医院OA工作流的设计与应用

张鹏

摘 要：目的 通过介绍OA系统的工作流的原理、表单和流程设计、流转、查询、监控、超时统计分析、工作委托等主要功能，分析了医院工作流程标准化的需求，结果使医院实行工作流程规范化、标准化的管理，增加了管理工作的公正性与公开性，提高流程运转效率，为主管部门领导管理和决策提供依据。

关键词：人体解剖学；信息化；教学模式改革

中图分类号：TP317.1 文献标识码：B DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2018.12.000

文章编号：1006-1959（2018）012-0000-02

Abstract：Objective To introduce the main functions of workflow principle，form and flow design，flow transfer，query，monitoring，time-out statistical analysis，and work entrustment of OA system，analyze the requirements of hospital work flow standardization，and make the hospital implement the work flow standardization and standardization.The management has increased the fairness and openness of management work，improved the efficiency of process operations，and provided the basis for the management and decision-making of the competent department leaders.

Key words：Human anatomy；Informatization；Teaching model reform

随着医院管理信息化建设不断加快，OA办公系统的标准化、自动化办公已深入人心，而工作流系统正是OA系统的核心模块。通过设计表单、流程来规范工作流程管理、提高工作的执行效率和准确度、使医院运营更加有效、规范[1]。本院OA办公系统基本框架见图1。

1 工作流的原理

工作流就是把相同类型的工作文档、信息或任务化解拆分为多个步骤，由多人来一起协同来完成。比如：固定资产报废须填写报废单，经审计、固定资产小组、主管领导等人员逐级审批，填写申请单和相关主管领导审批办理的这些环节就是流程步骤，在之间进行传递与执行的过程就是工作流[2]。

2 工作流程需求分析

自OA办公系统正式实施后，经过全院访谈概略了解医院的实际组织结构和各岗位分工协作情况。重点调研对专科访谈，摸底目前科室的实际工作清单和大致流程。通过WORD和VISIO对工作表单和流程进行标准化描述、记录。到沟通验收请科室负责人对标准化描述的流程表单与实际情况进行比较、修改、确认。并在此过程中通过培训使其掌握对工作进行标准化描述的技能。软件录入--将标准化流程和表单通过OA软件系统进行编译和录入。在此过程中，为重点科室培训“能独立进行表单设计、流程设计、软件录入、操作培训”的重点人才[3]。

3 工作流设计

工作流设计主要分为表单设计和流程设计两部分，OA系统中提供了表单控件及子流程、流程权限设置等方面组成。

3.1表单设计 登陆OA→进入系统管理→工作流程设置→首先在所属部门下建立表单分类。表单设计格式可以用Front Page、Dream Tongda等网页设计软件或Word设计，设计好后复制、粘贴到OA的“表单智能设计器”中，再添加表单编号、日期、控件就可以通过“表单”来实现与工作有关的数据，“表单”是数据的载体，相当于日常使用的工作单、申请单等各类纸制或WORD表单。

3.2流程设计 在工作流模块中，一切的工作过程都需要用“流程”的定义来展现，流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，可以由管理员事先定义好，自由流程无需定义步骤。每个步骤都需要设定基本属性、经办权限、可写字段、保密字段主办人、经办人、下一步骤、转入转出条件等信息，当类似流程也可以用克隆来复制上一步骤设置，提高工作效率。

3.3工作流使用 进入工作流→新建工作，选择所在科室目录下的流程即可新建。如果在流程设计时经办权限没有该用户，则该用户在新建界面下将无法看见这个流程。

3.4工作流程流转 工作流的办理主要是从流程发起、接收流程直至流程转交结束，接收流程后点击主办即可对流程进行处理。在接收流程表单中填写相关信息后，将流程转交下一主办人员进行办理。图2设计流程为：申请人收文填写申请单→院办主任拟办意见→院领导批示→院办主任审阅→申请人按批示转发文件或并发文件会签，最后文件办结归档。

3.5流程查询 通过工作流→工作查询选择流程名称、范围、状态、流水号等功能查询流程流转到哪一步骤，是否有新的批示，甚至可以根据自定义的表单内的各个自段内容进行查询，也可以导出Excel文件进行分析。

3.6流程监控 通过对工作流的监控，执行中的工作流程和已完成的流转工作，任何流程都可以指定监控人员，监控人员可随时转交下步或终止流程（自由流程）具有强制转交下一步、删除当前流程、强制委托和进行超时流程催办的权限。监控人员和查询人员都可以查询该流程全部工作，可以形成数据报表、超时统计分析、流程日志查询、工作委托、工作销毁。

3.7超时统计分析 可以根据流程步骤设计办理时限统计流程超时以及超时的具体时间，并可以统计结果进行分析，纳入员工绩效管理。

3.8工作委托 如果因为有事或外出无法办理流程，流程审批人可以利用工作流委托规则将需要委托的流程提前委托，并设定好委托工作期限。设置完成后在有效时间内，需要经委托人审批的指定工作流程的工作会自动交给被委托人办理。

4 应用效果

4.1规范流程管理 利用OA系统工作流模块可以便捷的设计、新建、修改行政公文流转、人事管理、物资药品申请与采购、财务结账保修等办公流程，流程设计完成后，有一个固定的流转顺序，减少了人与人互相之间的接触，避免了各种人情关系的不规范操作，增加了管理工作的公正性与公开性[4，5]。

4.2提高运转效率 流程发起人可以方便地查询流程经办人接收时间、办理时间、办理意见等状态，流程设计人员设置每个步骤流程时限后，系统可以短信提醒超时限未接收流程或未办理完毕流程的主办人员，避免因工作延误或拖沓等人为因素造成工作效率低下，节省工作流转时间、提高了工作效率。

4.3为主管部门领导管理和决策提供依据 在OA系统通过工作流查询与监控，可以根据权限查询下属员工的信息；了解到每个员工一段时间内的工作流完成情况和办理时间，为科室主管对科内工作的的掌控和监控提供决策支持。

参考文献：

[1]刘盛.OA 系统在现代制造企业的应用研究[J].企业技术开发，2012，31（11）：35.

[2]袁东锋，袁海泉.平煤集团办公自动化系统开发与应用[J].煤炭技术，2013，32（6）：269.

[3]苏玉成，蒋昆，黄陆光，等.西京医院办公自动化系统的建设[J].中国医疗设备，2014，29（2）：104-105.

[4]管震.浅议办公自动化的系统设计和实现[J].电子商务于电子政务，2013，9（11）：2747-2748.

[5]周强，范红艳.基于.NET技术的协同OA系统在医院的应用[J].中国医疗设备，2014，29（1）：104-105.

收稿日期：2017-10-9；修回日期：2017-10-25

编辑/钱洪飛