事业单位档案的保存与利用分析

摘 要：事业单位日常管理工作内容日益增长，档案管理的复杂程度不断增长，传统的管理方法已经不能满足档案的保存利用要求。本文首先阐述了事业单位档案的保存与利用的现实意义，而后分析了事业单位档案保存与利用存在的问题，最后提出了一些事业单位档案保存与利用的管理方法，以期为事业单位档案保存与利用提供参考意见。

关键词：事业单位；档案保存与利用；现实意义；存在问题；管理方法

事业单位日常管理运行会产生种类繁多、数量庞大的文档，这些档案的保存与利用对事业单位日常工作的顺利开展具有十分重要的影响。同时，事业单位档案保存与利用的管理水平也在一定程度上体现了事业单位的管理水平。为了提高市场竞争力，谋求长远稳健的发展，事业单位必须不断提高管理水平，充分重视档案的保存与利用。

1 事业单位档案的保存与利用的现实意义

政府机关、学校教育部门、医疗服务机构等都是事业单位，事业单位涵盖内容广泛，涉及到社会多方面，在社会公共服务中发挥了至关重要的作用。比如，政府机关和学校教育部门的事业单位对社会的文明、法治发展进步具有重要的推动作用，对社会秩序具有关键性的影响。再如，医疗服务机构的事业单位是国民健康的重要保障，为国家公民提供基本的就诊服务。因此，事业单位的运营对国家、对社会、对人民都具有重要影响。

事业单位经历了长期的运营后具有丰富的档案管理经验，事业单位档案的保存和利用将事业单位的运行状况真实、可观、可靠地呈现在人们面前。此外，事业单位档案的保存与利用在某种程度上也是对事业单位办事效率、公正性、真实性的检查。事业单位档案信息管理经验可以作为其后期业务拓展的参考和依据，为事业单位的决策提供更加可靠、丰富的信息，不断提升事业单位的社会服务水平。为此，提升事业单位档案管理水平，完善其档案的保存与利用，是社会发展的必然要求。

事业单位的服务对象是广大人民群众，其档案管理工作具有大众性、社会性的特点。目前，我国正处于一个社会转型的特殊时期，具有突出的经济与社会矛盾。当前的国情更需要事业单位深入分析大众心理，做好档案的保存与利用，提升办事效率，优化服务质量。

2 事业单位档案保存与利用存在的问题

客观地说，事业单位对档案管理已经有了充分的认识，对档案管理的重要性也有清晰的认知，对档案资源给予了越来越多的重视，但事业单位档案管理仍存在一些亟待解决的问题。第一，事业单位对档案资源的利用效率低。事业单位采用的档案资源开发方法通常是资料查阅或借阅，非单位内人员查阅档案信息具有较大的限制，档案资源缺乏共享机制，使得档案资源不能得到深度开发利用，降低了档案资源的利用效率。第二，普通档案的管理不到位，组合管理力度不够，保存档案时存在档案破损、残缺现象，导致档案在完整性、精准性、有效性方面存在明显的不足。事业单位档案资源普遍存在资料破损、缺失以及无法长期存储的问题，引起这些问题的原因是档案管理人员没有贯彻落实档案管理制度，以及事业单位档案信息管理及保存技术比较落后。传统的档案管理理念和管理技术不能长久地保存档案资源。此外，事业单位的档案资源种类和数量不断增多，传统的档案管理方法对档案的保存与利用效率很低，已经无法满足现代事业单位档案资源管理的要求。第三，档案资源保存与利用力度不够，投入资金少，缺乏配套人员，基础档案资料的保存与利用比较落后。第四，事业单位档案资源的保存与利用采用的主要方法是以静制动，只有少部分档案信息是开放的，公开查阅的档案资料较少。

