事业单位档案数字化建设面临的问题与对策研究

宋尚成　程彩娥

摘 要：随着社会经济的快速发展，人们越来越重视对事业单位档案进行数字化建设。因此，本文将对事业单位档案数字化建设面临的问题进行详细的分析，并提出具有针对性的解决对策，希望可以提高档案管理的效率与质量，从而推动事业单位档案的数字化建设。

关键词：事业单位；档案；数字化

随着科学技术的不断发展，我国已经进入到了信息化、数字化的时代，加强对事业单位档案的数字化建设也成为了目前的一项重要工作。因此，必须对档案数字化建设中面临的问题进行分析，并实施相应的解决措施，提高档案数字化管理的水平，从而促进事业单位更好的发展。

一、事业单位档案数字化建设面临的问题

进入新时代后，随着先进技术的广泛应用，人们逐渐意识到了档案数字化建设的重要性，很多事业单位也开始利用数字化技术进行档案管理工作。但是，其在实际的建设过程中仍然存在着很多的问题，给事业单位的数字化建设带来了不良的影响。下面对这些问题进行具体的分析。

（一）对档案数字化建设的认识不充分

目前，虽然数字化技术已经应用到了档案管理工作中，但是很多事业单位对其并没有充分的认识，甚至事业单位中的部分领导人员认为加强数字化建设需要投入过多的资金，从而不重视数字化建设工作[1]。而这也就使得数字化技术的灵活度高、便捷性好等优势不能得到有效的利用，严重阻碍了事业单位在新时期的进一步发展。因此，事业单位必须主动尝试新鲜的事物，改变传统的观念，提高对数字化建设的认识，从而推动单位档案数字化建设的进程。

（二）基础设施不完善

完善的配套设施是进行数字化建设的基础，但是由于对档案数字化建设没有深刻的认识，部分事业单位并不重视对基础设施的建设，严重影响了单位的数字化建设。首先，部分领导人员认为档案数字化建设就是利用先进技术对档案进行管理，因此其并不重视对基础设施的建设与工作环境的管理，这也就使得单位内部的档案室特别简陋，甚至部分事业单位连独立的档案管理部门都没有。其次，由于事业单位的不重视，基础设施得不到有效的检修与维护，这也就使得配套设备比较落后，而且经常出现问题，严重阻碍单位的数字化建设。最后，不流畅、不完善的软件系统也会加大工作人员查阅、管理档案的难度，从而严重降低了档案整体的利用效率。因此，事业单位必须重视数字化建设，并加大对其的资金投入，完善档案管理系统，从而为档案的安全提供有效保障。

（三）工作人员综合素质不高

在事业单位档案数字化建设，工作人员发挥着非常重要的作用。但是目前在事业单位中，工作人员的专业能力与综合素质普遍较低，无法满足新时期档案数字化建设的要求，也就不利于事业单位数字化建设的快速发展。而造成工作人员综合素质不高的原因有两个，一个就是当前事业单位中的档案管理人员大部分是已经退休的老干部，虽然这些人有着丰富的管理经验，但由于其思想落后、接受新事物能力较差，导致了其无法有效利用数字化技术来对档案信息进行有效管理，从而严重影响了档案管理工作的效率。另一个就是事业单位没有对档案管理人员进行定期的专业培训，这使得其无法接触、学习先进的数字化技术，无法提高自己的专业能力与综合素质，从而阻碍了事业单位的数字化建设。

（四）管理制度不健全

目前，事业单位在数字化建设中还存在着管理制度不健全的问题，而这一问题主要是有两方面的原因造成的[2]。一方面，由于档案数字化建设是一种新兴的事物，事业单位无法通过借鉴成功经验来完善档案数字化管理制度。另一方面就是随着时代的进步与科学技术的发展，档案管理的环境也在不断变化，这也就使得部分原有的档案管理制度无法满足当前的数字化建设要求，从而使管理制度与实际工作出现了矛盾。

（五）档案信息不安全

档案信息的不安全也会对事业单位的数字化建设起到阻碍的作用。导致档案信息不安全的原因有两个，一个就是相关工作人员的安全意识不高，这也就使得其对档案信息的审查、管理力度较低，从而埋下了安全隐患。另一个就是随着科学技术的不断进步，黑客技术也在向着集团化、专业化发展，从而给事业单位的档案信息造成了严重的威胁。例如，前段时间的“勒索病毒”，正是因为档案管理人员的安全意识不足，没有做好日常的防范、维护工作，从而使事业单位的档案资料被封锁了起来。

二、做好事业单位档案数字化建设的有效对策

在新时期，要想做好档案数字化建设，事业单位就必须采取有效的措施，如提高对数字化建设的认识、完善基础设施、提高管理人员素质、建立健全管理制度以及做好安全管理工作等，来解决在实际建设中遇到的问题。下面将对这些措施进行具体的阐述。

