新经济时代独立学院人事档案信息化建设分析

陈曼煜

摘要：分析了新经济时代独立学院人事档案信息化建设的重要意义、现实状况及存在的问题。结合新经济时代特征和独立学院发展的现实需求，从管理体制、条件保障、人员配备等方面提出人事档案信息化建设的对策和建议。

关键词：新经济时代独立学院档案信息化

当前社会发展已进入新经济时代，高技术化和全球化是新经济的重要特征。独立学院与普通本科高校相比，办学更自主、更灵活、更具国际视野，新技术的应用也更广泛。独立学院已进入人才强校的轨道，都在大力推进人事制度改革和创新，而人事档案的管理往往被忽视，不利于人才的引进和培养。在新经济时代，独立学院要高瞻远瞩、与时俱进地开展人事档案信息化建设的研究和实践，优化人才强校战略。

一、新经济时代独立学院人事档案信息化建设的重要意义

当前，整个世界进入了信息化时代，人们可以足不出户地进行沟通，且沟通的方式和方法越来越简洁。独立学院在人事档案管理过程中，将纸质档案材料通过现代化技术手段转换成数字化信息资源，实现通过计算机目录查询系统，方便、快捷、高效地查阅人事档案各类信息。

（一）有利于提高人力资源管理工作效率

经过10余年的发展，独立学院已经具有相对稳定的办学规模，教师和行政管理人员队伍的建设正实现从量变到质变的转型，优胜劣汰是独立学院加强人才队伍建设的重要保证。档案信息化建设可以实时、全面地了解教职工的档案信息、教学和工作表现，便于对比研究，实现人尽其才、不养闲人的管理目标，提升独立学院人力资源管理工作的效率。

（二）有利于提高纸质档案的保存质量

纸质档案因为长期反复使用，破损、丢失、不清晰的情况大量存在，给人事管理带来了诸多不便。独立学院以人事档案信息化建设为契机，将现有的纸质档案以电子载体方式存储，而电子载体不易受到温湿度环境影响，保存的时间更长，具有保存方便、查阅方便、安全性强等特点，可以大大减少纸质档案材料的使用频率，有效保护人事档案材料原件，为人事档案管理工作的可持续发展提供了有效的保障。

（三）有利于信息资源共享

独立学院基本都有自己的教学科研管理信息系统和行政管理信息系统，而人事档案的管理还主要以手工操作为主，经常出现信息滞后和信息不对称的情况，影响到学校的日常教学和行政管理工作效率。独立学院将人事档案管理与行政档案管理、教学科研档案管理的信息化建设紧密联系起来，对档案信息资源进行实时共享，提高学校的管理水平。

二、新经济时代独立学院人事档案信息化建设中存在的问题

独立学院因管理模式、运行机制的不同，在人力资源管理中的方式也千差万别，人事档案管理工作也参差不齐，信息化建设水平普遍不高，还有很多问题需要研究和解決。

（一）对人事档案信息化建设重视不够

独立学院基本上没有对人事档案管理工作开展研究和规划，普遍存在领导不重视的现象，更没有人事档案信息化建设的理念；甚至有的档案管理员在这种工作氛围下，对自己的工作敷衍塞责，不会思考如何去创新和改进人事档案管理的业务技能和工作方法。领导不重视，馆员不努力，严重影响了独立学院人事档案信息化建设的进程。

（二）人事档案管理体制不够完善

独立学院人事档案管理迥异，管理部门有的是党政办公室、有的是人力资源部门、有的是档案管理部门；有的还分层级进行管理，中层及以上管理干部由党政办公室负责，其他教职员工由人力资源部门管理。独立学院人事档案管理体制不够完善，造成人事档案的管理混乱，档案管理员以兼职为主，专职人员极少，人事档案管理作为某个部门的附带工作，管理条件差，管理水平低等问题突出。由此可见，目前的管理体制也是制约独立学院实现人事档案信息化建设的壁垒。

