数字化背景下档案管理模式研究

葛珊源

【摘要】随着信息化时代的到来，数字化操作的普及，各单位独立档案的管理进程中产生了大量的电子文档，而电子文档的储存于管理方法在一定层面上区别于纸质版档案的管理。因此，档案管理部门应该根据时代的进步及时更新管理思路，建立符合数字化发展趋势，顺应单位发展规划推进档案管理模式。

【关键词】信息化 时代化 数字化 档案 管理

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）34-0008-01

档案管理是每个单位组织管理的方式，健全的档案管理模式不仅可以发挥档案工作的效率，促进事业的发展，更可以实现档案的价值。马克思主义理论指出了认识的绝对性和相对性，指导我们应根据不断变化和发展的实践推进我们认识的发展。因此，我们应结合时代发展要求，提高档案管理质量，创新档案管理模式，确保数字化背景下，最大化档案信息的价值。

一、传统档案管理模式研究

传统档案管理模式主要有三种类型：

第一种是对各类档案统一的集中管理模式，偏向独立的档案管理部门，直属单位管理。特点是单位规模较大，历史悠久，参与单位管理程度较高，会有专业化的管理团队和适用的档案管理办法。优势是效率高成本较低，方便专职人员的培训和学习，利于资源的开发利用。局限性是集中管理模式对硬件要求较高，档案的提取程序较为繁琐。

第二种是单位根据各部门需要进行分别保存的分散管理模式，多见隶属型单位，优势是利于各部门的工作的独立性运转，提高了办公效率，降低移交过程的出错概率等。局限性是部门间的管理办法可能会出现不一致的情况，为以后的资料统计利用带来不便，不利于单位对历史档案资料进行统一鉴定或者销毁工作。

第三种是前两种模式的结合体，指单位对档案管理工作进行整体调控，但是实际的管理过程赋予各个部门以独立权限。各档案的形成部门分别负责进行分类统计，然后统一将档案目录交于单位档案管理机构进行备份的集中分散结合式。这一模式促进了各部门档案的利用效率同时保证了单位的整体把控。优势是管理灵活，利于综合监督和领导，也增强了档案资源的利用效率。局限性是对单位的综合管理实力尤其是宏观管理能力有着较高要求。不利于档案的完整性和安全性。

二、传统档案管理模式与数字化背景下档案管理模式比较分析

傳统档案管理模式的客体大多是纸质版档案，而随着时代进步，社会的快速发展，电子文档的数量急剧增加，传统管理模式需要根据新的情况及时的调整，以满足数字化信息化管理模式建设，要求我们重新审视传统档案管理模式，创新思维方式，取传统管理模式的优势，结合新时代的档案特点，让档案工作适应信息化时代的要求，秉持“科学”“开放”理念，更好的促进档案管理事业的发展。

虽然时代在变迁，档案资源的载体形势开始有所变更，但档案的管理内容在本质上是一样的，业务流程依然是收集，鉴定，归档，保管，统计和利用的六大环节，管理思想或分散或集中，在新时代背景下依然遵循。

根据文档客体载体形式的变化，紧跟实践变化的是相对应的文档的生命周期理论，在概念，产生，维护阶段都开始区别于传统档案管理模式。管理方式也随之开始由单一的人工管理逐渐加入技术手段管理。服务方式也呈现多样化的趋势。

三、数字化背景下档案管理模式的构建建议

档案存在的意义在最初是对历史的记录，而各单位存在的档案管理在最初形成的目的性是为了给单位的各项工作的开展提供历史考据，保障各项工作的顺利开展。因此，档案管理需要如实反映出历史工作的细节，那就要求我们做好档案整理工作，不仅需要设立档案的相关管理机构和人员，制定相关的规章制度，最重要的是选择适应时代发展利于档案部门档案管理模式的协同创新。逐渐改变单一的纸质版档案管理，顺应时代发展要求，取历史纸质版管理模式的精华，探索纸质版与电子档管理模式协同发展的新模式。

作为档案管理的主体我们要及时进行知识更新，参与相关理论培训，提高从业人员的基本素质。单位应予以硬件条件的支持，不仅要完善相关的规章制度确保安全保密性，更需要高新技术装备的配备以更好的工作运转。保障档案内容的有效性，真实性和完整性。加强档案管理工作重要性的管理理念建设，构建档案管理的安全体系。只有制度，人员，设备等因素协同发展，才可以更好的推进档案管理工作现代化发展。

随着信息化时代的到来，数字信息化的普及，尤其是面对急剧增加的电子文档，档案管理模式应发展创新档案管理工作的思路和模式，完善数字化背景下的档案管理模式。

档案管理模式的探索和建立涉及到各方面的工作，是一项负责的工程，还需要科学技术方面的知识进行拓展知识面，掌握更全面的研究方法辅助研究，本文的研究有一定的局限性，在今后的研究中可以进一步完善和深化。

参考文献：

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