（一）加深对档案数字化建设的认识

要想做好档案数字化建设工作，事业单位就必须先提高工作人员对档案数字化建设的认识。首先，要提高相关领导人员的认识，让其正确了解并重视档案数字化建设，从而加大其对相关工作的支持力度。其次，要对相关的档案管理工作进行明确地划分，并根据每一项档案数字化建设工作的具体需要，设置专门的管理职位，从而把被动的档案数字化管理局面转变为主动，提高管理的效率与质量。最后，事业单位还应该加强对数字化建设的宣传工作，通过各种各样的宣传活动，对档案数字化管理的相关知识進行普及，加强普通员工对数字化建设的认识，从而使其更好地利用数字化技术进行档案管理工作。

（二）完善基础设施的建设

为了有效提高档案数字化建设的水平，事业单位必须加强对基础设施的建设，充分发挥其作用，具体可以从以下几方面进行：首先，事业单位要加大对基础设施建设的资金投入，给档案管理部门配备相关的配套设施，如计算机、打印机以及扫描器等，让工作人员可以利用这些基础设备对档案资料进行有效的收集与整理，提高管理的质量[3]。其次，事业单位要做好基础设施的维护工作，定期对相关设备进行检查，及时发现其存在的问题并解决，使其可以发挥出自己的功效，从而为档案数字化管理工作的顺利进行提供有效保障。最后，事业单位还要建立起专门的安全防护系统，对数据信息进行有效管理，从而保证档案资料的完整性。

（三）提高工作人员综合素质

作为档案数字化建设的实施者，档案管理人员的综合素质起着非常重要的作用，因此，事业单位只有不断提高工作人员的专业能力以及综合素质，才能更好地实施档案数字化建设。首先，事业单位要加强对档案管理人员的培训，通过定期的培训，加强其专业知识储备，提高其工作技能，从而保证档案数字化管理的质量。其次，事业单位要积极开展各种与档案管理、信息技术以及计算机技术相关的活动，让档案管理人员在参与活动的过程中，通过互相的交流、探讨，提高自己的数字化管理水平，并通过对其他人员成功经验的借鉴，有效解决在实际管理过程中遇到的困难，从而保证档案数字化建设的顺利进行。最后，事业单位还应该建立起考核制度与相应的奖惩制度，定期对档案管理人员进行考核，并把档案管理人员的利益与考核的结果挂钩，调动起管理人员对工作的热情与积极性，使其主动投入到档案数字化建设中去，并加强对先进技术的学习与研究，提高档案管理的水平，从而有效促进事业单位档案的数字化建设。

（四）建立起健全的管理制度

档案管理工作是十分复杂的，工作人员不仅要收集相关的档案资料，还要对档案信息进行有效的加工处理，工作量非常大。因此，为了提高档案管理工作的效率与质量，事业单位必须建立起健全的数字化管理制度，并根据实际需要合理控制工作流程。一方面，事业单位要通过健全的管理制度，对档案管理人员在档案收集、整理、归档以及调阅等方面的工作行为进行规范，从而保证档案信息的准确性，为数字化建设打下良好基础。另一方面，事业单位还要建立起相应的责任制度，明确规定档案管理人员的工作内容与应承担的责任，并对某些违反制度的行为以及泄密的行为进行追责和制裁，从而保证档案数字化建设的有效性。

（五）加強档案信息安全建设

事业单位还应该做好档案信息的安全建设工作，提高档案的安全性，从而促进档案数字化建设更好地进行。首先，事业单位要积极开展讲座、宣传等活动，让档案管理人员树立起安全意识，加大对档案信息的审查与管理力度，及时排查出潜藏的安全隐患，保证档案信息的安全。其次，事业单位还要加强对先进技术的使用与研究，做好日常的防范工作，并定期对网络进行维护，从而为档案信息的安全提供有力保障。例如，要做好档案的保密工作，不能把涉及到商业机密的相关档案在网上进行开放服务，同时还要对数据库中的操作权限与使用权限进行有效限制，并通过专门人员的管理，提高档案信息的安全性[4]。

三、结论

进入新时代后，加强对事业单位档案的数字化建设已经成为了一种趋势。因此，必须仔细分析其在建设过程中出现的问题，并通过加深对档案数字化建设的认识、完善基础设施建设、提高工作人员综合素质、建立起健全的管理制度以及加强档案信息安全建设等措施，提高档案数字化建设的水平，从而为我国事业单位的数字化建设工作奠定良好的基础。

参考文献：

[1]张勇.基于数字化的事业单位档案管理探析[J].办公室业务，

2018（04）：113.

[2]苏继红.事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述[J].江西建材，2017（15）：262-263.

[3]王涛.事业单位档案的数字化管理探讨[J].办公室业务，2017（07）：72-73.

[4]程文富.提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略[J].企业改革与管理，2016（02）：23.