文书档案管理工作的创新途径探讨

摘 要：文书档案管理工作是指单位的档案事业，建立在有组织、有计划的领导和监督基础之上，协调单位内部关系和外部关系的工作。文书档案记录了单位的各项管理活动、人事信息以及单位的历史发展进程。领导在决策时通过参考这些档案可以预测未来工作方向、保持有关决策的有效性与连续性。随着社会的变迁以及事业单位各项改革的不断深入，现有文书档案管理模式中的局限之处逐渐显现出来，与新时代新发展新要求不相适应。文书档案管理工作面临着来自文书档案数量的增多与内容的复杂等压力，创新管理模式势在必行。笔者撰写本文主要是以促进档案管理工作为目标，创新文书档案管理模式，以期对档案管理工作实现整理部署和制度化安排提供助益。

关键词：文书档案；管理工作；创新；途径

1 文书档案管理工作创新的必要性

1.1 档案管理模式创新是适应时代潮流的内在要求

世界每时每刻都处于发展当中，信息数字化脚步不断加快。传统的档案管理模式信息化程度不高，极大制约了工作产能，不利于社会效益与经济效益的双重实现。因此，必须将信息化管理中的先进理念融入到文书档案管理领域，实现二者的有机结合，确保档案管理模式与时俱进。

1.2 档案管理模式创新是未来档案管理工作发展的必然趋势

随着文书档案电子信息化的不断深入推进，纸质档案大量被电子档案所取代是必然的发展趋势。文书档案管理信息化需要一个过程，它不是一蹴而就，而是一个对文书档案管理模式进行创新的过程，实际上就是文书档案管理模式发展的过程。通过一次次的创新，可以发现新管理模式中存在的弊端，从而有针对性的加以改进，继续进行再创新。这种循环的发展路径，可以不断地推动档案事业的前进步伐。

2 文书档案管理中显现的弊端

2.1 文书档案归档立卷制度建设存在缺陷

单位大量日常公务活动会产生大量文书，文书整理工作结束后，需要将这些文书开展档案立卷和归档。在这一全局性过程当中，文书材料收集的完整程度、档案立卷的质量、归档的及时程度都会影响到单位后期档案管理工作，也关系到工作人员对档案未来的利用和保管。笔者根据搜集的相关文献，发现在实践层面上，部分单位对文书档案归档立卷时会出现以下问题：

单位工作人员未能全体参与档案工作，全员档案工作意识没有树立。档案管理工作量庞大，如果单由单位档案室负责档案各项工作，不利于工作效率提升。而归档立卷这一领域，技术要求度并不高，因此，有必要建立由各部门兼职档案员的归档立卷制度，树立全员档案工作意识，让工作人员意识到文书档案工作与每个人都密切相关，是一项”人人为我，我为人人”性质的工作。同时，专职档案管理人员工作繁冗，将无法抽出更多时间来对文书档案在宏观上进行管理，不利于文书档案工作的整体建设。

第二，不利于单位节省人力和财力。笔者调查时注意到，很多单位的专职档案管理人员需要花费大量时间、精力花费在各个部门索要文书档案及装订等琐事。大多数情形是刚把本月的档案整理上架，又要开始下个月档案的整理上架，因而工作任务繁重。这就导致许多单位聘请临时工作人员来进行协助立卷，不仅导致资金浪费，而且临时工作人员以完成任务为目的，难以保证档案的质量，为未来档案的利用埋下隐患，甚至发生泄密的危险[1]。

2.2 文书档案的管理利用存在弊端

单位文书档案管理的根本出发点和落脚点还是在于“管理利用”层面。目前，有关人员查阅文书档案主要是通过电话查阅、内网查阅、现场查阅等方式[2]。在对文书档案的管理利用上存在弊端，主要体现在以下几个层面：