（三）人事档案信息内容不健全

独立学院现有人事档案主要记录教职工个人的出生日期、民族籍贯、学历学位、职务职称、学习（社会）经历、政治面貌等基本情况，鉴定评语千篇一律，多是套话，不能真实反映出教职员工的专业特长、工作能力（教学水平及科研成果）及师德师风等方面的情况，根本无法体现教职工的综合素质。内容简单且缺乏个性化信息的人事档案，给独立学院人事档案信息化建设带来了很大的困难。

（四）人事档案信息安全性保密性不强

人事档案管理具有安全性和保密性的特性。在独立学院人事档案管理过程中，因管理人员缺乏较强的责任心，加上教职工本人又不重视，大都存在档案丢失、信息不准、资料不齐，甚至弄虚作假的现象。有些学校还出现了个人信息被泄露给教职工造成伤害的现象。独立学院人事档案信息的安全性和保密性不强，将会在信息化管理过程中出现违规甚至触犯法律的局面。

（五）管理人员素质与人事档案信息化建设要求不适应

人事档案的信息化建设，不仅要求管理人员具有较高的专业素养，还需要掌握现代化的技术手段，能熟练运用信息技术管理档案。从目前看，独立学院人事档案管理人员队伍整体素质不高，多为“半路出家”，且以兼职为主。缺乏既掌握人事档案管理又熟悉信息化操作技能的复合型人才，严重制约着独立学院人事档案信息化建设的发展。

三、新经济时代独立学院人事档案信息化建设的对策

当前，各独立学院正顺应新经济时代的发展要求，信息化建设已写进学校的发展规划，关于人事档案的信息化建设，笔者认为可采取以下对策。

（一）加强宣传，树立全员人事档案信息化建设意识

独立学院应加大宣传力度，让领导层了解档案信息化建设对人才强校的重要作用，转变对人事档案信息化建设的认识，将其纳入学校发展规划，建立人事档案信息化建设的长效机制；让档案管理员增强主人翁意识，积极学习和践行人事档案信息化建设的先进管理理念；让教职工了解人事档案信息化建设与其个人利益息息相关。

（二）统筹规划，完善人事档案信息化建设管理体制

独立学院要加强学习和研究，按照国家对高校人事档案的管理范畴和管理权限，设置统一的机构，执行统一的要求，解决人事档案管理的混乱现状。为推进人事档案信息化建设顺利实施，独立学院可结合国家有关管理规定及学校情况，因地制宜出台和完善相关人事档案管理制度。严格执行统一的规范化的技术标准，避免出现数据不兼容问题，畅通与教学管理、行政管理信息资源的共享共用，提高人事档案信息化建设的效率。

（三）构建数据库，建立人事档案信息化管理系统

加强各兄弟院校之间的调研和交流，聘请专家开发符合独立学院校情的人事档案信息化管理系统，并在各独立学院试用推广。采集并审核教职工的基本信息，建立人事基本信息数据库；收集教职工的电子档案，进行整理和归类，建立人事信息数字化档案库，为人事档案的信息化建设打下坚实的基础。

（四）引进与培养并举，优化人事档案管理员队伍，提升业务能力和管理水平

独立学院在推进人事档案信息化建设的过程中，一方面要加强专业人才的引进，改善档案管理员队伍学缘结构，另一方面应定期对现有档案管理员开展人事档案学、计算机技术、网络技术、安全教育等方面的培训，培养一批既懂人事档案管理知识、又懂得信息化建设知识的复合型人才。同时，还要积极借鉴国内外高校档案信息化建设的成功经验，建立长效的培训机制，不断提升信息化管理的业务能力和水平。

（五）树立安全保密意识，确保人事档案信息的保密性和安全性

首先，要通过开展安全保密意识教育，让档案管理员和教职工逐步树立人事档案信息的安全性和保密性意识，自觉维护信息安全。其次，在人事档案信息管理和使用的过程中，要严格审核管理人员的身份信息，严格设置访问权限，务必防止个人信息的泄露和篡改，确保人事档案信息安全。再次，加强技术保障，防止密码被盗窃或者被更改，提升档案信息网络安全风险防御能力。最后，建立人事档案信息备份制度，严格信息备份管理，避免因不确定因素造成信息数据的丢失。

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