浅析大数据时代下的档案信息安全管理工作

崔理华

摘 要：大数据时代背景下，档案安全管理工作面临着机遇与挑战，不仅对档案管理制度提出了更高的要求，对档案管理人员也提出了更高的水平标准，针对这个发展方向，我们在下面文章中提出了相应的对策，希望可以对档案安全管理工作有所帮助。档案工作的安全管理效率的提高，一方面需要技术上的提升，培养同时精通技术与档案管理的专业人员，另一方面也要提高档案人员的安全意识，两者结合才能更好地建设档案管理安全体系。

关键词：大数据时代；档案管理；档案安全；档案信息

一、大数据对档案管理产生的影响

（一）提升了档案保存质量

在大数据时代到来之前，我国传统的档案都是按照纸质方式根据档案的价值分类进行保存，这种保存方式在面临水灾、火灾等情况时特别容易使档案受到破坏；同时还面临纸质老化的风险，而这个过程如果不是定期检查，很难发觉纸质老化的最终结果会是什么时候出现，这几种破坏方式对档案的威胁可能是一次性地破坏，甚至可能不可恢复。随着技术的发展，大数据时代的档案管理则改为存储在云盘、硬盘上，这些存储空间较大但占地较小的地方，这些方式有效提升了档案的保存质量，延长了档案保存时间。

（二）提高了档案管理工作效率

传统的纸质档案是档案管理部门及其人员按照来源原则、全总原则等档案管理方法进行整合和归纳，若档案在很长一段时间内未进行归纳整理，那么，再次整理时可能就很难再找到源头，增加管理工作的时间使管理效率降低。在大数据时代下，档案管理系统有接收、保管等一整套的档案整合系统，它的管理流程完全依靠信息技术，这样可以高效地对档案数据进行整合，并且出错率非常小，大大提高了档案管理工作效率。

（三）降低了档案管理成本

关于档案管理成本的说明，我们以一个例子即可点明问题。拿档案载体来说，传统的档案是以纸张为载体，大数据时代的档案则是以信息技术发展过程中的云盘等存储介质为载体，纸质档案不仅需要消耗大量的树木，而且还需占用大量的存放空间；对于大数据时代的档案，则是以数据的形式存储，不仅节省了存放空间，还可以减少档案纸张的使用。京东新公布的数据显示，2017年開电子发票比开纸质发票节省了上亿元的成本，所以，我们要降低管理成本，大数据时代的档案是可行之路。

二、大数据时代给档案信息安全管理产生的影响

（一）档案信息管理的技术层次要求不断提升

随着信息技术的不断更新与升级，使原有的数据可能因为技术版本、兼容性的问题，不能够通过原有的方法被读取和利用，这种陈旧的档案管理技术明显无法满足大数据时代的信息安全性要求，这与纸质时代的火灾等一次性破坏的威力是同等水平，因此，档案信息管理的技术水平需要不断提升才能适应时代发展的要求，需要档案管理部门及技术部门人员的共同努力，才能更好地实现大数据时代的档案载体安全，为档案的安全管理、安全利用、安全共享奠定基础。

（二）档案数据存储的安全管理要求越来越高

档案信息存储在电脑系统的同时，也在面临着巨大的风险，比如黑客攻击或者数据监听等。又由于档案管理人员对网络技术的熟练操作程度不同，使档案数据安全存在很大隐患，大数据时代的网络安全性要求越来越高，只有通过技术人员不断优化现有的信息技术，不断加强档案管理系统的壁垒，才可能使系统可以抵制网络攻击，确保档案数据库安全。

（三）档案大数据的挖掘利用率更高

传统的档案大多时候是存放在档案库房中，等待利用者去档案馆或者其他地方去查阅档案，对于档案的开发很少，大多用来编史。现有的大数据背景下的档案信息，可以通过信息技术进行大规模分析，从而得出某一方面或者某层次的发展规律，为检索者提供了更有价值创新的线索，使档案利用者更简便、快捷地利用档案，高效地实现档案信息的筛选、对比和定位，使档案信息挖掘利用率的迅速提高。

