加强机关事业单位档案规范化管理工作的思考

张国红

摘 要：在信息技术和互联网的快速发展的当下，为了能够使实际的档案管理工作能够紧跟社会发展的步伐。相关人员必须要对传统的档案管理工作进行全面的分析和研究，在充分的掌握档案管理存在的问题之后，采取有效的措施和方式全面提升档案管理工作的科学性和规范性。

关键词：加强；机关事业单位；档案规范化管理工作；思考

机关事业单位当中的档案不仅包括人事档案和资源档案，还包括了单位发展过程当中各个阶段的重要资料，是单位领导层决策和管理过程当中的重要依据，也是单位全面发展的科学导向。因此，机关事业单位必须要全面加强对档案管理工作的重视，不仅要定期的引进具有较高管理水平和管理能力优秀人才，还需要对传统的管理方式和管理模式进行全面的改革创新，结合社会发展的趋势构建较为完善的档案电子信息数据库和档案管理系统。

一、现阶段机关事业单位档案规范化管理过程当中存在的问题

（一）管理方式陈旧

在实际的档案管理工作过程当中，部分的机关事业单位仍然将管理的重心放在纸质文档上，也没有对管理方式进行相应的创新和调整。而纸质文档在保管的过程当中会因为受潮或者其他原因而导致重要信息缺失，在实际使用过程当中，可能会花费几天或者几个小时有时间才能够找到所需的档案。这种管理方式不仅会极大的降低档案的利用效率，还会增加管理人员的工作压力和工作负担。墨守成规的使用传统的管理方式，甚至可能对机关事业单位的发展造成一定程度的不良影响。

（二）管理水平较低

部分机关事业单位认为档案管理只是一般简单的后勤工作，并不会在档案管理方面花费较多的人力和物力，这将会极大程度的降低档案管理工作的效率。另外，还有的机关事业单位认为档案管理工作并不能创造可观的利益。因此，没有及时的引进具有较高管理水平的工作人员，而是选择一些工作能力较差或者临近退休的员工来兼职担任档案管理员。这部分的管理人员并不能够认识到档案管理工作的重要性，在实际管理过程中容易出现相对较多的问题。如，态度不端正、填写不认真、内容简单、字迹潦草、错误较多。

（三）管理制度落后

受到传统管理观念的影响，大部分的机关事业单位的档案管理制度都是针对纸质文档管理而制定的。而在进行管理工作的创新和改革之后，相关人员并没有根据管理情况来对管理制度进行相应的革新。这就使得实际的管理制度不能够有效的指导档案管理工作的开展，这将会使档案管理工作的整体效率和质量大打折扣。另外，虽然机关事业单位都根据档案管理要求设置了相对较多的科室来储存档案，但却没有聘请足够的专职档案管理人员，而现有的兼职管理人员普遍存在管理能力较差、人数较少、动性相对较快的情况，但相关人员却没有对实际的培训情况进行具体的规定。

二、全面加强机关事业单位档案规范化管理工作的有效措施

（一）全面的升级档案管理方式

机关事业单位需要安排专业的管理人员，对原有的档案进行全面的检查和更新，同时还需要对已检查过的数据进行有效的核算，以确保单位内部的相关档案都能够准确无误。另外，管理人员还需要全面的加强全新的信息化管理系统的全面构建，在原有的基础上不断的引进先进的管理方式和管理手段，科学的对机关事业单位的档案进行有效的收集和整理，然后根据实际的要求对其进行归档和利用。另外，为了全面提升管理系统的安全性，还必须要定期的安排专业人员对相关的设备和仪器进行检测，及时的进行病毒检验并升级病毒软件。此外，还可以利用照片、录像等手段来进行各种档案信息数据的储存，也可以利用数字化扫描的方式最重要的文档进行科学备份，将其妥善的保存在电子信息数据库当中。然后员工通过验证登录账号和密码的方式就能够浏览系统当中的各种资讯，并能够根据自己的需求通过信息结束快速高效的获取相关的文字、影音、图像等的重要信息。

（二）提高工作人员的管理能力

机关事业单位可以从招聘阶段入手提高对专职管理人员的各方面要求，不断的引入具有较高专业能力和管理经验的优秀人才。在正式入岗就业之前，必须安排相关人员实际的参加岗前培训，只有能够取得就业资格的工作人员才能够直接的参与到档案管理工作过程当中。另外，必须要对现有的专职或者兼职的管理人员进行全面的培训，不仅要加强专业知识和管理技能的培训，还需要加强职业精神和管理能力的培养。此外，还可以借助互联网络上的远程视频来进行学术的交流，或者聘请具有较高管理能力的专家和学者到本单位进行演讲。

（三）建立较为健全的管理制度

健全的管理制度是档案管理工作规范而有序的开展的关键所在，因此，相关管理人员需要根据我国档案局出台的与档案管理有关的法律法规，结合本地区和本单位的具体需求，综合的制定的全新的行业技术标准和档案工作规定。机关事业单位不仅要在档案管理过程当中明确对搜集、整理、分类、录入、归档、储存等不同环节有具体要求，如，建立完善的分类大纲、规定档案的归檔范围、明确档案的处理流程、建立健全安全管理制度、出台完善的保管利用准则。还可以充分的结合信息化档案管理工作的要求对管理制度进行相应调整，在原有的基础上增加档案信息系统管理制度、电子数据库管理制度，网络安全管理制度等。此外，还需要针对管理人员建立相应的档案规范化管理培训制度、档案管理工作绩效考评制度、档案规范化管理工作奖惩制度等。

综上，相关工作人员不仅要根据传统的管理经验全面加强对纸质档案的管理，同时也需要充分的利用新媒体手段来进行全新的规范化档案管理工作。首先，可以不断的引进具有较高管理水平和管理效率的全新管理方式和管理理念，然后在充分的利用互联网络和电子计算机构建较为完善的信息化管理系统，全面的对机关事业单位的所有档案进行精准化和高效化的管。另外，还必须要利用各种有效途径和方式全面提高管理人员的综合管理能力，不断的加强较为完善的规范化管理与制度的全面建设。这样才能为档案管理工作的全面开展和机关事业单位的全面发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]姜丽娜.浅析加强机关事业单位档案规范化管理的思考[J].办公室业务，2018（10）：118.

[2]贾春丽.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].办公室业务，2018（08）：106.

[3]苏侠.机关事业单位档案规范化管理探讨[J].办公室业务，2017（23）：97.

（作者单位：广东省深圳市龙华区安全生产监督管理局）