浅谈企业档案信息化工作体系建设

赵得飞

摘要：企业档案信息化是指企业应用信息技术手段对归档文件材料进行信息采集、加工、存储、利用的管理过程和工作方式。本文以作者所在单位-驰宏会泽矿业分公司为例，对公司的档案信息化现状进行阐述，并从档案信息化工作体系建设的角度，提出一定的解决措施，以供参考。

关键词：档案;信息化;工作体系

随着信息技术的不断发展，大数据时代的到来对社会、经济、文化等各方面产生了深远影响，深刻的影响着人们的生产生活和思维方式。在大数据背景下，传统的档案管理模式已不适应社会发展的需要，档案信息化建设成为必然要求。

一、档案信息化现状及存在的问题

云南驰宏锌锗股份有限公司会泽矿业分公司是一家矿山企业，位于云南省曲靖市会泽县矿山镇， 其生产经营活动主要围绕地质、测量、采矿、选矿、充填等工作进行。其形成的档案主要有文书档案、人事档案、会计档案、基建档案、地质档案、测量档案、采矿档案、选矿档案、设备档案、科研档案、实物档案、声像档案。近年来，驰宏会泽矿业在OA无纸化办公方面发展迅速，但档案信息化基础还较为薄弱。一是档案管理模式依然是“档案主管部门设档案专职人员，其余部门设档案兼职人员”，档案实行定期归档;二是档案保管实行纸质文件归档保存与网络存储器存储并行，档案的统计与查阅工作极为不便;三是档案利用由档案用户到档案主管部门进行查阅，档案利用工作比较低效。现有的档案基础设施及档案工作模式难以实现档案信息资源的共建共享。

二、措施

企业档案信息化是指企业应用信息技术手段对归档文件材料进行信息采集、加工、存储、利用的管理过程和工作方式。在档案信息化建设中，一要坚持统筹规划，二要坚持同步原则，三要坚持创新管理。一方面，按照“档案管理软件+数据库+服务器”的方式，对档案信息化基础设施进行布局。在档案管理系统建立后，要对各类档案著录、查阅利用、统计、鉴定销毁等流程表单进行设定，保障各项档案工作按标準开展。另一方面，进行档案信息化工作体系构建，保障档案信息化工作平稳、有序推进。本文主要从档案信息化工作体系建设角度出发，对于档案信息化工作的推进，提出一定的解决措施。

（一）继承与创新，优化档案工作模式

随着信息技术的发展，对档案工作产生了深远影响，档案管理必须在继承已有档案框架基础上，打破传统管理模式和管理手段。“档案主管部门设档案专职人员，其余部门设档案兼职人员”的档案管理模式时空局限较大，难以实现档案即时归档和档案信息资源共建共享。为顺应大数据时代的发展要求，应实行“全员共建共享”的档案管理模式，必须优化原有的档案工作流程，建立顺应发展需要的档案归档流程和档案查阅利用流程。（见图1）

（二）宣传与培训

档案信息化工作的推进要积极对档案信息化的重要性和必要性及档案管理模式的转变等进行宣传，转变档案工作观念。同时，在档案管理系统各业务表单设置完后，要开展档案管理系统应用培训及档案著录归档、查阅利用业务培训，保障档案管理系统有效运行。

（三）完善档案管理制度，加强监督与指导

1.完善档案管理制度

档案管理模式的转变，原有的档案管理制度已不适合档案信息化工作要求，必须对档案管理制度进行优化完善。首先，需要对档案工作归档时间进行优化。在“共建共享”档案管理模式下，档案信息归档要体现时效性，实现档案即时归档。其次，需要对档案管理职责权限进行优化，信息技术部门负责档案管理系统的运行与维护，档案主管部门集中统一管理公司所有档案，各单位、部门负责管理本单位（部门）内的档案，可自行查阅本单位（部门）内的档案信息;最后，要对档案工作的方法和要求进行修改完善，根据档案数字化规范，统一标准，开展档案信息著录归档工作。

2.监督与指导

监督，是管理的重要环节，是促进工作计划开展、完成工作目标的重要方式。在档案信息共建共享的档案管理模式下，档案主管部门必须强化档案监督、指导职能，保障档案信息即时归档。通过制定档案管理考评制度，从档案信息著录归档及时性、完整性、规范性等方面定期对各单位、部门档案工作进行检查考评。对于工作检查中存在的问题，要制定整改措施，明确整改责任人、整改时限、验收标准，并进行跟踪、落实，形成闭环管理，督促各单位部门及时、规范地完成档案信息著录归档。

（四）统筹规划，有计划有目标的开展各项工作

档案信息化工作应按照“现存档案数字化，新增档案网络化”的思路进行开展，对档案信息化工作进行统筹规划，制定工作计划，在新增档案网络化的同时，要开展现存档案数字化工作，将现存纸质档案扫描挂接，著录入档案管理系统。为保障各项工作的有序开展，档案主管部门要定期组织召开档案工作例会，例会内容围绕目前档案信息化存在的问题进行分析交流，并进行相应的协调。同时，要对下一步的档案工作计划进行说明，制定目标，确定完成时限，并进行相应的业务培训，保障各类档案信息及时、规范地著录入库。

参考文献：

[1]何秀兰.企业档案管理实务[M].成都：四川人民出版社， 2017：234-256.