职业学校学籍档案管理及综合化建设路径探析

曹燕

【摘要】学籍是职业学校档案管理的重要内容，学籍反映了学生在校期间的学习情况及德智体美等认知水平，也是对学生未来就业、向社会输送人才的重要信息。本文立足学籍档案管理，从保护学籍档案的真实性、原始性、完整性上来提出综合化发展建议。

【关键词】职业学校；学籍档案；综合化管理

学籍是学生在校学习的“身份证”，既包括学生的个人信息，也反映学生的在校表现，还是学生接受某种职业教育、学识水平的重要凭证。为此，保护和利用好学籍档案具有重要的现实意义。

一、学籍档案管理的作用

学籍是学生求学经历的动态反映，记录了学生的基本情况、学业情况和奖惩情况等原始资料。高度重视学籍档案的管理，其意义有三点：

（一）学籍档案管理是学生就业、深造、发展的重要学历凭证。比如学生在校期间的学习成绩，德智体美等原始记录，准确性高、可靠性强，未来走向岗位可以作为相应学历证明。

（二）学籍档案管理是推进教学工作的重要内容。比如学生从入学情况、学籍变更情况、考试成绩、培训技能、实习实训经历、奖惩材料等，都是客观记录学生学习实践的重要记录，对于发现教学问题、对症施策具有指导价值。

（三）学籍档案是实现未来成功就业的重要参考。从学籍记录内容来看，用人单位可以根据学籍档案来形成对学生个体的综合性评价，以便于选择合适的人才；同时，还可以参考用人单位的反馈信息，来改进人才培养方向。

二、职业学校学籍档案管理的突出问题

（一）重视不足，学籍档案管理滞后于现实需求。学籍档案在职业学校管理体系中具有滞后性、隐蔽性特点，很容易被忽视。很多职业学校在学籍管理工作中重视不足，场地有限、设备陈旧、人员管理水平较低。以小型单机数据库系统，加上半手工操作方式為主，导致学籍管理陷入繁、杂、重窠臼。同时，学籍档案管理人员自身意识淡薄，对学籍档案认知不足，在管理上沿袭过去的形式，草草应付，未能严格档案填写与立卷归档处理，导致档案内容千篇一律，套话、空话问题突出，降低了学籍档案的可信度。

（二）管理不规范，难以提升学籍档案资源使用效率。从职业学校学籍档案工作管理实践来看，由于缺乏严格清晰的权责划分，未能从学籍管理制度上，加大对学籍档案的细化管理。通常情况下，各系部管理自己的学籍档案，使得学籍信息来源分散，不利于统一建档与归档处理。加之部门协同配合力度不足，在学籍档案填写、内容项目设置上不严谨。

（三）信息化水平低，学籍档案开发受阻。学籍档案信息化管理作为推进学籍档案深入开发的重要方向，在很多学校未能给予关注和重视。很多院校仅仅将书面材料进行收集、整理和归档，只是对学籍档案进行了“看护”，未能进行数字化和深度整合加工，也降低了学籍档案服务职业学校管理决策的能力。同时，开展学籍档案信息化建设，从学籍档案信息保密与利用上，正确推进学籍档案的开发，而当前的一些查询手续繁琐，管理方法落后，阻碍了学籍档案的共享与利用。

（四）人员队伍不强，制约了学籍档案工作的提升。学籍档案的管理主体是人，而对于多数职业学校，学籍档案工作长期被边缘化，很多学籍档案岗位要么是由其他教师兼任，要么是教职工家属来管理，因缺乏相应的档案管理知识和技能，加之一些人员变动，使得学籍档案管理效率低，遗失破损严重。缺失应有的管理机构，对相关人员缺失专业技能培训，制约了职业学校学籍档案事业的可持续发展。

三、完善职业学校学籍档案管理的综合化路径

（一）成立专业部门，促进学籍档案管理合力的发挥。加强对《档案法》的学习，从相关法律法规中贯彻和制定相关学籍档案管理制度和工作方法，明确各部门间的沟通与协作，加强各管理主体间的良性对接，共同促进学籍档案管理工作再上新台阶。另外，学籍档案管理人员自身要注重档案意识的提升，特别是从学科发展、学籍档案管理和服务中，强调责任意识，树立法律意识，规范自我工作，积极做好学籍档案资料的收集、整理、保管、开发与利用。

（二）引入规范化理念，提升学籍档案管理质量。引入标准化建设体系，依照学籍档案科学化管理要求，从学籍档案操作规程、标准上进行统一布置，优化各项档案材料的收集流程，严格把控档案材料质量和可靠性、准确性，确保学籍档案材料按规范格式进行存档。另外，遵循建档原则，从保障学籍档案信息的准确性上，提升学籍档案管理的质量水平。

（三）推进信息化建设，提升学籍档案管理效率。现代网络技术、数据挖掘技术的发展，给职业院校学籍档案工作提供了服务平台支撑，特别是引入数据库服务器，构建专门的学籍档案数据检索平台，利用网络防火墙技术、网络安全软件来优化学籍档案信息的授权查询，确保学籍档案管理的安全性、共享性。当然，信息化建设需要从计算机网络硬件设备投入、数据库软件的开发与引进上来逐步完善，并结合学籍档案管理需求，添置相应的管理设备，如复印机、打印机、服务器、存储设备。另外，做好学籍档案人员信息化管理培训，提升学籍档案人员的知识水平和技能层次，并引入激励机制，表彰先进，调动工作积极性，促进学籍档案队伍的稳定发展。

（四）依托学籍档案资源化管理，深化开发与利用。学籍档案管理工作要纳入学校建设体系，要从服务学校、服务教学、服务学生上，积极总结经验，提炼利用方法，完善学籍档案管理，夯实教学管理基础。同时，本着服务学生的使命，从学籍档案基础性管理工作中，如学籍档案信息的收集、整理、鉴定、保管等工作中，引入现代化软件编目、检索技术，不断满足学生对学籍档案信息的需求。另外，加强学籍档案与用人单位的服务功能，为用人单位开辟专门的学籍档案服务窗口，便于促进用人单位遴选毕业生，实现就业指导和服务。