铁路企业基层档案工作的思考

王居华

【摘要】对于铁路局来说，档案工作体现的是铁路局机关档案室工作和局属基层单位机关档案室工作的总体水平。本文针对铁路基层单位机关档案室档案工作的现状及问题，分析解决问题的办法，以提高鐵路基层档案工作水平，从而促进整个铁路企业档案工作的提升。

【关键词】铁路；基层档案；工作；思考

铁路局的档案工作是由局机关档案室和局属多个基层单位的机关档案室工作汇集而成，随着铁路的高速发展，铁路基层档案工作不断出现新的问题，而铁路基层档案室档案工作的好坏直接影响着铁路局档案工作的水平。这促使我们要找到解决问题的方法，提高基层档案室工作水平，从而提升整个铁路局的档案管理工作。

一、铁路企业基层单位档案室档案工作现状及问题

（一）档案收集进度缓慢，影响整体档案工作。基层单位大多数领导认为档案工作是小事一桩，平时能找到些常用的文件资料，紧抓库房安全管理就行，这样容易导致档案工作被忽视，档案工作人员成为弱势群体。档案人员向各科室收集资料的时候，有的以忙为借口拖延；有的认为常用的文件，交后再借用不方便，不愿交；有的甚至遗忘文件，造成档案员收集文件材料时间长，收集不齐，直接影响基层单位的档案工作。

（二）档案人员身兼数职，档案基础工作薄弱。基层单位档案员大多数是兼职，一人多职。在铁路基层单位，档案人员没有定编，多是办公室科员兼任，他们需要负责本单位公文收发、接待、档案管理等多项工作，每天文件收发及接待工作就要占据大部分工作时间，用于档案工作的时间相对较少，再加上档案工作与一堆纸打交道，枯燥无味，时间长了，档案兼职人员也会忽视档案工作，导致文件资料不完整、错乱等现象，而且兼职也会造成档案人员更换频繁，导致档案工作接续不好，档案基础工作薄弱。

（三）档案人员专业知识缺乏，档案管理工作水平低。随着铁路企业的快速发展，档案资料越来越多，档案管理的工作量逐渐增加，对档案员的档案专业素质要求也在提高。“麻雀虽小，五脏俱全”。铁路基层单位的档案工作涵盖了文书、科技、声像、会计、合同、印章等各类档案，档案管理内容丰富多彩，管理方式多种多样。而档案人员多是从一线职工中转岗过来，不具备档案专业知识。在业务培训方面，铁路局数年举办一次培训；基层单位与属地档案工作联系较少，地方举办的档案培训也很少参加，档案员专业知识培训力度不够，管理各类档案无法面面俱到，基层档案管理工作水平较低。

（四）档案工作基础设施陈旧，档案库房条件有待改善。铁路基层单位档案库房大多在数十年前建造，当前高速铁路的建设，档案资料增长速度加快，导致现有的档案库房面积不足。而且随着电子文件的发展，移动硬盘、磁带、光盘等电子载体逐渐增多，需要采用电子化的方式进行保管，传统的档案库房也难以适应档案电子化资源的保管要求。加上领导不重视，投入的档案经费有限，导致档案库房存储空间有限，设施更新缓慢，影响了档案工作效率的提升。

二、解决问题的方法

（一）加大档案工作宣传力度，落实档案工作制度化。铁路基层要做好档案管理工作，单位领导一定要重视档案工作，建立完善的档案管理负责制，明确各项职责。档案人员要积极主动做好档案的宣传工作，采取灵活多样的形式向领导和工作人员宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，提高相关领导及其他工作人员对档案工作的认识，转变领导及工作人员的观念，争取其对档案工作的重视和支持。档案人员还要及时向领导汇报档案工作情况，提供档案利用信息，使领导逐渐认识到档案工作的重要性，力争使档案工作能够纳入单位的年度工作重点，落实档案工作的制度化，保障档案收集工作的顺利开展。

（二）设置档案专职，引进档案专业技术人才，增强档案基础工作。铁路企业应该给基层单位配置档案专职人员，招聘具有档案专业知识的人才充实基层单位档案工作。这样基层单位的档案专职能以档案工作为主，全身心投入到档案管理工作当中，针对单位实际情况规范文件收集范围、收集时间，及时整理文件资料，有效管理利用档案资源。采用档案专业知识不断去规范档案工作，这是增强基层单位档案基础工作最有效的方式，也是提升档案管理工作的有效方法。档案管理专业技能深入铁路各个基层单位，能帮助铁路企业提高档案管理工作水平。

（三）档案员积极参加各类档案培训，强化档案管理专业技能。铁路企业要加大基层档案工作的培训力度，每年至少举办一期档案人员业务培训班。基层单位加大与属地档案工作的联系，档案人员应该学着“走出去”，积极参加地方的各类档案培训，掌握当前档案业务发展的情况，强化自身的档案业务技能，从而提升档案管理工作效率。

（四）加大档案管理设施资金投入，有效保障档案实体的安全。对于铁路基层单位来说，安全保存档案资料十分重要。铁路基层单位重视档案管理工作就要重视档案库房设施的建设，增加档案管理基础设施的资金投入。基层单位每年都应安排适当的档案经费，保证档案用品、用具的资金投入，购买档案管理所需要的先进设备，用以保护档案资料；适当加强档案管理的基础设施建设投入，解决库房紧张的问题，有效保障档案实体安全。

三、结语

铁路基层档案工作是铁路企业档案工作的基石。档案的制度化，专职档案员的设置，能有效促进各部门的材料归集；各类档案业务的培训，可以提高档案员的专业素质；档案设施的完善，能更好地保护档案。铁路企业通过以上措施，将不断加强完善铁路基层档案工作，进而提高整个铁路局档案工作水平，促进铁路企业更好地发展。