文书档案管理工作创新问题研究

万军

摘 要：档案是记录前人经验和教训的重要载体，助力创新，参与创新，档案人责无旁贷。文书档案管理工作是一项政治性、技术性、机密性和服务性较强的工作；文书档案管理工作是企事业单位正常健康运行的重要前提，是党和国家、企业可持续发展的重要保障。文书档案管理工作不仅可以为党群工作和行政管理提供重要的指引方向，而且为经营管理和生产技术管理工作提供可靠的理论和素材支撐。因此，加强文书档案管理工作的创新具有重要深远意义。

关键词：文书档案；档案管理；工作创新

一、文书档案管理制度创新

文书档案管理制度的建立不仅是档案管理规范化的关键，同时也是档案管理工作的行为准则，更是有效保障档案管理工作顺利开展的基础内容。长期以来，文书档案管理工作受党政机关管理影响，往往侧重档案的整理和收集，而轻视档案的实际应用，使得文书档案自身的真正价值未能得以充分展示。结合单位实际工作状况，对原有档案管理制度中所包含的收集、整理、分类、排列、鉴定、借阅以及销毁等一系列环节进行改革与创新，把每项工作环节进一步细化，责任明确到位，同时把大事记、组织沿革、专题档案编研、重要领导人物传记等各项档案信息深层次加工工作制度化、规范化，鼓励档案管理人员投入更多的时间和精力开展文书档案信息转化利用工作。文书档案管理人员的综合素质直接影响着文书档案管理工作的效率和质量高低。文书档案管理人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变文书档案管理工作局面的关键。特别是随着机构改革、人事制度改革的继续深化，各部门工作人员减少，工作量增加，文书档案管理工作将面临更大的压力。一方面，文书档案管理人员在处理好日常工作的同时要主动学习和积累相关知识，积极参与再培训再教育，努力增强自己的业务本领；另一方面，要建立和实行档案管理人员责任制，定期对文书档案管理工作进行考核和评价，同时创新激励机制，物质奖励、档案工作晋升和惩处并行，充分发挥档案管理人员的主观能动性和创新能力，切实促进文书档案管理工作的有效开展。

二、文书档案整理和检索方式创新

文书档案整理和检索方式的创新是实现文书档案管理工作创新的重要内容之一。文书档案工作的技术手段和设备条件是提高文书档案管理工作效率和确保档案管理工作服务质量的重要条件，也是文书档案工作创新的硬件基础。目前，文书档案管理工作还基本沿用以往的手工管理模式，计算机技术在文书档案管理中的应用大多情况仅仅是目录的输入、输出和检索，其他应用还有待深入研究和开发。随着计算机技术的广泛应用和办公自动化程度的提高，可通过网络信息技术将文书档案管理部门与单位其他部门联系起来，实现文书档案信息的共享，加强各部门之间的合作与交流，提高文书档案信息服务的效率和质量，为单位的发展决策提供有力的支持。文书档案管理工作是一项极其繁琐复杂、要求高且技术性、政治性和服务性都特别强的工作。我们在日常工作中需多留心注意档案整理方法和检索技巧的积累和归纳总结，提高工作效率。笔者单位文书档案管理目前采用年度—问题—保管期限分类法，问题分类法需要在问题与问题之间互相排斥性的理解和把握上花费很大精力，并且对档案工作人员的业务能力要求很高。对于某个文件，不能因为特殊原因而轻易改变其问题属类，上一年度放入哪个问题属类，这一年度仍要放入此问题属类，否则会给以后的查找利用增添不必要的麻烦。问题分类法在文件检索方面具有绝对优势，只要熟练运用，就可以做到在完全不借助任何检索工具的情况下直接找到文件。

三、文书档案利用和再加工工作创新

我们不应把文书档案束之高阁，要将“死档案”变成“活资源”，重视文书档案再加工工作，多方面提高档案利用率，以便更好地为单位的发展服务。文书档案管理工作不能只停留在每年收集整理多少份文件材料，立卷归档多少案卷，提供利用服务多少卷次和人次等。档案管理人员应该将自己从繁琐的手工档案整理事务中解放出来，将更多的时间和精力投入到档案信息的深层次加工和转化利用上。例如我们把原来手工操作的三点一线棉线装订法改为不锈钢订书针装订法；把收集来的文件材料首先依据文件所涉及的工作内容和重要程度做预分类，后期再做不同的归档整理。根据不同领导分管工作的范围，就某一特定专题，对相关档案文件材料进行整理汇编，为领导的决策提供参考和依据，为单位的发展贡献一份力量。单位工作的健康可持续发展离不开领导层的正确决策。我们可以选择那些为单位的发展做出卓越贡献的领导、专家等，专门给他们做人物传记，记录他们的工作经历，藉此反映单位的发展历史。为了更直观地展示单位的发展历史和演变过程，对单位历史沿革文件材料进行汇编，作为单位员工“爱单位教育”的生动素材，增强员工对单位的认同感、自豪感和责任感，提高干部职工开展科研、生产、服务的积极性和主动性。

四、信息化条件下文书档案管理的优化路径

在对信息化文书档案管理工作进行优化的过程中，很多员工没有创新管理的理念，只会一味的按照自我思想进行管理，导致管理的制度出现缺陷。因此，才需要对管理理念进行创新，并完善管理制度。需要对信息化文书档案管理工作制定使用计划，并有步骤的进行展开管理。从长远的发展角度出发，对企业信息化文书档案管理工作进行详细规划，以便适应社会的发展需求。另外，建立比较标准、科学和合理化的管理制度，包括档案建立之前的人员培训制度、职责分配制度、监督管理制度、审核评价制度以及相应的奖惩制度等，并将这些制度进行完善处理，从而实施到管理工作中的各个环节，以此确保文书档案管理的有效性，同时针对一些信息化文书档案管理中的保存、查阅以及下载等方面制定相应的制度，落实到员工的工作职责上，确保文书档案管理工作逐渐的信息化发展。比如，定期的针对员工的档案管理工作进行考核，包括档案管理工作的分类进行、信息技术的使用、档案的借阅过程等相关内容，都需要进行考核，并评价处优秀的考评人员进行奖励，以视对员工的鼓励和支持，提高员工的工作积极性。信息化文书档案管理的模式可以进行不断的创新，以此推动信息化文书档案管理的具体落实。对此，可以按照相应的步骤，对文书档案的项目或者内容进行具体的分化管理，对文书档案管理方式进行多种项目管理方式的规划，包括数字化、开发项目等的建立，以这种项目管理的方式规范信息化管理方式。

参考文献

[1]杨爽.浅谈新形势下文书档案管理的创新研究[J].兰台内外，2016（02）：45

[2]费克红.论创新在档案事业可持续发展中的作用[N].山东省农业管理干部学院学报，2009-2-23（171-172）

（作者单位：渠县水产站）