保全证据公证实务操作中应注意的问题

摘 要 保全证据公证是全面提升公证证据效力的主要途径之一。本文通过全面详细的介绍保全证据公证的主要类型和核心内容，通过分析具体案例来发现当前保全证据公证工作过程中出现的继续解决的各种难题，重点列举在办理保全证据公证过程中的主要注意事项，并提出针对性的解决措施，为保全证据公证业务的健康持续发展提供必要的保障。

关键词 保全证据 公证 公证证据

作者简介：张凤翼，内蒙古自治区赤峰市宝山公证处，三级公证员，研究方向：保全证据公证。

中图分类号：D926.6 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.09.177

证据的搜集和整理是民事行为诉讼活动的关键环节之一，是司法机关准确掌握案情和快速梳理案件线索的主要途径之一，也是当事双方证明自己所言的重要途径，对诉讼活动进程具有积极的推进作用，因此，不管是当事双方还是司法机关都应该主动寻找和维护证据，而保全证据公证顾名思义就是用统一规范的形势对获得的各种证据进行认证和固定，抓取该证据的关键点，让证据价值最大化。保全证据公证具有便捷高效的特征，对民事诉讼活动的开展以及民事诉讼活动的结果都產生了深远影响。我国保全证据公证相关的法律条文明确提出，由专门部门依据相关规定和流程进行公证的事实和文书具有较强的法律意义，应当成为有有关部门认定事实的依据，如果有其他人员提出与该公正内容完全相反或者冲突的证据时，那么该公证则会失去或者降低其法律效力。专门的法律规定以及严格的公证流程都提升了公证的证据效力。与此同时，最能体现公证证据效力的保全证据公证业务也是公证机构最平常和最广泛的业务。

一、保全证据公证的主要内容和特征

我国公证员协会的相关规章制度中明确提出了保全证据公证的概念，并对保全证据公证进行科学诠释。保全证据公证是由自然人、法人和其他组织向公证机构提出申请，公证机构则依照相关的法律规定对申请人提供的真实的证据、行为过程等进行整理分析和保存说明，证明申请人所提交的申请内容的真实可靠性。

保全对象类型会影响甚至决定公证机构保全证据公证的内容和类型，现如今，根据保全对象的性质可以将保全证据公证内容划分为三种主要类型。

1.以证据为保全对象的保全证据公证，该类型公证内容主要包括书证、物证、语音资料证明、电子票据证据等等。

2.以行为过程为保全对象的保全证据公证，该类型公证内容不仅有对送达行为、证人书写证人证言行为，也包括当事人陈述事实内容行为以及购买侵权产品行为等等。

3.以证明申请人取证行为的真实性为保全对象的保全证据公证。该类型公证中，申请人所获得的证据内容范围较广，不仅包括纸质版证明、相关物品证明、语音视频资料以及网页电子证据等等。

公证人正式接受申请人保全证据公证申请请求时，意味着公证人正式开展办理该保全证据公证业务。公证人必须在第一时间分辨出该业务是否属于保全证据公证业务范围，对于不符合保全证据公证业务基本要求的申请予以拒绝。随后，公证人员要确定其保全对象，并以此为基础确定该业务的类型，为公证人员准确把握自己在办理保全证据公证业务中的角色奠定基础，比如公证人要分清楚自己究竟是证据的提取人还是某种行为的证明人员。接下来，通过案例解说的方式来对不同类型的保全证据公证业务进行详细的说明。

案例1：申请人提出对电子邮件进行保全证据公证的申请，这种申请存在两种情况，一种情况是指保全证据公证的对象是证据，此时公证人员扮演者操作者的角色，这就需要公证人员尽可能的熟练掌握申请人所提出的操作步骤，并对该操作步骤进行提前联系，以便提高操作的熟练程度；另一种情况则是指以申请人操作取证行为过程真实性为保全对象的保全证据公证，此时公证人员主要负责见证申请人员的取证过程，证明申请人取证行为的真实性，根本不需要公证人员进行实际操作。

案例2：申请人申请办理保全证据公证总业务中的邮寄文书业务时的保全对象是行为以及该行为发生的过程，公证人员只能对申请人所提出申请的邮寄行为以及该行为发生的全过程进行保全证据公证，而该公证人员不能参与到该文书邮寄的任何环节。

案例3：对某一商业场所中张贴悬挂的具有侵权可能的广告提出保全证据公证申请。当该保全证据公证申请以书证为主，也就是以商业场所使用的宣传广告内容的为主时，需要公证人员利用照片拍摄设备或者录像设备进行保存取证。

二、列举保全证据公证实务操作中的注意事项

保全证据公证业务开展过程中，公证人员必须要严格遵守国家相关法律规定，坚持公平公正、客观真实的基本原则，公正人员还应端正工作态度，以严谨细致的姿态投入到保全证据公正工作中来，最大限度的提高所申请的保全证据公正内容的真实客观性和完整准确性，从而提高人们对公证机构以及公证人员的信赖度。

