互联网时代档案管理思考

任爱荣

摘 要：档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理范围十分广泛，“互联网+”之前的传统档案管理，大多依靠纸质档案，有一定的局限性，效率较低，信息容易丢失。大数据时代已经到来，互联网技术的重要性已经毋庸置疑，本文分析了“互联网+”档案管理的优劣，浅谈现代档案管理工作如何真正适应互联网技术的大爆炸。

关键词：互联网；档案管理；信息化

1 档案管理的基本概念

1.1 档案

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1.2 档案的形式

档案的形式是指文种形式、载体形式、信息记录和表达形式。从转化为档案的文种来看，有公文、图纸、书信、电报、户籍、帐册、契约、合同、证书、书稿、日记、笔记等。从档案的载体形式来看，有甲骨、青铜、纸张、纸草、羊皮、胶片、磁带、磁盘等。从信息表达方式来看，主要有三种基本的表达方式，即文字、图像、声音。

1.3 档案管理工作

档案工作可以从两个方面来解读，首先从广义上说是指档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。从狭义上说是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。而档案管理工作是建立档案实体秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础的工作。档案管理工作主要包括收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、检索和编研。

2 互联网发展状况

作为21世纪信息技术的产物，我国互联网的发展速度已超出预期，基于此各行各业发生了翻天覆地的变化，互联网已成为生产建设、经济贸易、科技创新、公共服务、文化娱乐及生活的新平台，谁利用并更好的掌握互联网技术，谁就能在竞争中占据主动权。

据相关网络信息报道，截止2015年12月，中国网民规模达6.88亿，中国域名总数为3102万个，互联网普及率为50.3%。具体表现为：企业方面，企业“互联网+”应用基础更加坚实，越来越重视基础网络安全防护建设，每家企业都将互联网纳入企业战略规划，并积极开拓移动互联网营销业务及互联网供应链改造。个人日常生活方面，多数中国人几乎无时无刻不在使用互联网，网民规模增速有所提升，无线网络覆盖明显提升，在线教育、网络医疗、网络约车、网络支付已成规模，互联网更好的服务于个人生活。

3 传统档案管理面临的挑战

3.1 档案管理体制不完善。

我国企事业单位计划经济时期的档案管理体制，虽然得到了一定的成效，但是随着经济体制的不断改革，无论在理念上，还是管理模式上都呈现落后的态势，已经与当前社会发展要求不相适应，使得企事业单位档案管理中出现了一些问题。在此种管理体制下，很多资源都不能发挥其价值，导致了严重的资源浪费。而且这种管理方式重点依靠管理人员的经验，没有重视科学系统的档案管理。

3.2 档案管理工作中缺乏专业管理人员。

在很多企事业单位中，并没有专业的人员进行档案管理，一般都是由其他岗位工作者进行兼顾。这种情况下，很多工作者由于大部分精力用在本职工作中，不能全身心地进行档案管理，使得档案管理工作质量大大降低。

3.3 档案信息没有实现共享共用。

档案管理信息化是大数据互联网时代的发展趋势，这也是目前档案管理中的遇到的主要问题，必须受到各部门的重视。但是，在实际管理中，每个单位或者部门都有自己的档案管理体制和管理方法，在运作方式和信息化程度上都有很大的不同，不能实现企业之间、部门之间的信息互通和共享，在很大程度上限制了档案信息作用的发挥和实现。正常来说，档案信息具有保密性，每个单位都存在自己单位内部，不对外提供信息资源借阅，使得档案信息的应用受到局限，使用效率低下。

4 应用互联网进行档案管理的必要性

档案管理信息化要求我们能够充分利用现代计算机技术、互联网技术、多媒体技术对档案信息进行收集、整理，并进一步处理、分析和开发，力图由简单管理模式向社会服务模式转变。應该具有四个条件：一是配备开放式电脑查询检索系统，向利用者提供快捷、方便的档案信息服务；二是建立档案信息库，随时能够了解数据使用者对数据的需求，准确判断数据使用者权限，编辑完整系统的档案信息，从而提高档案利用率；三是紧紧围绕中心工作，多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动；四是加快局域网络建设，为利用者提供快捷方便的服务方式。

互联网大背景下档案管理改革趋势显得十分重要，具体表现在如下三个方面。

4.1 信息资源的整合力度强。

传统的档案管理主要是通过单一体系的管理，由档案馆或者是具体部门的档案室负责管理档案资料，各个部门、各个档案馆之间缺乏有效的联系，从而导致档案信息资料的共享在某种程度上受到了阻塞，难以满足现代社会人们对信息资料的需求。在现实生活中，也经常会遇到为了查找一个资料经过多个部门审批的现象。在互联网及信息技术的引导下，通过进行数字化传播，结合各个档案馆或各个部门内的信息资源进行整合，以信息技术为平台，互联网技术辅助，搭建信息化档案管理系统，进行资源共享，从而能够最大限度的加强档案信息资源的整合力度，进而更好满足广大群众的需求。

4.2 提高档案管理的工作效率。

档案管理是一个需要细致认真、进行大量繁杂程序的工作。在传统的档案管理下，是由人工进行录入相关数据、进行存放和整理的，这在一定程度上会导致一些误差，并且效率十分低下。通过引入互联网及信息技术，可以简化相关流程，使档案管理以数字化的形式更好地呈现，同时也能更好的控制档案资料权限，从而在保证资料安全的前提下使人们在查找档案的时候更加方便和快捷，从而提高工作效率。并且程序的简化，可以节约相应的管理成本。

5 结语

人类社会正朝着一个发展进步的方向前行，在此进程中，信息网络化的飞速发展与普及一是大势所趋，互联网时代，随着信息技术发展，档案管理工作挑战与机遇并存。我国“十二五”期间，已经将档案管理的信息化发展列为主要工作内容予以重点推进，为此，为了使得档案管理工作更加科学、规范，并确保其安全性和有效性，需要吸取传统档案管理的经验及优势，提高信息化档案管理技术及效率，同时利用信息技术的优势来更好地满足群众对于档案管理的需求，但是由于有些条件的限制，信息化的档案管理不能取代传统的档案管理，需要合理借鉴传统的档案管理的优势，结合现代信息技术，提升档案管理的技巧。因此，在档案管理上，要充分利用传统的档案管理的优势，积极吸收现代信息化技术，提升档案管理的技巧。

参考文献

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