基层档案馆信息化建设存在的问题及解决措施

娄亚平

摘 要：信息化时代的到来，档案的生成方式、管理技术和开发利用等诸多方面都发主了重大变化，档案的数量急剧增加，不同形武的档案不断出现，然而，基层档案馆的条件比较落后，档案管理面临新的挑战。文章针对信息化建设的问题，提出了一系列的解决方式。

关键词：基层档案馆：信息化；存在问题；解决措施

随着科学技术的迅猛发展，信息的管理技术和信息的开放利用已经成为衡量社会发达程度和科学技术水平的标志。档案作为一种信息源，最大限度地发挥其效能，是档案事业迎接信息时代挑战的重大战略问题。

1 档案实现信息化是社会科学发展的必然结果

“提升档案管理档次，将档案交给计算机系统管理”已成为一种必然趋势。

1.1 档案信息化是档案生成形式转变的客观要求

当前，人们不再以单一的文字形式而是以文字、声音、视像等多种形式来记录人类活动的情况、传递信息，许多工作的开展也不再受时间、地点的限制，档案生成的主客观条件己发生很大变化，而且计算机和高速信息网的组合使档案的生成方式也发生了很大的变化。这就要求档案工作也要采用现代信息技术来代替某些传统的管理手段和方法，实现信息化管理。

1.2 档案信息化是档案保管方法改变的客观要求

不同的档案需采取不同的保管方法，传统的档案大部分是纸质的，我们已经掌握了比较科学的保管方法，然而现今出现了很多非纸质的档案，它们的保管就需要特定的科学方法。由于档案数量庞人，种类繁多，所以，即使足纸质档案也耍进行微机管理。

1.3 档案信息化是档案利用方式变化的客观要求

社会信息化改变了人们工作、学习、生活的环境，使人们更注重信息的时效性。，希望更方便、更及时、更准确地获得更多的信息。传统的档案利用方式，已不能满足人们的需求，在信息化时代必然要发生根本性变化。

2 档案信息化亟待解决的问题

档案信息化建设面临着许多亟待解决的问题。

2.1 档案信息化建设观念相对落后

虽然档案的重要性逐渐被人们认可，但是我国仍有相当一部分人档案意识淡薄，观念陈旧，认为档案无足轻重，没有多大用途，这就造成了在档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为，这与档案工作须加大投入，规范管理格格不入，从而导致档案信息交流、传递受阻，档案信息化建设进程延缓，最终影响档案信息化建设目标的实现。

2.2 档案管理体制存在的弊端

就目前的档案管理体制而言，各个基层档案馆收藏档案的范围、内容等相对集中，它所提供的也只能是比较单一的、专门的档案服务。同时，各个档案部门之间基本上都是各自为政，没有进行互相沟通和信息的综合利用。如果人们需要较多的档案信息时，就要去多个档案部门查找，很繁琐，这与讲求效率的信息時代越来越不适应。

2.3 档案管理手段不先进

传统的档案管理手段，应付日常的查档、归档、装订整理工作比较多，使档案人员忙碌于大量的繁琐的手工操作工作环节。新科技的大量出现，档案新型载体的不断应用，传统的档案管理手段显然已经不能满足档案处理需要。档案整理、归档、保管、查阅等方面都必须改进，对不同类别的档案，应采取不同的管理手段。

2.4 档案管理标准存在滞后

档案信息化建设的前提是档案信息的规范化、标准化，即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。自1979年以来，我国已颁布了不少档案工作标准，但其中绝大多数是针对纸质、音像等档案，针对数字化档案、电子文档和影视材料的寥寥无几，而档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息、电子文档和影视材料，这就需要从数字档案信启、的著录、保护；电子文档的制作、存贮、应用；影视材科录制、复制、传输等方面着手，制定新的标准来规范工作实践。