1.保全证据公证业务申请受理阶段。申请人员通过正规合法的渠道和途径提出申请。公证人员首先要对申请请求内容和请求方式提出审查，确保该保全证据公证申请内容和申请方式符合法律规定，不存在违反相关规定的情况。我国公证员协会的规定中之处，保全证据公证人员必须与申请人或者申请人的地理人员必须在住所地或者行为发生地区具有一致性，这也就意味着申请人不能漫无目的、按照自己的喜好随意选择某一区域的保全证据公证机构，只能从自己住所地、行为地以及事实发生区域中选择其中一个区域的保全证据公证机构；对申请人以及其代理人的主体资格进行了规定，要求申请人必须与所提出申请的保全证据公证内容具有一定的利害关系，不能任意申请一些与自己毫无利益关系或者对自己毫无影响的保全证据公证。申请人或者公证人员必须采用合法的方式和途径对证据进行保全，绝对不能采用一些法律明确规定禁止使用的方式或者方法，同时，保全证据公证过程中绝对不能损害其他人员的利益。此外，公证人员应尽可能全面详细的了解保全证据内容的各种信息，比如证据的现状、类型以及申请人提出保全证据公证申请的最终目的等等。公证人员应了解该公证申请是否存在潜在的危险因素，比如利用公证来宣传某种商品的性能，扩大商品的功能，对消费者的消费行为和消费选择产生误导等等。公证人员还应擦亮眼睛，及时发现该公证申请中存在的可能会涉及刑事案件的证据，及时发现并正确处理各种陷阱证据等。保全证据公证相关法律明确规定对于损害他人利益或者采用违法取证手段的保全证据公证申请无效，不能作为澄清和证明案件事实的证据。

2.保全证据公证业务办理阶段。申请人员需要交给公证人员一份纸质版的情况说明，主要包括申请保全证据公证业务的原因、目的以及相关证据的数量等基本信息。公证人员在正式接受这件业务之后，会对申请内容等信息进行全面的审核分析，并选择自己认为最恰当和最有效的方式来实现对保全对象的公证，比如，对保全对象采取实务保全还是利用互联网等现代化技术进行提取保存。公证人员可以采用的公证方式多种多样，主要有拍照、录音、打印、复印等方式，并随着科学技术的深度研发逐渐增加。公证人员所使用的公证工具主要有照相机、摄像机、录音机、电脑等等，这些公证工具大多会有专人进行管理，并进行定期的清洁检查和维修。此外，保全证据公证实务过程中，公证人通过综合考虑和评估之后选择是否公开自己的身份。我国公证员协会相关规定明确指出，在对外出办理保全互联网电子证据和办理侵权物证两种保全时，公证人员可以隐藏自己的真实身份，以达到降低调查取证难度的目的。

公证员的特殊身份要求公证员必须具有较强的工作水平和综合能力，能够认真负责自己接手的保全业务，能够用简洁精练的语言对业务开展的所有环节进行详细的记录。工作记录水平直接影响公证员的工作能力和工作效果，间接影响公证事业的未来发展情况，公证员的工作记录要尽量避免使用存在争议的词语，以免因词义的变化造成公证内容整体意思的改变。在保全证据公证实务操作过程中，公证员可能会接到各种投诉，这些投诉主要是由于公证员所做的工作记录准确性较低，记录内容不完整等原因造成的。公证员在完善工作记录时，要始终坚持客观公正和真实的原则，丝毫不差的记录与申请人一起所见证的事情和所经历的过程，比如时间、地点、人物等基础性信息，参与人员姓名以及选择的保全方法等。如果有需要公证员只能利用照相机等外在工具才能完成的取证任务时，要详细准确的记录取证时间以及取证见证人员。公证员要客观全面的描绘证据现象，绝对不能凭借自己的主观臆想来妄自猜测和记录现场信息，保证证据现场描述的客观性，降低证据现场描述的主观性和不确定性。此外，公证员还要确定已经获得的纸质类的证据原件的保管人员以及该证据原件的复印地址等。

公证员在准确提取和妥善保管各种证据后，公正机构、当事人、证据所有者等共同评估和选择最佳的证据保管信息，比如谁保管、保管多长时间、放在哪儿保管等，这些信息都需要记录清楚并添加到公正证词内容之中。当事人和有关部门调取证物并使用完成之后，一定要将全部证据以及收条进行建档，绝不能出现证据丢失等情况。

3.对于互联网电子证据的保全公证。电子证据相关类型的公证业务需要用公证处的电脑和网络完成，而不能选择公证处之外的电脑进行证据提取和公证，降低出现互联网电子证据保全的失误率。互联网电子取证需要公证人员从头至尾的专业操作，除此之外，公证处也可以聘请与该保全申请毫无利益关系的互联网专家，但是不能让申请人独立操作，避免申请人故意弄虚作假以及公证员错误操作导致公证内容不准确等情况的发生。公证员还应注意该项保全电子证据的行为有没有侵犯其他人员的隐私和合法权益。

4.对于证人证言的保全公证。证人证言的保全公证需要有作为证人的自己以及需要这份证人证言的当事人员提出申请。公证人员要分开对证人证言进行记录和办理，考核证人的年龄是否达具有独立的民事行为能力等等。

三、结语

保全证据公证实务操作过程中，公证员要严格按照公证流程，保障公证的合法性，坚持严谨认真的公证态度，此外，公证员还需要加强该领域的专业学习，掌握更多现代化信息技术，灵活应对公证过程中出现的各种突发状况。

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