备，这样才能使建立出来的档案资料数据库很好的为自身服务；第二，事业单位应该时刻关注设备的使用情况，及时添置数字化档案管理软件设施，为后续的功能升级做好充分的准备，这样才能保证这一数字化档案管理系统的与时俱进；第三，事业单位需要根据档案资料的重要程度设置不同级别的保护设施，防止不法分子打入事业单位内部窃取机密信息。

3 小结

综上所述，档案管理的数字化系统能够充分利用计算机技术的优势，为事业单位档案资料管理工作的有序进行提供了保证，为事业单位经济利益的提升也做出了一定的贡献。基于此，事业单位应该通过不断的探索完善这一系统的运行，推动其在档案管理中的作用充分发挥。

参考文献：

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