现代信息技术与档案管理现代化的分析

赵倩倩

摘要：在经济社会全面发展的今天，现代信息化社会对档案管理水平提出了更高层次的要求。档案管理现代化、信息化在提升市场竞争力、促进社会全面发展方面凸显着尤为重要的作用。使用现代信息技术开发档案资源，开拓创新档案管理模式，提供新型档案服务，提升档案管理人员的综合素质对于促进信息化社会发挥着重要的作用。但现代化科技作为一把“双刃剑”为档案管理工作带来机遇的同时，也使传统档案管理工作迎来了严峻的挑战，为了使现代信息技术与档案管理现代化密切的结合，需要我们解决档案管理现实存在的“瓶颈”，更好的实现档案管理现代化。

关键词：现代信息技术；档案管理；现代化

在21世纪这个信息化的时代里，信息具有数据量大、载体丰富、内容分散的特点。因此，现代化、信息化社会对当前的档案管理工作提出了高标准的要求，這同时也给传统的档案管理工作带来了严峻的挑战。长久以来，纸张做为信息载体的传统档案管理发展成熟且模式固定，在信息化程度日趋见高的今天，传统的档案管理模式亟待改变提高，现代化信息技术在档案管理上的优势逐渐显现。

一、传统档案管理工作的现状

管理懈怠，缺乏认识，致使档案没有长期连续性的发展。部分干部对于档案管理存在应付检查的心态，对档案的重要性认识不到位造成档案的断续或遗失，违背了档案长期、连续的发展规则。

制度不完善，管理力度不够，造成档案综合管理的困难。档案信息收集制度不健全；整理不规范，在档案整理的过程中出现立卷杂乱，不依照卷内文件目录排序同时卷内资料丢失现象严重；没有统一的综合管理部门，私自设立档案库，给资料信息的查询以及档案综合管理带来很多不便。

人工档案管理模式满足不了档案利用需求。管理手段落后，不利于开展管理工作；管理人员技术操作水平较低，不能有效利用先进设备，这些传统的档案管理现状暴露的弊端加剧了档案现代化管理的推进。

二、档案管理现代化、信息化建设的意义

随着网络技术的日益成熟，以计算机网络、数据存储、多媒体、声像等为中心形成的现代信息技术可以通过图形扫描、资料压缩处理、数字式存储等方式创建出数字图书和档案管理中心，得益于信息高速化发展使得数字图书以及档案管理工作中的检索以及其它各项功能更加强大，撇开地域、时间以及特定条件限制，储存在网络档案信息中心的信息资源可以使人们实现资源共享，在高效获取信息的同时，方便了工作。传统的档案管理在较大工作量信息的采集、收编、管理、提供服务等方面费时费力。采用信息化管理之后，自动化、网络化、实时化给档案管理工作带来了便利，一次录入多次利用，在档案内部实现资源共享，录入的信息可按需打印，档案库中需要统计的信息也可交由计算机完成，这些便利大大提高了档案管理工作的效率。信息化的档案管理在信息查询检索方面不再沿用传统档案管理模式下的逐本从目录中翻找档案，取而代之的是即时查询，档案管理员选择最佳的查询方式，诸如分类查询、组合查询、模糊查询等，从档案库中迅速的检索出所需要的档案，大大地减轻了工作人员的工作任务。档案管理的现代化通过计算机完成各环节工作，通过计算机可以方便地完成查阅、借阅，同时还可以利用计算机记录的日期来督促借阅者及时归还。档案管理的信息化减轻除了一大批工作人员的负担，从而可以使他们专注于档案的收集、编研工作，有效地提升了各部门的职能。

三、档案管理现代化、信息化建设的内容

①档案管理现代化、信息化依托于计算机。加强基础设施建设，以计算机、路由器、交换机、存储器、服务器、操作系统、信息安全系统、数据库管理系统为基础的计算机网络在发挥档案管理现代化方面发挥着重要的作用。②对现存的纸质档案、录音档案、缩微胶片、录音档案数字化，收集、接收各种电子类文件，将其记录到统一的档案数据库实现档案信息资源建设。③档案管理建设的各种标准规范，促进档案信息化有序、快速、健康的发展。目前存在以数字档案相关定义、整理、移交、价值鉴定、著录、存储、安全性原始性保证、检索途径、利用方式等为主要内容的管理规范；以数字档案术语标准、资源描述，数字档案中的文件格式、元数据、对象数据格式标准为主要内容的业务规范以及技术规范等等。④对档案管理建设除了着眼于各种规范、应用系统、数据库等方面外，更重要的是培养一批现代化档案管理的优秀人才，档案管理作为一门专业性很强的工作，要求工作人员热爱档案管理工作、尽忠职守，掌握先进的专业知识。针对现代化档案管理的发展制定相应的人才培养计划和具体的实施方案，争取培养出具备高水平的专业知识、适应业务领域不断拓展、办事细心、乐于奉献的现代化档案管理信息人才。

四、现代信息技术应用于档案管理现代化的“瓶颈”

档案现代化发展水平和管理系统软件不统一：档案管理数据系统的规划以及使用对于档案管理大有益处，减轻了工作人员的负担。现在大部分单位已经采用计算机管理档案，个别单位甚至有了比较完善的档案管理系统，制作出相应的开放性网页，供大家使用查询。但这并不能掩盖目前大部分单位的各自为政，不同的单位使用不同的数据管理系统，在功能、类型上面各不相同。造成上级部门进行数据统计时各种数据库之间数据不能兼容的问题。

电子档案使用的法律效力：电子档案作为一种信息储存在计算机中具有体积小、易存储、容量大、易删除、易复制和信息共享等优点。正是这些优点，电子档案在日常生活中的使用越来越普及，但是档案的原始性、可靠性、唯一性等要求又使得电子档案的法律效力寸在质疑，其法律地位受到了一定程度的影响。

立卷管理与信息技术的冲突：沿用了几十年的“案卷级管理”要求档案装订，便于管理。信息技术的发展则变“案卷级管理”为“文件级管理”，开始了档案的不装不订等便于计算机管理的档案管理方法。原有的“案卷级管理”制约了档案管理现代化的发展，今天的档案管理制度因缺少统一的档案管理规定，不同的单位采取各自的“案卷级管理”或者“文件级管理”，各行其是，给档案管理工作带来一片混乱。

档案管理现代化、信息化发展中专业人才存在的缺口：档案管理现代化要求本职工作人员既熟练于档案管理工作，又能够适应信息化发展的潮流，档案专业人才和信息专业人才是档案管理现代化和信息化发展中急需注入补充的新鲜血液。原有的档案专业人才在熟练于档案管理工作之外，应该加强外语和计算机专业等体现现代化、信息化应用技能的学习。而通过外来渠道引进的信息专业人才应该加强档案专业知识的学习，这样才能造就既懂的现代化信息技术又擅长档案专业知识的全才。

当今社会，档案管理现代化是新世纪档案事业发展的方向，在现代信息技术迅猛发展的今天，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域中发挥不可替代的功能，档案管理现代化势在必行。针对现代信息技术应用于档案管理现代化的“瓶颈”，需要各相关部门予以重视，采取相应措施破除“瓶颈”障碍，推进档案管理现代化的顺利进行，推动经济社会的全面发展。

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