新时期加强机关事业单位档案管理的对策

冯治霞

摘 要：机关事业单位档案管理记载着单位的历史发展历程，也为未来单位的档案决策工作提供参考信息。随着我国的经济和科技的发展，时代在不断进步，档案管理作为机关单位重要的管理体系之一，加强机关事业单位档案管理对机关单位有着重要的意义。本文主要分析了当前机关档案工作存在的问题，并提出加强事业单位档案管理的重要对策，旨在提高机关单位档案管理的水平。

关键词：机关事业单位；档案管理；问题；优化；实施措施

新时期我国机关单位职工数量再不断增长，单位的管理压力也随之增大，同时也给档案管理带来更高的要求。现阶段，机关档案管理工作中普遍存在缺乏有效管理监督机制、使用率低下、管理人员专业素质不足、新技术新设备使用效率低等问题，严重阻碍了机关事业单位档案的管理水平，因此，必须加强机关事业单位档案管理，对机关档案管理进行优化。

1 当前机关档案工作的现状

1.1 机关单位档案管理缺乏有效管理监督机制

机关事业单位一般隶属于政府，一直以来在工作形式和内容上风格变化不大，在管理制度上也是如此。随着社会发展时代变革，机关事业单位的管理制度没有跟上时代变化，以至于一些传统工作方式已经难以适应当今社会发展需求。就目前看，机关事业单位内部档案管理制度上革新不多，导致在现行机制运行中制度不健全，管理上存在较大问题。有的机关档案管理缺乏有效监督机制，忽视了档案在机关单位中的重要性，在档案管理过程中没有按照流程进行，如有的档案卷宗标题、序列号不规范，卷宗内容缺少目录，组卷归档不系统、不合理，在档案收集过程中，缺乏有效甄别档案种类，一般档案和保密档案混放，更没有对档案管理全程进行有效监督管理，导致这些档案在归档借阅中缺乏保密措施，还有的机关内部领导对档案建设缺乏有效认识，档案室建设长期落后，有的档案室如同仓库，档案卷宗随意摆放、缺少必要存储设备[1]。虽然机关档案工作也有相关管理制度，但重视不够、疏于执行，导致档案管理形同虚设。机关事业单位档案管理缺乏制度，将大大降低档案所具有的真实和利用价值，这也成为机关事业单位档案管理的重点。

1.2 机关档案使用率低下

机关事业单位属于政府部门机构，不同于企业、公司部门重视经济利益，长期以来在工作中不注重效率和效益，形成一定的官僚拖拉作风，机关档案管理也是如此，对档案资源、信息资源从没有做过宣传，长期忽视管理，没能很好发挥作用，这就让机关档案原本具有的经济社会效益得不到发挥，一些机关档案被收集归档后被锁入卷柜束之高阁，在尘封的岁月中慢慢失去其应有的时代价值。等待它们的命运是档案到期后被付之一炬沦为垃圾。一些机关档案管理仍采用传统意义上的档案管理思想，不但采集归档繁琐，查阅过程也需多道手续，严重阻碍了我国机关事业单位档案管理使用效率。

1.3 机关档案管理人员专业素质不足，新技术新设备使用效率低

在机关事业单位中的档案室工作人员，普遍存在缺乏档案管理技能的特点，很多工作人员是机关领导委派，没有经过专业培训，对档案管理工作并不熟悉，在互联网技术和计算机新设备使用上，更显得档案管理技术技能捉襟见肘。一些机关档案管理人员仍存在手工检索现象。从机关档案工作人员选编和使用上能看出一些机关单位对档案管理工作并不重视，也忽视了对档案管理人员的岗位培训，虽然能跟随时代发展为档案室配备加装计算机、互联网等设备，但理论与实际操作始终不能同步，让一些档案管理人员无法操作这些现代化档案办公管理设备，加之管理制度松懈，计算机、网络、通信设备架设也落后于技术更新，导致现代档案管理基础硬件不达标，虽然采用计算机检索档案，但检索软件更新对硬件及网络要求的增高，软硬件不兼容问题层出不穷，档案自动检索出现延迟、重新检测现象，让一些机关档案管理始终徘徊在低档运行环境中[2]。人员专业素质不过关和基础硬件不达标，导致一些机关档案新技术新设备使用效率低下，大大降低整个检索的效率，因此降低了整体的有效性。

2 加强事业单位档案管理的重要对策

2.1 革新档案工作管理理念

由于一些机关单位档案管理缺乏有效的监督机制，相对于软、硬件不达标而言，档案管理思想理念的转变更加重要，由于机关单位属性特点，应对时代变化能力稍显滞后，档案管理理念受传统思想束缚影响较重，不利于适应新时代发展。因此要改变这样局面，首先要改变现阶段机关档案管理理念，要结合时代发展需求，以新理念、新技术推动机关事业单位实现高效档案管理。由于机关档案大部分有保密价值，在建档过程中要不断提升安全设置，加强对档案的安全管理。

2.2 档案管理库房利用新技术、新设备，全面实现现代化、智能化

机关档案要实现现代化管理，需要全方面对档案工作进行现代化建设，首先是档案库房管理上要实现现代化，要在档案室建立现代化管理系统，要全面应用计算机自动化技术，库房内文本档案仓库内要安装实时监控设备，对室内温度、潮湿、干燥等安全隐患进行自动监控和干预，由计算机智能程序负责，確保整个档案仓库24小时都会在监控下确保安全和防盗，解决了档案室需要工作人员人工监护问题[3]。机关单位要尽量全面推广电子文档，电子文档具有节能环保、内容丰富、易于传递收藏特点，相对于纸质文档来说具有无与伦比的优势，而且电子文档更容易检索应用，使用者可通过移动网络输入相应指令，不受地域限制查阅、下载文档资料，体现了现代高科技带给档案管理使用上的便利。与此同时，机关档案管理工作者要积极将原有纸质档案文件转换成电子文档，通过扫描、影像技术将纸质文档资料转换成电子数据存入相应电子档案目录中，这些措施对机关事业单位档案管理工作起到优化作用。

2.3 加强工作人员技能培训，对机关档案进行归类，提高档案管理安全性

从现代科技能力来看，先进的科学技术也需要人来操控，人才是整个档案工作的重点核心，为有效优化机关档案管理，必须要对机关档案管理人员系统进行档案管理升级培训，要对整个培训过程进行全程监控，最终只有合格者才能胜任档案室工作任务，这样做才能全方面优化改善机关档案管理工作，全面提升机关档案工作管理效率。

3 结束语

综上所述，档案是机关事业单位的一项重要组成部分，是机关单位的无形资产。新时期机关事业单位要不断规范化和信息化，主要各方面的综合配合，革新档案工作管理理念，全面实现现代化、智能化，加强工作人员技能培训，才能提高档案管理安全性，从而促进我国机关事业单位档案管理的全面发展。

参考文献

[1]宫艺.浅谈机关单位档案管理的现状及对策[J]. 赤子（下旬）， 2016（6）.

[2]赵喆.机关单位档案管理创新与改革探讨[J]. 卷宗， 2017（31）.

[3]周洁.浅析机关单位档案管理服务模式的创新[J]. 青春岁月， 2017（35）.