国有企业档案管理工作存在的问题及对策

周琳琳

摘 要：国有企业在我国经济发展中起着主导作用，当下我国经济发展面临新的形势，为增强国有企业的活力、控制力和影响力，必然要对国有企业进行改革。在国有企业改革与发展过程中，要做好档案管理管理工作。档案管理工作不仅涉及到人事调动，还记录着国有企业日常工作和生产活动的相关数据，对推动国有企业的改革与发展起着重要的作用。

关键词：国有企业；档案管理；存在问题；退出企业；

进入新时期以来，党和政府高度重视国有企业档案管理工作，国家档案局印发了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，要求国有企业档案工作要遵守《档案法》的规定，认真落实《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的要求，逐渐实现档案管理数字化、科学化、现代化、法治化，提高国有企业档案管理工作水平，将国有企业档案管理工作对国有企业发展的推动作用发挥出来。档案管理工作贯穿于国有企业各项工作之中，涉及到国有企业的每一名员工，影响着国有企业的改革与发展。但长期以来国有企业的档案管理工作，因受各种不利因素的影响，导致档案管理工作水平不高，效率较低，影响着档案管理工作作用的发挥。

1 档案管理工作存在的主要问题

1.1 重视程度不够

党的十九大以来，党和政府对国有企业的档案管理工作提出了更高的要求，要求推动国有企业档案管理工作的数字化和现代化建设。但是从国有企业的实际情况来看，国有企业档案管理工作处于一个不受重视的地位，国有企业管理者未从思想上认识到档案管理工作的巨大作用，在档案管理工作上资金投入不足，导致国有企业档案管理工作设施缺乏，信息化设备较少，档案管理工作难以实现数字化。其次对档案管理工作的重视程度不够，致使国有企业档案管理工作的服务作用难以发挥，不能够在国有企业的改革过程中，跟上国有企业改革的步伐，成为国有企业改革中“拖后腿”的存在，影响着国有企业改革的速度。此外因得不到管理层的重视，国有企业档案管理工作较为随意，工作效率较低，对国有企业的人事资料、生产资料的收集、整理、分类等工作自然也无法做到位，且在内容格式上存在较多错误，没有落实国家档案局所规定的标准，使国有企业的档案管理工作较为混乱，调用和保管档案工作存在着较多的漏洞。

1.2 现代化水平较低

科学技术的进步极大的改变了档案管理工作的现状，数字化、现代化成为档案管理工作的发展方向，我国档案管理部门也极力提倡和推动国有企业档案管理工作的现代化水平，但是因各国有企业的管理情况不同，对待档案管理工作的重视程度不同，导致国有企业的档案管理工作现代化水平较低。国有企业档案管理工作现代化水平较低主要体现在管理现代化和信息化两个方面。从信息化水平来看，在部分国有企业中，档案管理工作仍然以人工为主，信息化设备较少，个别的甚至没有信息化设备，档案的整理和分类完全依赖于人工。虽然部分国有企业在档案管理工作上引入了信息化设备，配置了局域网平台。但是因缺乏专业的技术人才，导致信息化设备处于摆设状态，没能发挥出信息化设备的工作能力。从现代化管理工作来看，国有企业的档案管理工作仍是传统的管理模式，没有或较少应用现代化管理手段，管理人员的工作积极性较低，档案管理工作效果较差，导致国有企业档案的收集、整理、分类、查阅、调用等工作手续繁多且麻烦，不利于现代化国有企业的发展。

1.3 档案的开发利用程度较低

因国有企业档案资金投入不足，档案管理人员较少，导致国有企业的档案管理工作职能将工作重心放到档案的收集、整理、保管等工作上，对档案的开发和利用较少。国有企业的档案管理工作不仅仅是收集和整理档案，而是应整合档案资源，让档案管理工作服务于国有企业的发展。如可对国有企业中关于生产情况的档案记录进行整理，寻找出国有企业在生产方面的问题，从而为国有企业的管理层提供科学的依据。但是因档案的查阅、整理是个费时费力的工作，加上不受管理层的重视，导致国有企业的档案管理存在着开发利用程度较低的问题。

1.4 退出企业档案管理的问题

近年来随着国有企业改革的深入，部分国有企业关闭下属破产、经济效益较差的国有企业，整合国有企业的资源，以推动国有企业更好的发展。随着退出企业的增多，涉及到退出企业职工的档案转移问題逐渐增多，但是因国有企业档案的归档、保管工作不力，导致退出企业的档案管理存在着以下问题：1.档案材料过于分散。因在档案的日常管理、保管、归档方面的不足，国有企业的档案收集到的资料过于分散，且因后期没有很好的整理所收集的资料，导致国有企业的档案部分在员工手中，部分在档案室，没有形成详细完备的档案资料。以致于在退出企业的档案移交工作上无法有效的进行，所移交的资料也是不完整的，给转入档案的单位带来了极大的麻烦。2.档案移交手续不规范。退出企业的档案管理人员在调动工作或离职前，常常未能按规定办理档案移交手续。或者在移交过程中，移交手续不规范，监管制度执行不严，人为造成了档案的不齐全、不完整，导致无法真实全面地反映立档单位的历史全貌。补办档案现象严重。因档案管理工作保管不力，或在员工个人手中的档案，存在着信息不全、格式错误、内容错误等问题，导致退出企业在移交档案时，需要补办档案，才能够顺利的完成移交工作。4.影响职工权益和个人利益。近年来，随着国有企业关停并转的不断增多，大量的下岗职工与原企业解除了劳动关系。虽然，有部分下岗职工会选择在职介中心办理档案托管，但仍有大部分下岗或协保人员的档案仍然会放在原企业保管，退出企业对这部分职工档案的管理不规范、责任不明确问题凸显。再加大多数职工对自己的档案不知情，不重视，不能及时发现问题，到需要查找或办理退休时已时过境迁，责任往往无处追讨，由此给职工权益和个人利益造成了直接的损害。

