信息化背景下的事业单位机关档案管理分析

蒋天平

【摘要】计算机科技和互联网技术的发展，使得当今社会已经进入信息化时代，电子信息系统成为重要的生产工具，为社会生产效率的提升起到至关重要的作用。进入信息化社会以后，事业单位机关档案管理工作也应当顺应潮流发展，积极进行技术革新，本文就对信息化背景下的事业单位机关档案管理模式进行分析，研究如何将信息技术应用于档案管理工作中，以提升档案管理工作的质量和效率。

【关键词】信息化；互联网电子信息技术；事业单位档案管理

隨着计算机技术的发展和成熟，计算机小型化的完成，计算机逐渐被应用到社会的各个领域中，信息可以通过网络进行传输和交互，信息化和数字化、网络化已经成为日常生产生活中不可或缺的重要特点，代表着我们的社会已经进入了信息化时代。电子计算机作为一种重要的生产工具，颠覆着众多行业的运营模式，尤其是档案管理工作。我国的事业单位档案管理工作是一项重要的工作，起到将事业单位的工作进行记录保存的重要作用，对我国的发展有着重要意义。我国事业单位的机关档案管理工作在发展最初是管理纸质档案的阶段，档案资料多，分类和存放等工作存在很大困难，导致在调取档案时工作量大，影响工作效率。在引入信息化后，档案管理工作的效率有极大的提升，改变了档案管理的工作模式，但仍然有着一些不足。

一、信息化给事业单位机关档案管理工作带来的改变

（一）最大限度地保证了档案资料的完整性。在未进入信息化时代之前，档案资料以纸质为主，对保管的要求比较严格，任何意外状况（潮湿、霉变、虫蛀、浸水、火灾以及自然灾害等）均有可能导致档案资料的损毁和丢失，档案资料的安全和完整性得不到保障。而使用信息化手段管理档案，则是将档案通过数字编码的手段做成数据并上传至数据库中保存，需要时随时可以调取，数据库可以在本地的服务器中，也可以存在于网络中，即便存储工具发生损坏，也可以通过技术手段恢复数据信息，可以说安全性得到了最大的保障，几乎不会出现档案丢失及损毁的情况。

（二）节省了档案管理的工作时间，提升了工作效率。在纸质档案管理时期，管理人员的工作量往往是很大的。首先是在档案的归集整理工作中，纸质档案都需要按照分类编号登记，再按照编号入库保管，工作过程繁琐。其次是档案的查阅工作，要根据登记编号逐架逐盒进行查找，耗时很长。最后是保管工作，定期要对存放档案的库房进行清理打扫和检查，防止水害火灾、潮湿霉变以及虫蛀鼠害的发生，占用大量人力、物力。在使用信息化进行档案管理工作后，这些问题都不存在了，首先档案目录登记时可以按照系统已经划分好的序号登记和上传。在调阅时省去了翻找纸质目录的过程，可以在计算机上快速找到档案资料。最后，信息化的使用也同时缩短了纸质档案的存放时间，减少了管理人员维护纸质档案的工作量。

（三）改变档案管理人员的工作方式，降低档案管理成本。在纸质档案时期，档案管理工作需要大量的人力才能支持，根据笔者对A单位档案管理工作的观察，在整理未实行信息化管理前的纸质档案资料时，A单位自有档案管理人员数量不足以完成工作，需要从下级单位和其他单位借调档案管理人员。在实行信息化管理模式之后，档案管理工作人员的工作方式被完全改变了，使用计算机来查阅、对照、整理档案资料非常的方便快捷，不需要使用大量的人员来进行，可以节约大量的人力、物力成本。

二、信息化背景下档案管理工作面对的问题

（一）信息化认识不够全面，发展不均衡。在信息化已经普及的今天，有大量的事业单位在档案管理工作方面却并没有信息化的思维。这些事业单位的领导对信息化对重视程度不够，认识不全面，简单地把信息化档案管理工作理解成使用计算机来管理档案，只是把信息化的作用发挥出一小部分。或者配备的信息化设备陈旧落后、软件选择不科学、应付了事。这样就造成了各单位间，以及上下级单位间档案管理工作流程不统一，软件不兼容，数据难共享的难题。各单位档案管理工作发展不均衡，很大程度上会制约信息化档案管理工作在该系统内的实施。