2.5 档案提供利用方式的局限性

传统的档案服务一般必须在档案人员的许可或帮助下进行，档案利用者无法.随时获得自己所需要的档案信息。在社会信息化程度和人们生活节奏日渐加快的现代，传统的档案利用方式的局限性越来越明显，已无法完全满足人们方便、及时、准确获得档案信息的需要。

2.6 档案人员素质还不能完全适应档案信息化管理的要求

随着计算机技术的成熟和普及、数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的广泛运用，新载体形态方式的公文将大幅度增加，机读型、缩微型、视听型档案将人量涌现。这些变化深刻地影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，对档案人员的素质提出了更高的要求。而当前档案工作者的年龄偏大，计算机应用能力不强，具备计算机和档案管理专业知识的复合型人才短缺。

3 基层档案馆档案信息化建设与对策

1）转变传统观念，树立现代档案意识各级领导要充分认识信息化的重要性，认识档案资源信息化对档案习千业创新与发展的重要性，切实把档案资源信息化提到战略高度来思考，这是档案事业生存与发展的问题，也是创新与改革的方向。同时，档案工作者应认清面临的挑战和机遇，加强工作责任感，树立现代管理理念，努力用现代化管理于段去管理档案，适应时代发肥的要求。

2）档案包应依法制定档案信息化建设的标准和制度。结合实际情况，制定相关标准和制度，建立和完善档案管理标准体系。（1）电子档案的鉴定和原始属性的确认及电子文件的形成、保管、利用都应制定相应的标准和办法。（2）修订档案信息管理工作标准、格式，以健全档案信息管理体制。（3）必须采用成熟、通用的技术及产品，以保证信息资源建设和利用的可靠性。（4）强化档案管理科学化的激励约束机制，保障档案信息化的推行和相关制度的落实，促进档案工作的制度化、程序化、规范化。

3）创新档案管理的模式创新利用新技术和新手段管理档案是档案事业发展的必然趋势，档案部门要坚持档案信息化建设的发展方向，立足当前，着眼未来，增加人、财、物的投入，积极创造条件，极大限度地采用计算机、缩微、光盘等先进技术与手段，积极探索信息时代档案管理的新途径和新方法，加快档案信息化建设进程。

4）建设信息网络。实现信息资源必须打破档案部门各自为政的局面，建立一个统一著录格式、统一编排的档案信息网络，实现资源共享，使利用者很方便地获得更多的、更广泛的档案信息。同时.需要政府宏观控制，大力加强横向联合，共同进行档案信息化建设过程中涉及到的相关标准研究、制订、实施。

5）深层次开展档案信息服务。处于信息化社会的今天，档案人员不再单纯是档案保管员，还应该是档案信息财富的拥有者和提供者档案信息的开放和开发，要树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如开发市场信息，为企业提供营销机会：开发法律信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

6）普及信息技术，提高档案工作者的整体素质。信息技术、网络技术在档案领域的广泛应用以及电子文件、电子档案的安全问题等等都对档案管理人员提出了更高的要求。一方面，档案工作者应具有较高的政治素质，良好的职业道德和崇高的敬业精神。另一方面，档案工作者应熟悉档案管理业务知识，具有较强的计算机应用能力，还要学习利掌握现代管理技术，并有机地与档案工作结合起来，边学习边实践。

4 结束语

基层档案案馆信息化建设，是档案事业发展中的新事物。它在建没中必然要吸纳采用大量新技术、新成果：在工作中也难免会遇到新情况、新问题要加强调查研究，要善于总结经验教训，主动争取相关技术部门的支持，妥善处理好档案信息化建设中的新情况，新问题。使基层档案馆信息化建设健康发展，让档案信息广泛地服务于社会。

参考文献

[1]高朝勤，信息系统等级保护中的多级安全技术研究（D），北京工业大学，2012年

[2]李洪涛，浅谈基层档案馆信息化建设途径，黑龙江史志，2012.15（总第280期）

[3]代桂艳，利用信息技术进行档案管理的意义[J]，兰台内外，2014（02）期