数字时代机关电子文件档案管理利用分析

摘 要：本文全面分析了现代数字化时代发展情况下，机关电子文件档案数字化管理的利用现状，并且针对性地写明了其中存在的主要问题，有效地结合了当前数字化时代所拥有的新型观念、新思想与新技术，提出了一体化管理模式，并提出了明确的文件管理标准。

关键词：机关电子文件；数字化管理；档案管理

中图分类号：G276；TP399 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2018）08-0023-03

Abstract：In this paper，the present situation of the digital management of the electronic file archives in the modern digital era is analyzed，and the main problems in the digital management of the electronic files are described，and the new ideas，new ideas and new technologies have been effectively combined with the current digital era，and the integrated management model is put forward. And put forward a clear standard of document management.

Keywords：organ electronic documents；digital management；file management

0 引 言

伴隨着现代网络信息技术的不断发展，档案管理已经逐渐进入到全新的数字时代。数字化管理成为了当代电子文件及档案记录管理的主要形式，电子文件作为我国当今社会各类人群在进行管理活动当中的重要工具之一，其数量与记录的形式也在不断地增多。因此，数字时代下机关电子文件及档案的有效管理措施及利用分析成为了目前讨论最为火热的话题。

1 电子文件档案管理利用的现状及问题

伴随着我国现代社会的不断发展与进步，数字化时代已经到来，我国各机关电子文件档案的管理工作人员需要运用的计算机技术与法规制度也在不断地提升当中，各机关电子文件档案的管理工作人员即将面临无纸化纯电子档案数字化管理的时代。而此项管理技术目前还并不成熟，其中存在的主要问题有：

1.1 文档文职机制所造成的管理效率低

行政机关的文件与档案的管理工作分为两条管理工作流程线，在相关工作人员进行管理的过程当中文件管理工作是先进行的，该项管理大多数用作于相关工作人员对于办公室与秘书机构等进行监管，其主要的管理职责是为公文的正常运转做出一定的保障。而对于档案的管理，则是由机关当中档案室的管理工作人员进行统一管理，其职责是全面监管指导同级及上级的档案事业管理。伴随着现代网络信息技术的不断发展与进步，纸质的档案管理时代已经逐渐被淘汰。但是，纸质档案管理过程当中无论是文件还是档案工作的界限都较为清晰，对于相关工作人员在实际的工作当中非常有利。但对于现阶段的数字化管理其自身拥有着大量的电子文件，从基本的文件开始、一步步到形成发送等都处于文件管理的范围之内，部分档案室仍然使用着传统的管理方式、相关管理工作人员对于自身的工作主要是针对电子文件及其所相对应的纸质文件进行管理，而选用的管理系统多数都与办公自动化管理系统拥有着一定程度的差距，从而导致在实际管理工作过程当中，档案管理信息系统对于相关电子文件的运转痕迹及数据归档的监管工作没有太大的效率。[1]

1.2 电子文件归档容易被忽视

文件及其档案的起草者对于传统的纸质档案拟文与传统的归档方式拥有着一定程度的依赖性，从而影响了自身企业电子文件运转及归档工作流程等问题。相关管理工作人员在使用传统的归档手段进行档案管理，产生电子文档的同时，其管理工作人员对于纸质的文件档案进行扫描归档，由于纸质文件档案拥有着一定程度的凭证作用，从而导致电子文件档案归档容易被忽视，并且现拥有归档流程所使用的软件硬件设备配备机制及相关的制度研究进展的较为缓慢，在线归档不够完整，管理保存工作较为薄弱。档案部门容易忽略档案库中的电子文件收集以及保存和归档，机关各档案室仍然使用传统所相对应的电子档案文件及纸质档案文件进行数字化处理，从而造成了资源重复性的浪费。

1.3 缺少档案数字化管理的规则政策

目前为止，在我国机关电子文件管理这项工作落实的过程当中，相关管理工作人员多数都在根据传统的纸质模式进行参考工作，同时根据自身所拥有的实际需求进行自发、分散性较强的实践性探索，其长远及全局性的管理策略不够全面充足，自身缺乏统一的规划方法的指导，从而严重地滞后于时代发展与我国当今社会的需求，在我国各个部门的电子文件档案数字化管理这一体系当中，其结构、技术、功能设计都拥有着很大的不同之处，很难实现信息共享与信息交换这一理念，在更大的范围当中相关工作人员很难做到统一进行管理。档案数字化管理加工流程如图1所示。

在电子数字化管理时代，获取信息是各类人群最为基本的权利，信息共享是人们最为基本的需求。在我国各地政府信息公开的前提下，可以完好地实现电子档案信息资源共享这一基本理念，但是由于传统的封闭式理念观点及管理体系不够完整、管理机制不够健全等各方面因素，机关对于电子档案资源的利用率较低从而导致了档案信息资源共享较差。[2]