1.5 档案管理人员问题

国有企业档案管理人员存在的问题主要是缺乏专业的档案管理人才、档案管理人员流动性较大、管理人员素质较低。出现缺乏专业档案管理人才的主要原因是国有企业很少招募档案管理人员，通常由办公室人员兼任或转任，因档案管理工作并非本职工作，部分兼任人员并未将主要精力投入到档案管理工作上，导致档案管理工作水平较低。其次档案管理人员流动性较大，一是兼任人员被调职，二是档案管理工作待遇较低，管理人员主动申请调职或轮值。最后管理人员素质较低是因为对档案管理工作不重视引起的，因缺少专业人员，且后期的培训工作较少，导致档案管理工作人员的整体素质较低，影响着国有企业档案管理工作效果的提升。

2 提升国有企业档案管理工作水平的措施

当下國有企业的档案管理环境发生了变化，为适应国有企业的改革和发展，国有企业档案管理者要认识到档案管理工作日趋复杂化的现状，提升档案管理工作的信息化水平，采取现代化的管理手段，促进国有企业档案管理工作迈入高效化、科学化、系统化的阶段。

2.1 提升档案管理现代化水平

提升国有企业档案管理现代化水平，主要是在档案管理中引入现代化管理方式，推动国有企业档案管理的信息化工作。1）首先在引入现代化管理方式上，要改变国有企业档案管理依赖人工管理的方式，要利用档案管理的信息化设备，实现档案管理的智能化。国有企业要调整档案管理工作模式，在档案管理工作中落实责任管理、质量管理、计划管理、系统管理等现代化管理方法，完善档案管理工作制度，推行责任工作制度，明确档案管理人员的职责和工作内容。对管理人员的工作进行质量管理，严把质量关，要求档案管理人员必须按照国务院和国家档案局的相关规定进行，严格落实档案制定标准，设立绩效管理制度，对质量合格的员工进行奖励，以奖励促进管理质量的提升。要根据国有企业的改革和发展需要，有计划的开展档案整理工作，充分利用档案，为国有企业的改革和发展提供信息支持。2）在国有企业档案管理工作的信息化建设上，首先要加大投入，购买档案管理信息化建设所需要的计算机设备、网络设备、扫描仪、输入设备等硬件设施，还要购买相应的管理软件，构建档案管理局域网，可接入国家档案局网络，进一步提升档案管理工作的信息化程度。其次对档案室内的档案进行数字化处理，录入到数据库中，并采取加密处理措施，防止档案信息的泄露。最后利用档案管理软件，实现信息化的管理工作方式，主要在档案的收集、整理、分类、归档、查阅、移交、保管等方面实现信息化，从而为档案智能化管理奠定基础。

2.2 加强档案管理人员队伍建设

针对当下国有企业档案管理人员调换频繁的问题，国有企业的管理者要重视档案管理工作，注重引入高素质的档案管理人员。首先改变档案管理工作由其他办公室人员兼任的现状，要专人专岗，由专业的档案管理人才负责。其次要改变档案管理工作人员流动性较大的问题，提高档案管理人员的待遇，提升档案管理人员的服务意识，让档案管理人员热爱本职工作。最后要加强档案管理人才的引入工作，对现有的档案管理人员进行业务培训，提升其理论知识和业务能力。

2.3 针对退出企业的措施

退出企业的档案管理工作较为繁琐，提高退出企业档案管理工作，要依托上级单位的支持，由上级单位派来专业的档案管理人员帮助破产企业进行档案移交工作。首先要做好档案的整理工作，对退出企业的档案进行整理，检查归档记录，确保所有的档案都在档案室内。在整理时要分门别类，重点做好人事档案的整理工作，为后期的人员档案移交工作奠定基础。其次认真审查档案信息的准确性，查看档案中所记录信息是否真实，档案是否有缺页漏页现象，若有则要联系相关人员，调阅归档、查阅记录，及时的确定责任主体。对于退出企业中的人事档案，若无移交单位，则移交至上级单位党办或人力资源部门，不可交给个人保管，防止档案信息的泄露。

2.4 提高档案的有效利用

提高档案的有效利用，就是在国有企业的档案管理工作上，对国有企业一些不需要保密的档案，进行整理与分类，对其中的信息进行筛选，将其中有利于国有企业改革与发展的部分整理出来，放置到国有企业档案管理网络上，实现内部共享。为保证档案信息的安全，一是要建立安全技术防范的局域网络，对档案信息进行加密；二是要实行账户验证系统，只允许持有国有企业账号的员工，在国有企业内部网络中登录和查阅档案资料。

3 结语

综上所述，国有企业的档案管理工作存在着一些问题，影响和制约着国有企业档案管理工作的发展。通过对国有企业档案管理工作问题的分析和研究，加强国有企业档案管理的现代化水平，提高人员素质是有效的解决途径。

参考文献

[1]赵鸿章.国有企业改制与企业档案管理J].现代冶金，2015，33（2）：69-70

[2]穆立新.有关如何完善国有企业档案管理制度建设的意见探讨[J].制度建设与管理，2016，3（05）：71-72

[3]文华.国有企业人事档案管理的现状问题和对策研究[[J].人事天地，2014，3（6）：32-33