新时期机关档案信息化管理的创新探究

高金娥

【摘要】机关档案是国家信息的重要组成部分，也是各级政府制定发展决策的基本依据。随着信息技术的不断发展，传统纸质档案管理模式逐渐受到冲击与颠覆，信息化管理逐渐成为机关档案管理发展的主要方向。因此，如何应对信息化的发展趋势，转变传统档案的信息服务质量，提高档案利用率则成为机关内部管理的重点。基于此，本文从新时期机关档案信息化管理的基本要求出发，结合目前档案管理中存在的问题，探究创新发展策略。

【关键词】新时期；机关档案；信息化管理；创新

一、新时期机关档案信息化管理的基本要求

进入信息时代，机关档案管理应该坚持与时俱进的理念，推动纸质档案向数字化档案的逐渐转变，并利用管理模式的创新不断提高档案的利用效率。信息化管理并不是简单地购置设备，而是从管理形式到管理内容都实现全新的转变。具体来讲，新时期机关档案信息化管理的要求主要体现在以下几点：其一，保证信息的安全完整。对于机关档案，相关部门不仅要在技术上提出更高的要求，以提升档案的知识性，还应该利用技术保障档案信息的安全可靠，从而为信息的整合与利用奠定基础。其二，实现服务的人性化。档案管理部门是机关内部的服务部门，相关工作人员应该利用信息技术，确保档案服务的安全、稳定、准确、及时，不仅要提高档案信息的存储质量，还应该为用户提供便捷的检索服务。其三，实现资源共享。提高档案信息利用效率，目前机关档案的信息化尚不完善，资源共享还存在着一定的难度，因此，各机关部门之间应该积极推动信息化建设，构建统一的信息分享平台，从而为档案的查询与利用提供条件。

二、新时期机关档案信息化管理的创新策略

创新是社会赋予机关单位的职责，在新的社会发展阶段，信息技术已经逐渐渗透在社会生活的方方面面，因此档案管理业应该坚持创新发展的观念，从管理理念，到管理方法、措施等方面实现创新，从而为机关的发展提供更加及时有效的信息服务。

（一）理念创新。认识是行动的指导，在机关档案管理中一直存在着“重形式，轻内容”弊端，即档案管理的重要性基本上都停留在文件中，在实际管理中却往往心不在焉、敷衍了事。甚至一些领导者将信息化管理等同于设备的更新，认为在预算上增加了设备、软件的购置就是实现了信息化。其实不然，信息化档案管理不仅是一种方法，更是一种理念，因此机关档案管理部门要想在新时期真正实现信息化管理就应该先从理念上进行创新。其创新理念一方面包括信息理念，即在信息技术逐渐普及，尤其是大数据不断发展的背景下，档案信息已经成为机关内部管理一种重要资源，因此，领导者应该从指导决策的角度实现对档案信息的有效利用。另一方面包括人性化理念，即构建人性化的档案管理环境，提高管理人员的职业素养，突破传统沉闷单一的工作环境，从而为机关内部建设提供更加完善的服务。

（二）方法创新。方法创新是指在创新理念的指导下，所构建的档案信息化管理基本路径，在机关档案信息化管理中，其创新方法主要体现在以下几个方面：其一，明确职责。机关档案信息化管理的信息化管理不是单纯依靠某一个部门就能够完成的，它需要各部门之间的配合，如领导者应该加强重视，并主动利用档案信息作为决策依据，其他部门应该及时将自己的业务内容与档案部门相挂钩，保证档案信息的及时传递、备份、整合、存档等，而档案管理部门也应该注重对信息整合与分析，以便于各部门利用。其二，规范管理。机关档案信息化管理需要严格的制度保障，在传统纸质档案环境中的制度规范已难以适应当前的信息利用实际，因此，档案管理部门应该结合新时期的档案利用情况推进档案制度建设，将档案管理的每一个环节都细化到个人，强化管理职责，提高制度规范执行效果。其三，安全管理。信息安全是信息化背景下的一个主要问题，如何保证信息的完整安全也是机关档案信息化管理的核心内容，在工作中，机关应该加强对安全系统的构建，对档案部门设备进行定期检查、维修，并通过设置查询权限，避免信息泄露。其四，人才培养。机关档案信息化管理离不开专业的人才，传统纸质档案管理模式对人才的素质要求不高，而在信息化时代，其不仅在技术上，更在思想上对工作人员提出了新的要求，因此，机关单位应该注重对信息化人才的培养，以推动信息化制度的有效落实，提高信息化水平。其五，加强宣传。即使是在信息技术已经广泛应用于机关部门的今天，许多人依然囿于理念，认为档案的信息过于古老，对于问题的解决不具备实际的意义，而要扭轉这一认知，相关部门就应该加强宣传，以逐渐提高档案管理的实际价值。

三、结束语

总之，随着经济的发展和社会的进步，新时期机关档案管理要符合社会发展的需求。机关档案管理信息化创新路径包括转变传统纸质档案的管理理念、改进档案信息化管理模式、增强信息化管理的安全意识和提高档案人员的专业水平等，这样才能推动机关档案的有效利用。

【参考文献】

[1]赵文玉.优化机关档案信息化管理模式的相关探索[J].办公室业务，2017（1）：34.

[2]孙希芳.如何加强机关单位的档案管理工作[J].魅力中国，2016（8）：205-205.

[3]于珊.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].卷宗，2016（8）：170.