信息社会背景下办公室文书档案管理工作的探究

李同兆

摘要：目前在档案管理工作中其信息化建设已经成为一种必然的发展趋势，因此在办公室文书档案管理中需要重视对信息技术的采用，以此来提高管理工作实际的执行效率及质量。为了对信息社会背景下办公室文书档案管理工作所受到的影响有一定的了解，本文通过对其在档案管理工作中所需面临的问题进行分析，并从多角度提出了在实际中可以采取的提升办公室文书档案管理工作水平的措施，以此来促使其可以更好的适应现今信息社会的发展形势。

关键词：信息社会；办公室文书；档案管理

在信息社会背景下要想推动办公室文书档案管理工作向着规范化、标准化的方向发展，则需要综合考虑如何对现代化的管理技术及信息技术进行科学的应用，同时还需在办公室文书档案管理工作中对其所采用的管理模式、管理方法、管理制度等进行改革及创新，以此来达到有效对档案管理工作进行优化的目的，从而减少在办公室文书档案管理中的工作量，进而提升档案管理整体的实行效率。

一、信息社会背景下办公室文书档案管理工作所面临的主要问题

1、信息化技术的认识程度不够

现今，信息技术在各行业中得到广泛应用，在很大程度上为人们的工作提供了便利，而对于信息化技术的发展也应给予充分重视，且如何在办公室文书档案管理工作中给予更好应用更要在各方面进行改革和创新，如从人力和设备等方面给予重视，还要从管理人员思想意识方面给予培训，以能更好的适应新管理模式的应用。因对于部分员工来说，其接受新事物的过程比较慢，也不愿意多花时间去了解和接触信息化技术，所以在一定程度上致使信息化技术在办公室文书档案管理工作中应用不完全。

2、办公室文书档案管理工作具备危险系数

现今，办公室文书档案管理工作在信息化水平方面亟待提高，尤其是其安全管理方面仍不够完善，无法确保文书档案管理系统在实际应用中具有较高安全性，容易为不法人员造成恶意破坏和篡改的危险，影响办公室文书档案管理的实施与操作。所以，为了确保文书档案管理工作安全性，企业和单位相关领导人员一定要给予重视，且从技术和维护等方面来提高其安全性，以此提高其实际应用效率。

二、信息社会背景下加强办公室文书档案管理工作水平的措施分析

1、建立完善的办公室文书档案管理体系

为了确保在实际中可以有效的提高办公室文书档案管理的整体水平，必须要重视对其现有管理体系进行革新及完善，通过对办公室的文书档案管理的现状及需求等因素进行分析来研究如何对其各项管理内容进行补充，以此来达到有效优化办公室文书档案管理体系的目的。首先在办公室文书档案管理体系的建立上需要针对实际情况来确定其相应的管理制度，以此来保证工作人员可以根据规章制度的要求来进行管理活动，从而达到对工作人员管理行为进行有效约束的目的。其次还需针对办公室文书档案的特征来制定相应的管理流程，通过管理流程的确定可以有效的避免在管理工作中存有疏漏问题，使办公室文书档案管理的实行效果在实际中可以得到进一步的提高。

2、对管理方式进行改革

从之前的文书档案管理工作看，其中常常存在着档案登记不清的情形，这对办公室中的档案安全和个人信息安全都造成了很大的威胁，并且不利于办公室发挥职能，因此，在文书档案管理方式上，应该进行改革和创新。在工作中，应该将责任落实到具体的人头上。在办公室接收一份档案后，要知道这份档案的流动经手人员，对这份档案的安全负责，在办公室中也应该建立分工体系，这样能够更好地实现职责明确，使得办公室工作中减少不必要的麻烦，能够让办公室的管理工作逐步走向规范化，使办公室的职能得到最大限度的发挥。

3、创新保障工作

办公室文书档案管理的主要作用是方便查找信息和保障信息安全，因此在办公室文书档案管理过程中还要注重保障工作的进行，因此，应该在条件允许的情况下，安装值得信任地安保系统，对于这一系统的引进，并不是仅仅在形式上对保障方式进行创新，而是通过这一系统的引进能够切实保障办公室内所有文书档案的安全，办公室文书档案管理工作不是孤立存在的，它与企业中很多部门的运行存在着很大关系，也与办公室职能的发挥有着很大的关系。

4、建立档案检索系统

办公室文书档案管理工作的职能主要是为了保障信息安全，同时也是为了方便信息的查找，因此建立文件检索系统能够实现信息的快速查找，完善办公室文书档案管理工作。文件检索系统可以根据文件的重要程度划分为两个层次，即普通程度和重要程度，其中普通档案检索系统中可以只录入文档名称、建立时间、关键人姓名和经手人姓名以及文档存放地点等，在查找时，可以根据编号来找出对应的柜门号实现快速查找。

5、定期清理过期文档

在办公室文书档案管理工作中需要注意对过期文档的清理工作，文在档管理工作中可以根据档案的时效来进行分类，并根据文书档案的具体时效来进行定期的清理及销毁，以此来防止在文书档案管理工作中出现文档混淆的情况，以免增加档案管理的工作量，这样可以有效的提高档案工作的效率。如果被清除的文档是纸质文档，可以进行废物再利用，如果是电子文档，则可以直接从磁盘中清除。对于重要文档来说其失效后应该在领导审批后，并协同单位相关管理人员，一同对纸质版进行销毁，对电子版及备份进行删除。

6、加强对工作人员的培训

在信息社会下，发展速度越来越快，信息量不断增大，并且这种趋势越来越明显，办公室文书档案管理工作是信息化社会的一个缩影，同样存在着这种趋势，这就对办公室文书档案管理人员提出了较高的要求，相关的人员应该从自身技能出发，对照现代社会中所需的技能，在欠缺的地方加紧努力，单位也应该对员工进行定期培训，做到哪方面短缺就在哪方面培训，这样才能不断适应信息化社会的要求，摆脱办公室文书档案管理工作与信息化社会脱节的困扰。

结语：

在信息化发展非常快速的时代，办公室文书档案管理工作也应该随着社会进步而进步，而不是单纯的进行档案的分类或者是汇总。这使得办公室文书档案工作面临很多挑战，并且从現实情况中可以看出办公室对于这种转变还不能很好地适应，但是这种环境下的办公室应该怀揣着挑战的心态来积极主动的进行改革，而不能安于现状。

参考文献：

[1]陈玉宇.信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨[J].低碳世界，2016（31）：275-276；

[2]苏丽萍.办公室文书档案管理工作的改革与创新一一从信息社会视角下分析[J].科研，2016（11）：00266-00266.