水库工程档案分类管理与策略

摘 要：水库的建设有助于防洪，对工业、农业用水发挥了巨大的作用。在水库建设和管理的过程中留下了大量珍贵的工程技术资料，这些工程档案对水库有着重要的影响，本文对科技档案在分类管理与利用进行了探讨。

关键词：水库建设；工程档案；分类管理与策略

1 水库工程档案管理存在的问题

1.1 工程档案设备不完善，投资少

虽然我国在水库工作方面投入了一定的资金，但是在工程档案设备这一方面的投入量却有一定的有限程度，导致了科技档案设备不完善，管理工作效率效益不高的现象。其实水库工程档案的管理工作和管理设备都需要资金做强力的后盾，这样才能提高工程档案的管理水平，使管理更加的合理标准化和科学化。

1.2 工程档案管理人员专业知识匮乏，自身素质有待加强

很多水库的工程档案管理人员一般都是用非档案专业管理人员代替，这些工作人员没有丰富的专业知识，也没有经过专业的培训，因此缺乏管理的专业知识技术，对工程档案知识进行一般的收集整理、归纳存放等，电子工程档案也是如此，致使工程档案管理问题成为一个难题，无法充分发挥工程档案的作用。

1.3 有关部门管理意识薄弱，工程档案管理人员责任不强

管理人员对工程档案的管理工作不给予高度的重视，思想观念还停留在传统上面，只觉得科技档案的管理工作没有任何意义，就是对资料进行收集整理，归纳存放而已，而且又没有任何经济价值。除此之外有关部门的管理意识不强，没有对有关项目的各种资料进行管理，同时也没有加强对资料的收集整理、归纳存放，等到项目工作完成后，才把大量且凌乱的资料拿给科技档案管理人员。

2 水库工程档案的分类与标注方法

2.1 根据水利部《水利工程建设项目档案管理规定》〔水办[2005]480号〕和《科学技术档案案卷构成的一般要求》等有关业务建设规范，结合水库工程建设特点将水库工程档案分为：建设管理、勘测设计、施工、监理、竣工验收五类。

2.2 档号的标注方法

档号：由分类号、类别代码、案卷顺序号和间隔号组成。

分类号：以建设管理、勘测设计、施工、监理、竣工验收进行档案分类，由工程项目代字和类别代码组合。

案卷顺序号：用阿拉伯数字1、2、3……分别编制流水号。

间隔号：上位类和下位类之间用“·”间隔号，分类号与案卷号用“——”间隔号。

2.3 具体分类方法

1）建设管理类（DJKC·1）

主要包括上级部门批文、工程相关合同、招投标资料、工程建设管理有关制度、基本建设月报等资料，分别进行分类组卷。

2）勘测设计类（DJKC·2）

主要包括工程地质勘察报告、大坝安全鉴定资料、初步设计及施工图等资料，分别进行分类组卷。

3）施工类（DJKC·3）

主要包括开工报验资料，原材料出厂合格证、质量检测，混合物试样抽检，施工日志、施工月报，隐蔽工程验收记录，自检资料，往来文件，验收申请，竣工图，影像等资料，分别进行分类组卷。

4）监理类（DJKC·4）

主要包括监理合同、监理规划、监理细则、监理管理制度、进场通知、会议纪要、监理日志、监理通知、监理抽检资料、监理旁站记录、见证取样等资料，分别进行分类组卷。

5）竣工验收类（DJKC·5）

工程验收申请报告及批复、各参建单位工作报告、档案专项验收意见、竣工技术预验收工作报告、竣工验收鉴定书，蓄水安全评价报告、竣工验收质量检测报告、竣工审计资料，分部单位工程验收鉴定书，图片声像等资料，分别进行分类组卷。

3 水库工程档案管理与利用问题的解决措施

3.1 加强领导、明确职责

项目法人对工程档案工作负总责。建设单位、设计单位、施工单位和监理单位必须加强领导，将档案工作纳入工程项目建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费，确保月亮湾水库工程档案工作的正常开展。建设单位在做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。按照鲁甸县月亮湾水库建设项目文件材料归档范围的内容，建设单位负责监督检查和培训指导设计、施工、监理单位开展工程项目档案的收集、整理、立卷归档工作，全面负责建设前期、建设管理等文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作；设计单位负责完成设计类文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，按要求向建设单位移交；施工单位负责完成相应的施工文件材料、工艺设备文件材料、科研项目文件材料、生产技术准备试生产文件、财务器材等的收集、整理、立卷和归档工作，按要求向建设单位移交；监理单位负责监理文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，按要求向建设单位移交，在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查，在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。施工单位、监理单位共同完成竣工文件的收集、整理、立卷和归档工作。

3.2 加强管理工作人员的自身素质，提高他们的综合能力

第一，有关部门领导应该加强对工程档案管理工作人员的培训，提高他们专业知识的水平，例如，让他们熟悉熟知《水利科学技术文件材料归档范围和保管期限表》等。第二，工程档案管理人员必须加强自身素质，不进要求具备丰富的专业知识，还要自觉的学习有关方面的专业技术。第三，由于工程档案管理需要用到计算机做管理工具，因此这就要求工程档案管理工作人员必须加强对计算机操作的学习。第四，有关部门的领导还应该要求工作人员对有关水库工程的水利方面基本知识的学习，这样有助于准确无误的找出档案使用者需要的资料。第五，还应该加强系统内部管理人员的交流培训，借鉴优秀的管理方法，摒弃不科学的管理方法，从而满足实现水库对工程档案的工作需要。

3.3 完善管理制度，落实责任人

有关部门的领导应该加强管理意识，投入相应的资金在阶级档案管理的工作上，定期的对设施设备进行维修维护；同时还要树立管理人员的管理意识，完管理制度，配置专门的管理人员对工程档案进行管理，落实责任人，明确工作人员的职责范围，除此之外，还要严格要求相关工作人员必须确保工程档案与工程项目的“同步管理”。

3.4 利用现代化技术，提高科技档案的管理水平

水库工程档案随着时间的增加而增加，太多的档案资料便于档案管理人员的寻找。因此这就要求档案管理工作人员利用现代化技术对工程档案资料进行管理，每个工作人员都应该配有相关的电子档案管理软硬件，建立科技档案信息系统，实现科技档案的自动化、智能化，从而提高科技档案的管理水平。

工程檔案在水库工作中占有非常重要的地位，它既为水库建设工作提供强有力的依据，又是水库建设工作过程中真实的记录资料，工程档案的利用价值会越来越高，因此我们应该增加对工程档案的管理，充分发挥工程档案为社会服务的功能。

参考文献

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[2]焦丽燕，范建书.浅谈水利科技档案的开发与利用[J].河北水利，2015，（11）：45.

[3]刘凤鸣，董金国.汤河水库档案资源利用与开发[J].兰台世界，2016，（13）：44.

作者简介

贾秀平（1970-），女，汉族，河南嵩县人，本科，河南省洛阳市陆浑水库管理处馆员，主要从事档案管理工作和研究。