第一，公众知情权受限。一方面，由于早期政务信息公开程度不高，有些按照规定应当公开的文书并没有得到公开，也未移交到档案管理部门。因而公众需要查询早期的信息时存在困难。另一方面，即使公众能够查阅相关涉及其自身利益的文书档案，手续也较为繁琐，需要出具大量证明材料。同时，单位控制较为严格，档案管理工作人员在文书是否可以公开等政策把握不准确时，常以信息涉密为由而拒绝当事人查询。

第二，利用方式传统，利用效率低下。文书档案管理工作的发展步伐与信息化技术更新速度脱轨。笔者调查发现，大部分单位仅仅停留在利用计算机技术完成目录数字化的阶段，没有将计算机技术运用到档案检索、扫面录入、上传云储存等领域，降低了文书档案的利用效率。

3 文书档案管理工作的创新途径

3.1 适应时代发展，打造“信息式”“一站式”文书档案管理服务平台

首先，要加强软件与硬件建设力度。单位要打造“一站式”文书档案管理服务平台，离不开软硬件设施等物质基础。单位要为档案管理部门配备高性能技术设备如光盘刻录仪、高速扫描仪、电磁柜等，确保文书档案管理人员能够利用先进技术将档案快速整理并运用。

其次，单位要将档案安全放在突出位置。档案信息化涉及到计算机领域，潜藏着“黑客入侵”“木马入侵”等安全威胁。因此，档案管理工作人员要严格控制档案数据管理系统，定期更新防火墙，档案上传至云储存时也要加密加码，确保档案数据的安全性，杜绝泄密事件的发生。同时，对于重要档案文件，要采取双套备份制度与异地备份制度，防止珍贵信息流失。

最后，要加强文书档案共享机制建设，打造“一站式”文书档案管理服务平台。单位要深化与业务交叉部门合作，实施相关文书档案信息共享。对于可以共享交流的档案信息，要制作相应信息化目录公布在档案管理服务平台上，便于业务交叉部门进行目录查询后，进一步调取档案信息。

3.2 培养一支专业素质过硬的档案管理队伍

信息技术与档案管理有机结合是现代科技社会的产物，是当前各种新型文书和文书档案管理信息化的内在结果。信息化档案管理工作兼顾了业务性、技术性和服务性，电子档案和档案管理自动化建设也在稳步推进。计算机技术能力一直是档案管理人员的薄弱环节，制约了工作效率的提升。因此，单位要将其作为档案管理工作中的重要课题[3]。一方面，单位不仅要培训工作人员计算机科学技术，也要培养其使用先进设备能力，熟悉相应电子技术设备，提高文书档案管理效率。另一方面，单位要定期对档案管理人员的计算机技能进行专项考核，督促档案管理人员自主加强相关技能的学习。对于掌握计算机技术确有实际困难的相关人员，可以另行安排其他工作岗位。

3.3 加強档案工作创新服务

单位要不断强化档案创新服务意识，要让档案管理人员参与办公自动化系统开发，按照档案管理特点提出相应的系统需求，配合专业开发人员开发系统的自动收集、自动归档、自动编录功能，促使档案管理与办公自动化系统的无缝对接，实现文书档案管理一体化。

4 结语

文书档案具有极强凭证价值，对于单位其他工作的展开具有催化剂式作用。对文书档案进行学术研究，在实践上可以把单位各个工作环节衔接起来，在理论上可以为其他学者研究提供相应素材。创新总是有风险，不能期望文书档案管理工作只成功不失败。在改革进入深水期与攻坚期的今天，只有从容面对文书档案管理工作创新过程中的失误，只有宽容失败、允许出错，才能推进文书档案管理工作创新永无止境、改革永不停顿。

参考文献

[1]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务. 2015（07）

[2]樊俊兰.浅析档案管理创新服务的必要性及其途径[J].档案天地，2012（12）：48-49.

[3]谭奇.网络时代档案管理创新的必要性及创新途径[J].赤子（上中旬），2017（07）：186.

作者简介

王慧，女，汉，山东昌邑人，本科，天津师范大学，现有职称：馆员，研究方向：公文档案