（二）档案管理人员素质存在缺陷，难以适应信息化管理方式。事业单位的档案管理工作因为其特殊性，一般情况下管理员的学历、知识等素质方面不高，主要表现在两个方面：一方面是有许多档案管理员年龄偏大，学历不高，对信息化工具的使用比较低级，这些管理员大部分是在档案管理信息化模式的初级阶段开始从事档案管理工作的，时至今日，信息化系统已经发展跨越了多个层级，档案管理员的思维模式并未转变，依然停留于初级阶段，仅把计算机作为辅助工具。另一方面，新进入事业单位从事档案管理工作的年轻人学历较高，但是所学专业基本为档案管理，缺乏系统的信息化知识。档案管理人员现有的能力和配置无法将信息化管理模式效用最大化，更无法适应未来的智能化管理模式。

（三）档案资料的保密安全工作存在风险。信息化背景下，档案资料需要通过网络存储于数据库，存放数据库的服务器可以是本地服务器，也可以是网络上公开的服务器，甚至是目前出现的云服务器，可以说选择很多。但是这些都存在一个致命的缺陷，即通过网络存储和传输的档案资料可能会被窃取。事业单位的档案资料有一定的特殊性，有一些资料是机密甚至是绝密级的，在存储时必然要考虑保密安全的问题。使用网络服务器，可能会导致资料被截取、窃取，造成泄密事件，而使用本地服务器，则本地计算机不能接入互联网，那么档案资料将无法正常地传输的问题，而接入互联网的计算机又有可能被不法分子入侵，所以说在保密安全方面存在一定的缺陷。

（四）档案资料的共享和利用价值未能完全体现。在信息化时代以及未来的智能化时代，数据信息将会是最重要的资源，事业单位存储的大量档案资料，包含着新中国成立以来以及改革开放以来最重要的经济建设信息，对于未来的经济建设具有重要的作用，但目前事业单位的不同单位之间、上级和下级之间使用的都是不同的管理系统，数据存储分散，无法进行有效的整合和共享，不能将档案资料中的重要数据进行利用，资料的价值未能完全得到体现。

三、对策分析

（一）普及信息化相关内容，促进档案管理工作思维转变。事业单位对档案管理工作必须要顺应信息化时代的到来，加深对信息化的学习，普及信息化知识，要用超前對思维来对待档案管理工作。事业单位对信息化档案管理工作必须要高度协调、统筹进行，在选择信息化管理设备和软件的时候，必须要注重未来工作的发展趋势，不能敷衍工作，将设备买回来当摆设，只有改变工作思维，认识到未来社会是信息化、智能化社会这个现实，才能够彻底发挥出信息化档案管理工作的价值。

（二）提升档案管理人员素质、合理配置档案管理人员。对档案管理人员素质的提升，要从两个方面来进行。一方面要引进高学历的档案管理人员，提升档案管理队伍的平均学历，另一方面则是对现有的档案管理人员进行信息化的培训，加强他们对档案管理信息系统的学习使用，将现有的系统发挥出最大的作用。在提升档案管理人员的职业能力素质和学历素质的同时，还要对档案管理人员队伍进行合理配置，增加专业的信息技术人才。

（三）建立健全的保密机制。要解决档案资料的保密安全问题，还要从信息安全的角度入手。首先要注意不使用不安全的硬件及软件接入计算机和服务器，避免病毒入侵。其次要注意加强服务器防火墙的建设，在技术上对服务器的数据资料进行多重保护。最后要建立安全预警和反应机制，在病毒感染和入侵数据库时系统要能够甄别并发出预警，同时应急反应机制启动，防止重要资料被窃取。

（四）加大信息化系统的开发整合力度。信息化发展到今天，许多技术方面的问题都已经不是难题，通过技术手段可以实现数据的共享和交换。事业单位的档案管理工作，应当注重技术的开发和使用，通过过硬的技术手段加强不同系统和上下级系统间的链接，使得分散存储在不同服务器的档案资料数据实现交互，这样才能够在不同的单位和上下级单位间进行档案资料共享，实现档案资料的价值最大化。

四、结束语

信息化背景下的档案管理工作有了改头换面的变化，对于档案管理工作效率起到了很大的提升作用。但是我们同时发现，档案管理工作仍然存对信息化认识不全面发展不均衡、档案管理人员素质偏低、档案资料存在泄密风险、档案资料价值不能放大的问题，笔者认为通过加强对档案管理人员进行系统的信息化培训、加强技术防范手段的运用以及加快信息交互技术的开发使用，能够解决这些问题，使档案管理工作更加高效便捷。