2 电子文件档案管理的有效利用

2.1 建立文档一体的全程管理制度

在电子文件进行草拟以及传输、办理与归档以及鉴定和整理同时还包括保管等利用流程都可以经过网络进行实施，相关管理工作人员需全方位考虑文件的具体流程，从而能够实现全程统一协调统一。各个级别的机关与文件以及各种档案管理工作岗位应该进行统一整理，因此根据电子文件的流程进行分别负责收发电子文件的归档以及进行实施管理工作，那么在职的工作人员应该全面接受与政府有关的公文管理机构以及档案事业管理机关的业务指导工作，并且还需要由相关工作人员进行工作考察以及培训学习，在进行管理电子文件的同时会有长期保存价值的电子文件根据电子档案的具体管理规定来严格进行管理与保存；在一定条件下还可以创建与信息技术管理工作人员预计档案管理工作人员，还有业务部管理工作人员来构成“集中—分散”协同模式的组织机构。各个级别以及各个部门的档案管理机关应该进行统一管理文件以及档案事务，从实质上进行制定电子文件整体管理有关的基本政策以及标准制度，针对电子文件在保存阶段中进行有效合理的管理。除此之外，一部分人提出创建区域式的电子文件管理基地，和机关部门相互结合，由此负责进行研究与追查以及长期保存电子文件与档案管理，给机关单位各个级别以及部门电子文件管理带来了一个新的发展思路。

2.2 电子文件为主，纸质文件为辅

在现阶段与政务相关的企业进行办公的OA系统推行得相对比较快的机关除了密件以及根据密件进行管理的文件以外，其他的一般都是根据电子文件的模式经过办公系统来运行。然而，从国际上的一些国家进行分析以及探索来讲，单套形式的归档已经占据了主导地位。可是要进一步地促进档案归档制度，还面临着电子文件能否长期稳定的保存，在这方面的科学专业技术问题以及信息资源的安全隐患，同时还包括传统形式的认定等相关问题，还需要与具体实践工作相互结合，以纸质文件归档的电子制度，进行归档以及查询等工作都需要运用电子档案为先，纸质形式的归档起到辅助作用。[3]

2.3 提升管理系统规划

档案文化的创建是一项比较复杂的系统工程，不能分开进行，因此要进一步制定相对比较详细的系统规划，不仅需要有计划，同时还要有步骤。基层档案的相关业务部门以及有关管理机构，需要从实质上结合基层档案的具体实践工作，继承以及借鉴民族和国际先进的档案管理文化创建经验，建立与健全电子文件档案管理制度。系统完善的电子文件档案管理制度是各个部门电子文件档案管理工作规范开展的基础，因此各个部门必须要进一步建立与健全电子文件档案管理制度，只有这样，才能有效促进电子文件档案管理工作的顺利开展。在实际调查中发现，很多部门的电子文件档案管理人员综合素质偏低，在很大程度上影响了电子文件档案管理的质量。例如很多部门缺乏专业的电子文件档案管理人才，部门的电子档案文件管理工作只是由部门内部的其他人员来兼职，但是这些人员的技能素质无法满足现代化电子文件档案管理的要求，在很大程度上影响了电子文件档案管理工作的质量。一方面，要进一步完善电子文件管理责任制度，将部门电子文件管理责任落实到各位职工，有效防止电子文件档案管理工作中相互推诿责任现象的出现，进而有效提高电子文件档案管理水平。另一方面，各个部门还必须要建立电子文件档案管理监督制度，组织专门的人员负责监督电子文件档案管理工作，及时发现电子文件档案管理中的不足，并且及时采取解决措施。同时，提高其他文化事业管理部门之间的具体合作，从根本上广泛征集与收藏，整理出反映地方发展历史以及文化特色的档案，进行编辑与研究精品化，充分發挥文化的具体功能，提高档案的文化品味，从实质上体现社会化与服务化的特点使其更加简洁便利。[4]

3 结 论

综上所述，伴随着我国现代社会的不断发展与进步，相关信息化的管理技术也在如此情形下不断地被推进发展，电子文件档案也进入到人们的日常生活当中，并且逐渐被重视起来，但由于当前网络环境的变化较多，相关工作人员的文件档案数字化管理工作也被提出了更高的要求。档案数字化管理建设的过程当中，相关工作人员要全面地考虑到其中存在的问题并且针对其问题提出相应的解决措施，必须主动加强对于档案数字化的管理，只有这样才能够对电子文件档案的安全程度做出一定的保障。同时，相关单位也要加强对人才的培养与定期考核培训，不断完善档案管理制度，只有这样才能够有效地提高电子文件档案管理水平。

参考文献：

[1] 董文弢.机关档案数字化建设标准研究——以苏州市机关文档管理中心为例 [J].中国档案，2017（11）：44-45.

[2] 赵淑梅.数字时代我国档案保护技术发展趋势——基于1987-2015年国家档案局优秀科技成果奖的统计分析 [J].档案学通讯，2017（2）：72-76.

[3] 丁德胜.数字档案室在档案信息化建设中的价值与前景——从机关角度探讨电子文件/电子档案管理权责、思路与方法 [J].中国档案，2018（2）：30-33.

[4] 蒋幼林.数字时代背景之下供电企业档案管理工作进行的过程中应当注意到的问题 [J].城市建设理论研究（电子版），2017（8）：285.

作者简介：冯治霞（1970.07-），女，汉族，河南鹤壁人，档案助理，毕业于中共中央市委党校，本科。研究方向：档案管理。