三、大数据时代背景下档案安全管理面临的问题

（一）档案信息安全受到各种威胁

在计算机迅猛发展的时代，档案信息受到各种潜在的威胁，包括个人档案信息、企业档案信息及国家档案信息。我们的个人信息存储在手机、电脑等通讯工具中，在智能工具的使用过程中，个人信息安全备受威胁。例如网络上经常会有一些不知名的链接，一旦点进去，个人许多信息就会被收集，给我们推送一系列相关的物品，同时，在网络购物过程中，我们还会留下个人地址、电话等具体信息，这些都存在个人信息泄露的风险。对于企业来说，数据决定成败，对于那些核心数据同样存在泄露风险，如何保证数据被有效的安全管理，保证档案管理系统可以达到实现抵御风险的能力，给企业档案信息安全带来巨大挑战。大数据时代，国家之间的信息战成为新型的战争模式，“斯诺登事件”一直提醒着我国要时刻关注数据，以防被监视的风险。从以上三个方面来看，档案信息安全受到的威胁不容忽视甚至迫在眉睫，信息安全已经成为一个重要战场。

（二）档案管理人员信息技术素质较弱

目前，我国的大部分档案管理人员仍是旧有的管理人员，对传统的纸质档案管理较为熟悉，对于大数据时代使用的新型档案管理系统较为陌生，还不能很好地利用档案信息管理系统，系统受到攻击或者出现事故时，有时也会手忙脚乱。综合来看，就是计算机技术没有培训到位，档案管理技术不达标，那么就会降低档案管理效率，给档案管理带来一系列的不可估量的损失。

（三）档案信息安全保护意识不足

在大数据时代背景下，档案管理正在向数据档案管理的方向转换，从关注实体档案自身到关注档案内容，从关注纸质档案的保管到关注档案载体，这些转变都反映了档案信息安全关注点的变化。内容和载体安全是档案信息安全的两大重要方面，但目前档案信息的泄露也是两方面的原因，一是公民自身信息安全保护意识不足，二是数据保管人员在管理过程中不知危险来自哪里，安全保护不知如何着手，安全意识不足。档案信息被黑客所获得的容易性，使得由此出现的档案信息外泄或信息违规修改等问题对社会安全造成了危害。

四、大數据时代背景下档案管理的对策

（一）完善法律法规，加强制度保护

在档案管理过程中，我国档案部门需要切实根据自身情况，建立健全档案管理工作制度，通过法律来保证档案信息的安全，对不法分子或者企图对档案信息实施窃取的人员，起到震慑作用。现有法律是从消极角度对数据攻击的治理，对法律的建立健全则是积极角度的防范，不仅要发挥制度中的指导规范作用，还要对档案管理人员起到约束作用，对档案管理工作认真负责的人要予以奖励，对于存在疏漏的工作予以惩罚，体现出制度的权威性，最终达到档案安全保护的目的。

（二）树立档案管理工作安全意识

大数据时代的档案管理工作不同于传统纸质档案时代，重视的是技术管理工作，档案管理系统的防范工作不容忽视，因此要树立正确的档案管理安全意识，防止计算机受到病毒感染，或者在计算机系统受到黑客攻击时，有相应的应急措施，能够避免信息丢失或损失。防火墙和相应的安保措施是重中之重，如果不能很好地管理，将会给档案甚至我国公民带来难以预估的损失。因此，我国档案部门除了人员要相应地加强档案管理安全意识外，政府部门也应出台相应的档案管理规范和工作细则，从双方面加强安全管理工作。

（三）加强档案管理人员培养力度

大数据时代的档案管理工作，给档案管理人员提出了更高的要求，更加注重技术人员的培育，因此，我国档案管理部门要同信息主管部门加强沟通，可以聘请专家，进行技术业务指导，或者两个部门可以相互培训技术与业务兼具的人员，比如以开展培训会、讲座等方式对档案管理人员的技能水平进行提升。在人才引进方面，可以吸引一些对安全管理方法、安全技术体系有所研究的专业人员，加入档案管理的工作队伍，负责维护体系和对数据盗用风险进行评估与防范，对加密措施进行升级、对接口进行安全维护等等，保证档案数据的安全。

五、结语

由于大数据具有实时性，多将档案安全管理融入到大数据时代之中，对于档案安全管理有着重要意义。随着数字技术、信息技术和网络技术的发展及广泛运用，档案数据也面临着安全隐患，信息面临黑客攻击、数据泄露的风险，要想更好地管理档案数据，我们提出的建议是从人员与技术、制度三方面保证信息安全，建立一个完整的档案安全管理系统，对传统档案安全管理工作进行不断调整，才能在安全环境中实现档案大数据的开发利用。

参考文献：

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