企业档案外包服务风险因素与防范措施之我见

李薇

摘要：将企业内部档案文件管理外包给专门的档案管理机构成为企业档案外包。企业档案外包不仅能够使档案管理的成本大大降低同时提高管理效率，还可以提高企业的竞争力，让企业快速应对周边环境变化的管理模式。目前大部分企业都将档案外包，在获得一定好处的同时也面临着一些服务风险。本文主要对企业档案外包服务风险因素进行探究，并提出了一些防范风险的措施，希望能够为相关企业做一些参考。

关键词：档案；外包服务；风险；措施

一、企业档案外包服务风险因素探析

尽管企业将档案管理业务外包能够很大程度上减少企业档案管理的成本，并收到良好的管理效果，但是企业将档案业务外包面临的风险也不容小觑，下面从档案原件丢失或损毁以及档案信息泄露两个方面进行分析：

（一）档案原件丢失或损毁风险

档案在寄存外包和数字化外包的过程中容易发生档案原件丢失或损毁的状况。档案外包需要对档案进行搬运，倘若在外包过程中没有进行很好的管理，档案丢失和损毁等现象就容易出现。数字化外包与寄存外包相比，更容易使档案原件丢失或遭到破坏。把档案存放于外包企业，可以方便管理，因为涉及的人员较少，而且移动或开箱检查的可能性很小，所以档案原件很少会 因为处理不当而丢失或者被破坏。然而在进行数字化管理时，要对档案进行开箱扫描、搬运等等一系列环节，非常容易发生原件丢失等情况，档案原件丢失或损毁的风险较高。

（二）档案信息泄露风险

档案记录的内容是其价值所在，档案内容泄露的风险在存在档案外包的各个环节中，档案信息泄露很可能给企业带来不可估量的损失，所以保护档案的安全是非常必要和关键的。在档案寄存外包的过程中，档案信息的阅览或者寄存没有封箱移库都是很容易导致档案内容泄露的；在档案数字化外包的过程中，开箱扫描及核对等过程容易使档案泄露；在档案信息化外包的过程中，外包企业对信息系统进行维护或相关人员对档案进行查阅时容易导致档案内容泄露；除此之外，部分企业还将档案销毁业务外包，如果销毁不够全面彻底，或者没有对销毁过程加以严格的管控，此时档案的信息就容易泄露出去。

二、企业档案外包服务风险防范措施

为防范企业档案外包服务的风险，应该采取针对性的措施来消除档案外包过程中可能发生的各种问题，在有效进行档案管理工作的同时保障档案信息的安全，避免档案信息外泄。下面主要从四个方面进行阐述：

（一）合理选择外包企业

外包企业的资质是影响企业档案安全的直接因素，在与外包企业合作时，要慎重选择外包企业，保证外包企业的资质达到要求，为档案管理的安全提供一定的保障。企业需要审核外包企业的性质，了解其背景和管理人员的相关信息等等。根据法律要求，档案业务外包机构要有独立的法人资格，可以独立承担民事责任，无不良记录或违法行为，并进行保密资质认定等。除此之外，要求外包企业的注册资本高于一百万元人民币，人数在五十人以上，有丰富的档案管理经验，具备相关的档案管理设施设备，具有健全的管理制度和高素质的档案管理人员等等。

（二）确定合同细节，明确权责

与外包企业签订合同时，要确定合同细节，明确双方的权责问题，为双方履行义务或行使权力提供法律支持。合同是双方行为的标准和依据，所签订的合同中要包含业务范围、违约责任以及人员管理等等一切相关的内容，尤其是涉及档案安全的条款，如保密协议等，需要对其有高度的警惕和进行严格的处理。可以通过增加处罚力度来约束外包企业的行为，一旦外包企业有违法等行为将会承担巨大的赔偿责任，外包企业为保证自身的利益，会对档案信息的安全更加关注。这是保障企业档案信息安全，降低企业档案外包服务风险的重要措施。

（三）对外包企业进行有效监督

签订合同后，双方应该根据合同的规定进行档案业务管理。企业要对外包企业进行有效的监督，降低档案服务风险。企业要时刻掌握外包企业档案管理业务的运行状态，能够确保外包企业能够遵守合同规定进行档案管理工作，发现档案管理过程中的风险问题并及时采取应对措施。对外包企业的监督，不同的外包方式有不同的监督方法和监督内容，下面分为寄存外包、数字化外包和信息化外包三个方面进行阐述：

首先，在企业进行寄存外包的过程中，企业应该检查寄存在外包企业的档案箱是否存在破損等安全问题，倘若发现了问题，那么要求外包企业及时对此进行整理和改进，若外包公司处理不全面，那么应该收回所寄存的档案。其次，在企业进行数字化外包过程中，企业应该对外包企业的档案管理的各项业务进行监督和管理，若发现安全隐患，马上与外包企业反映，让外包企业能够及时解决安全问题。最后，在企业进行档案信息化外包的过程中，要严格检查外包相关人员的各项操作是否安全合理，避免档案信息泄露和文件丢失等状况的出现，为档案信息安全提高强而有力的保障。除此之外，企业要设立专门的监督小组来监督外包企业，为企业档案外包服务的安全提供多重保障。

（四）加强与外包企业的往来与交流

降低企业档案外包服务的风险是企业和外包公司双方需要共同努力的。首先，外包主体应该主动跟进档案管理的状况，同时承担外包业务的企业要自觉向外包主体反馈相关信息。因此，在与外包企业合作的过程中，企业要加强与外包企业的往来和信息交流，使双方能够保持相同的步伐，实现共赢。双方企业的高层领导应该进行定期的会谈交流，根据在合作过程中出现的意见不统一的状况进行协商，为将来双方对档案管理的相关工作的顺利进行打下基础。除此之外，档案管理人员的意见或建议也是非常重要的。企业应该让档案的管理者说出自己的需求和想法，减少因为信息交流不到位而引发的各种风险，保证档案外包的安全性。

参考文献：

[1]苗欣.企事业档案管理业务外包研究[D].北京林业大学，2016.

[2]方雪.企业档案外包管理研究[D].安徽大学，2016.

[3]郭晋.企业档案管理外包风险和对策研究[D].黑龙江大学，2015.

（作者单位：天津海泰数码科技有限公司）