3 事业单位档案保存与利用的管理方法

3.1 加强档案的管理、开发

为了适应国家、社会、人民不断发展的要求，事业单位的档案管理效率必须不断提高，管理水平必须不断进步。现代事业单位的档案管理应积极采用先进的科学技术，充分利用现代技术的优势，如利用计算机功能，开发档案管理软件，通过先进的技术增强档案的保存与利用。事业单位档案管理部门应对档案的保存、开发、利用给予充分的重视，增强服务意识，以事业单位的中心业务为中心开展管理工作，以便为事业单位的运营决策提供可靠、有效的信息资源。事业单位应不断寻求发展进步的空间，积极开拓服务领域，开展多项编研活动，做好档案资源的收纳、归集、利用工作，并以档案资源为依据进行专题汇编材料的编写，对档案资源信息进行多方位的开发利用。事业单位档案的保存与利用的管理应朝着规范化、延续化的方向发展，以为档案信息资源提供更加全面、高效的信息。在利用档案资源方面，事业单位应不断拓展利用范围，发掘档案的价值，充分发挥档案资源的作用，对档案资源的管理价值、科研价值、社会价值进行深入挖掘。同时，应将档案管理的重要性普及给更多的人，以挖掘档案信息的潜力。

3.2 建设高水平的档案管理队伍

档案管理队伍的质量和水平对档案管理工作的水平、质量、效率具有直接而重要的影响作用，要促进事业单位档案资源的管理的发展，就必须加强对档案管理队伍的建设。为了提高事业单位档案管理的专业性和标准化，应努力构建具有超高水平、超高技术、超高品质的专业档案管理队伍。建设高水平的档案管理队伍，首先应提高档案管理人员聘用的门槛，选用具有扎实的专业素养和较高综合业务水平及崇高品德的工作人员，确保工作人员能较好的满足档案保存与利用管理的要求。其次，事业单位应建立健全档案管理体系，以完善的、科学的档案管理体系规范化、标准化档案管理工作，对已入职的档案管理人员进行定期培训教育，不断提高档案管理人员的工作水平和工作能力，如提高管理人员的计算机操作能力，确保管理人员能很好的完成档案管理工作，具有独立解决工作难题的能力，从而提高档案信息的真实性、可靠性和精准性。此外，事业单位应积极引进掌握先进技术，具有超高专业素养和业务水平的档案管理人员，为档案管理队伍注入新鲜血液。构建高水平的档案管理队伍要求事业单位投入足够的人力和物力资源，協调单位内各部门的关系，营造良好舒适的工作氛围，充分发挥档案保存与利用的价值。

3.3 改进、创新档案管理理念

传统的档案管理理念已经无法满足现代事业单位档案管理的需求，事业单位的档案管理部门应勇于创新，不断改进、更新管理理念，完善管理方法，实现对档案的动态化、全面化管理。与此同时，事业单位需要对市场进行准确的定位，强化竞争意识，提高档案管理的效率和质量，积极采用先进技术，以现代信息技术逐渐代替纸质管理模式，建立电子档案信息，实现统一化的档案信息管理。此外，利用现代信息技术管理档案资源时应注意数据分类，建立不同种类的多媒体数据库，设置管理权限，以便在实现档案共享的同时保证档案的高效利用和档案资源的安全性。事业单位还应不断完善档案管理模式，保证档案管理的时效性和系统性，确保档案管理能很好地满足档案资源保存、利用、开发的相关需求，并促进档案管理工作的现代化发展。利用信息技术进行资源信息归档时，应保证能通过检索方式精准、快速的找到档案信息，为使用者体统更加便捷的档案服务。

4 小结

现阶段，我国事业单位的档案管理工作已经转变为数字化的档案管理模式。数字化的档案管理模式能有效提高档案管理的效率，并能实现传统纸质档案管理模式难以实现的档案信息永久性保存，且优化了档案信息查阅、利用的便捷性。档案信息化管理能促进事业单位的发展进步。

参考文献

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[2]刘亚.事业单位档案管理数字化建设[J].环球市场信息导报，2014，（23）：151.

[3]董晶晶.基于事业单位档案管理信息化建设的“五个基础”的相关探讨[J].卷宗，2014，（12）：71.

作者简介

车秀青（1984-），女，山西清徐人，汉族，助理馆员，现从事档案管理工作。