公文格式易出现问题解析

摘要：为了使公文写作和处理工作更加科学，以保证公文具有高质量，公文运行高效率，《党政机关公文处理工作条例》出台的同时，《党政机关公文格式》正式实施。《格式》对组成公文格式的18个要素做了明确规定，但在实际写作中很多机关单位还是出现一些问题，现梳理出几大类，进行解读分析，避免其他单位出现类似问题。

关键词：公文格式；问题解析

2012年中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），从2012年7月1日起执行，该《条例》对公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制和公文办理等方面做出了明确的规定。同年6月《党政机关公文格式》（以下简称《格式》）正式实施，《格式》对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定，这样就确保了公文的表现形式的统一性和规范化。

公文强调格式的统一和规范，主要是为了使公文写作和处理工作更加科学，以保证公文具有高质量，公文运行高效率。《条例》中明确规定：“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”。

在实际写作过程中，对于公文格式的18个组成要素，很多机关尤其是基层单位，经常出现各种各样的问题，简单梳理一些共性问题：

一、发文字号不规范

公文版头包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人6个要素，在这6个要素中，出现问题最多的是发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成，比如：××市人民政府办公厅关于做好××××工作的通知，发文字号的正确写法是市政办发（发文机关代字）﹝××﹞（年份）××号（发文顺序号）。常见的错误主要表现在：一是年份书写不规范。把2017年写成17，不够完整准确；二是年份外面使用[××]中括号、（××）小括号等。不够规范，正确的写法是使用﹝××﹞六角括号；三是发文顺序号写作不规范。把3号写成003号或者第3号。

二、文种使用不規范

在文种选择和使用方面，出现的问题比较多。一是生造文种。按照《党政机关公文处理工作条例》的规定，法定运行的文种包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要这15种。也就是说选择发文的文种时，不能在这15种之外，但是在实际写作中，一些机关单位使用了计划、总结、领导讲话、工作方案等非法定文种，由于这些文种无法按照正常的流程独立运行，很难正常进行公文运转，工作的效率受到严重影响。比如：××市人民政府关于××年××工作的实施方案，这种写法显然是不规范的，因为实施方案不是法定文种，不能独立运行，应该修改为：××市人民政府关于印发××年××工作的实施方案的通知。

二是叠用文种。《条例》中规范的15个文种，每一个的适用范围和作用效力都是不尽相同的，在实际写作时要依据发文的目的和意图，认真的选择最为贴切的文种，不能把两个不同作用的文种叠加在一起使用。比如关于××××的请示函、关于××××的通知的通知等。错误频率最高的是关于××××的请示报告，请示和报告都是上行文，上级接到此文以后无法确定到底是请示的事项还是报告的事项，不能正确处理。因为，二者的行文目的和回复形式是不同的，《条例》中明确请示的适用范围是向上级机关请求指示和批准。所以请示通常是请求上级批准、解决和指示，需要上级以批复的形式给予明确的答复，一个请示必须用一个批复回复；《条例》中明确报告的适用范围是向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告属于请阅件，上级通常会以阅存的方式处理。

三、标题写作不规范

标题是公文内容的提炼概括，是用最简练的语言概括出公文核心的内容，让收文者通过阅读标题，清楚文件的基本内容。完整的公文标题包括发文机关、事由和文种三个部分。比如：××市××局关于做好××××工作的通知，其中××市××局是发文机关，关于做好××××工作是事由，通知是文种。在实际写作中容易出现的问题是标题要素不完整，有的机关单位发文只写事由和文种，有的只写文种，随意的省略发文机关和事由，这样的写法不利于收文者掌握公文基本的内容，影响工作效率。

四、正文写作不规范

公文的主体部分最核心的要素是正文，正文写作是写作者对于公文主题的把握、框架的搭建、材料的分析以及语言运用的综合体现。正文里涵盖的要点是方方面面的。一是引文。正文写作经常需要引用上级或相关的文件作为依据，比如在一份批复的开头部分这样写道：“××府发﹝××﹞××号《关于××的请示》收悉”，这种写法不规范，应该修改为：“《××县人民政府关于××的请示》（×政发﹝××﹞××号）收悉”。引文的正确写法是先引文件名，再引文号。

二是结构层次序号。公文正文内容比较复杂时，需要划分结构层次，《格式》中明确指出：公文正文结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。实际写作过程中，最常出现的是错误写法是“（一）、”或“1、”。

三是附件说明。《格式》中明确指出：“附件在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐”。实际写作过程中，最常出现的是错误写法是附件后加标点符号。

作者简介：李彬（1980.2），女，辽宁沈阳人，辽宁行政学院，公共管理教研部，副教授，研究方向：公文写作。