浅析事业单位会计档案管理的现状

陆晓萍

摘要：在事业单位日常财务核算工作中，会计档案管理发挥了重要的作用，但会计档案管理工作普遍不够重视，缺乏规范化、制度化，这已成为目前事业单位会计档案管理的主要现状。本文分析了事业单位会计档案管理的现状，提出要加强单位会计档案管理，应采取有效的措施使会计档案管理制度更完善，会计档案管理工作更规范，会计档案管理人员更专业，从而更有效地提高事业单位财务管理工作质量。

关键词：事业单位；会计档案；现状；措施

一、事业单位会计档案管理的意义

会计档案是事业单位研究经济活动、进行财务分析、接受审计检查的重要依据和参考资料，它连续、真实、完整地记录和反映了单位的经济业务。提高事业单位财务管理工作质量的有效途径是对会计档案进行规范化管理，因此，加强事业单位会计档案管理工作具有十分重要的意义。

二、事业单位会计档案管理现状

（一）会计档案管理工作重视性不强

在实际的经济活动中，会计档案是其进行经济活动的最原始的记录和最真实的反映。但是，就目前的情况来看，会计档案管理工作已成为事业单位财务管理工作中的薄弱环节，大部分事业单位的领导和管理人员更加重视资金运行、财务报告和其他财务管理工作，反而忽视了会计档案管理工作。具体表现在：有些单位领导只注重财务资金的核算与监管，对会计凭证、会计账簿等这些会计档案资料的保存管理基本没有概念；有些会计主管只注重本单位的财务日常账务处理及报表编制工作，觉得会计凭证、会计账簿、会计报表等资料只要每年装订后放进档案柜保存即可，没有明确会计档案的范围及合理规范会计资料建档造册的相关流程。目前，事业单位会计档案管理工作普遍薄弱，档案管理人员没有责任和保密意识，存在会计资料散落、遗失的风险，导致财务日常工作与档案管理相脱节。

（二）会计档案管理规范性不强

目前，事业单位普遍没有结合本单位的实际情况，并按照新要求及时修订和完善会计档案管理办法，而一些会计主管对会计资料归档的范围、时间等没有具体的规定，这些都给单位会计资料的查找与管理带来诸多不便。除了会计凭证、会计账簿、会计报表等统一归档的会计资料外，银行对账单、会计档案移交清册等部分需要归档的会计资料散落在相关人员手里保管，没有对其他需要归档的会计资料进行界定，未能规范、统一纳入会计档案管理工作。会计资料的装订、保管、借阅等也都不够规范，从而导致会计档案资料的利用率低，会计档案管理责任不清，会计资料因未归档而出现缺失的现象。

按照《会计档案管理办法》规定：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。但也有部分事业单位规模较小，没有独立的档案管理部门，会计档案只能由财务部门自行管理，这也从一定程度上制约了单位会计档案的规范化管理。

（三）会计档案管理人员专业性不强

会计档案管理人员要有强烈的事业心，除了要具备专业的档案管理知识和会计专业知识外，还要熟练掌握计算机操作技能，以适应事业单位信息化发展的需求。目前，事业单位专业的档案管理人员往往配备太少，会计档案大多由财务人员兼管，没有统一纳入事业单位档案部门管理，会计人员规范化管理会计档案的能力不足，没有清晰了解单位会计档案的归档范围，没有规范化管理会计资料的整理、借阅等工作，这都是缺乏专业的档案规范化管理知识所致。此外，由于会计档案管理的专业培训相对较少，因而不能有效地提高事业单位的会计档案管理人员的专业性水平。

三、事业单位加强会计档案管理的措施

（一）加强对会计档案管理工作的重视程度

会计档案管理工作是会计基础管理工作的最后环节，因此，要加强事业单位财务管理工作就必须要对会计档案进行规范化管理。首先，要让单位领导和管理人员充分认识到会计档案管理的重要性和必要性，不断强化单位领导对会计档案的管理意识，不断增强会计档案管理人员的责任意识，从而促进事业单位会计档案管理水平的提高。其次，要逐步完善事业单位会计档案管理制度，单位应以《会计法》和《会计档案管理办法》为依据，及时修订和完善本单位的会计档案管理办法，使之形成一套科学、合理、完整的会计档案规范化管理制度，从而使单位会计档案管理逐渐步入正规化管理。

（二）加强对会计档案的规范化管理

一是规范事业单位会计档案管理的范围，单位会计主管应在制定符合本单位的会计档案管理办法时明确规定会计资料建档造册的范围，特别是银行对账单、会计档案移交清册等其他会计资料的范围。二是规范事业单位会计档案的装订，会计凭证、总账、明细账等打印装订要整齐、规范，要按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章。三是规范事业单位会计档案的借阅管理，会计档案管理人员要建立专门的会计档案登记簿，单位职工在进行会计档案查阅、复印、借出时要严格履行档案借阅审批手续，借阅会计档案要经相关部门负责人批准，并在借阅时要在会计档案登记簿上注明借阅时间、内容及用途，通过会计主管指定会计档案管理人员方可进行借阅。

（三）加强对会计档案管理人员的专业培训

会计檔案管理人员不仅要熟悉掌握财务管理和档案管理知识，还要能熟练地操作计算机，是集多种技能于一身的复合型人才。为了提高事业单位财务管理水平，应加强单位的会计档案管理工作，为会计档案管理人员提供更多的档案管理学习交流平台，提高档案管理人员综合业务素养，强化责任意识、保密意识和风险意识，以提高会计档案管理人员的专业化水平，不断适应新环境、新形势，充分发挥自身职能作用，从而体现自身的价值。