数字档案室建设与实践

梁俊红

摘 要：大数据时代下，档案成为一种重要的信息资源，对于档案管理的模式提出的新要求，建设数字档案室，实现档案信息的数字化管理，才能充分挖掘档案的价值。当前，各地都在纷纷探索数字档案室的建设，太仓、辽宁和天津等地在数字档案室建设方面累积了一些经验，并逐渐被推广。本文主要研究，数字档案室建设的背景、模式、存在的问题和完善对策，以供相关单位参考借鉴。

关键词：数字档案室；背景；问题；对策

1 数字档案室的建设背景

1.1 政策环境方面

我国对于数字档案室的建设十分重视，国家档案局先后于2014年和2016年提出《数字档案室建设指南》和《数字档案室建设概论》，对数字档案室给出明确指示，包括数字档案室的内涵、建设要求等。数字档案室可以这样理解其内涵，将纸质档案资源转换为数字资源，从实体档案的管理变为虚拟化的档案系统管理，依靠网络传递档案信息，提升档案资源的利用率。数字档案室有着传统档案管理的功能，依靠数字档案管理系统，传递和管理档案，提供更加智能化的档案管理服务。建设数字档案室需要遵循以下原则：“资源为主、整体推进、标准规范、确保安全”。政府出台相关标准，保障数字档案室的稳定建设和推进，以档案资源为基础，以技术为支持，实现档案资源的数字化管理。

1.2 技术方面

数字档案室主要借助信息化技术和网络技术，可以说数字档案室是一个系统和平台，用于档案信息的共享、管理和利用。随着信息化技术和网络技术的发展，为数字档案室的建设提供了可靠的技术支持。信息化技术和网络技术在档案管理方面的应用已经十分常见，初步实现了纸质档案的录入、档案的存储、分类、检索等功能。近年来，云计算、大数据、水印技术等技术的发展，给数字档案室的检索提供了巨大地技术支持。例如，辽宁省建立的“档案信息共享平台”、天津市建立的档案“一站式”查询等，充分利用信息技术和网络技术。此外，为了保证安全，档案数据采用异地备份，并建立“同城、本地、异地”档案备份体系，用于保证档案信息的安全。

1.3 实践方面

在国内，数字档案室的建设十分常见，各地都在纷纷开展和推进数字档案室的建设，积极探索数字档案室的模式，并将数字档案室列入政府工作计划。例如，浙江省和福建省将“数字档案室”纳入政府规划和考核中。在数字档案室的探索实践中，不同区域形成了独特的数字档案室模式，国内较为典型的数字档案室有：长春模式、太仓模式、天津模式。长春模式的特色在于档案信息共享平台的建设以及惠民工程的开展，将数字档案信息共享；太仓模式，将RFID技术、电子文件管理技术运用到数字档案室建设，积极探索出太仓数字档案室，实现了档案的在线服务，例如在线查询、归档、利用等。天津市模式最大特色在于档案的“一站式”服务，将數字档案室做为系统工程，从制度、标准、基础设施、数字资源等方面，建立起全市范围内的档案信息共享。

数字档案室的建设有着政策环境、技术环境、实践方面的有利条件，数字档案室的建设，应该做到因地制宜，结合自身情况，将信息技术和网络技术融合，积极探索数字档案室的建设道路。此外，学习和借鉴其他省份数字档案室建设的经验和教训，用于推动我市数字档案室的建设。

2 现阶段数字档案室建设存在的问题

2.1 重视程度不足，投入有限

数字档案室的建设，需要大量资金和人力的支持，现阶段，对于数字档案室建设，只是停留在响应阶段，未认识到数字档案室建设的必要性，一些单位明显重视程度不够，资金的投入不足。数字档案室的建设，需要购置硬件和软件，因此，资金是启动和建设数字档案室的重要前提，数字档案室的建设，并非一蹴而就，一次投入之后，后期还面临着运转和维护费用，这导致许多单位认为数字档案室属于花钱工程，没有实际意义。虽然数字档案室建设，可以将档案信息做为资源开发和利用，但是档案的利用率能否提高，依旧是个未知数，在投入产出矛盾面前，数字档案室的建设进程较为缓慢。

2.2 缺乏健全的数字档案管理机制

虽然各地区都建设了数字档案平台，进行档案的管理，但是缺乏数字档案管理的意识，管理机制不健全，带来一些问题。数字档案管理同纸质档案比较，在管理思路和方法方面都有所不同，数字档案管理，采用电子文件的方式，进行档案的接收和归档，技术手段和管理措施方面更为的严格，部分部门并没有认识到电子文件管理数字档案给档案管理工作带来的变化，沿用以往档案管理的方法，导致数字档案室缺乏工作的主动性，加上管理机制不健全，出现了执行标准不严、管理方式和内部组织无法满足档案管理的要求，成为限制数字档案室发展的重要因素。

2.3 档案数据质量偏低

在当前数字档案室建设中，最为普遍的问题在于档案目录与档案全文存在的挂接问题，挂接正确性偏低是存在的普遍问题，产生这种情况，原因在于纸质档案向数字档案转换时，工作量十分庞大，工作人员的素质和责任心问题，加上档案数字化检查和监督不到位，导致档案数据存在差错率较高的情况，影响后期对档案数据的使用，因此，在档案的扫描转换阶段，需要严格控制，保证目录和内容的正确挂接。

3 推进数字档案室建设的相关建议

3.1 重视数字档案室建设

相关领导对于数字档案室的重视程度，直接关系着数字档案室建设的进度。要加大建设数字档案室重要性的宣传，让领导认识到档案信息数字化管理的重要性，加大对数字档案室的资金、设备、人员的投入。此外，数字档案室建设，并非只是档案管理部门的工作，还需要各级相关领导和各方面的支持，积极配合数字档案室的建设。

3.2 完善数字档案室管理的相关制度

制度建设是保证数字档案室建设，规范档案管理流程和行为的重要内容。建立和健全各项数字档案管理制度，使数字档案管理和建设更加标准和规范。例如，制定数字档案室建设方案，对档案室的内涵、标准、技术要求、信息安全给出明确规定；制定档案导入规则和档案录入规则等，规范档案的扫描和转换；制定档案信息保密制度、档案查询使用说明、档案利用权限设置、档案利用流程等，规范档案的网络使用，实现全过程的数字档案管理。

4 结束语

综上所述，现阶段数字档案建设有着政策、技术和实践方面的优势；互联网技术、计算机技术为数字档案室建设提供技术支持；各地数字档案室建设积累下许多经验。在数字档案室建设中，面临着重视程度不足，投入有限；缺乏健全的数字档案管理机制；档案数据质量偏低；档案人才素质跟不上要求等问题。为了促进数字档案室的建设，可以从以下几点出发：重视数字档案室建设，加大投入；完善数字档案室管理的相关制度，制定流程和标准；加强档案数据的管理和质量控制；建设高素质的档案管理队伍。

参考文献

[1]张晋周. 数字档案馆建设若干实践问题思考[J]. 中国档案， 2015（2）：66-67.

[2]颜丙通. 数字档案馆建设：实践、困境与展望[J]. 档案记忆， 2014（7）：23-25.

[3]付小伦. 秦皇岛经济技术开发区档案局数字档案馆建设实践[J]. 档案天地， 2017（1）：6-9.

[4]唐晓思. 基于市县级数字档案馆建设实践的问题思考与对策建议[D]. 华中师范大学， 2017.

[5]王芳. “一馆四中心” 构建成都数字档案馆——成都数字档案馆建设的实践[J]. 四川档案， 2017（5）：41-42.