关于加强行政事业单位固定资产管理的思考

罗丽萍

摘要：文章主要以内部控制制度为指引，探讨行政事业单位在固定资产购置、使用、处置过程中存在的问题，并针对存在的问题采取相应的风险控制措施，保证固定资产的安全、完整。

关键词：行政事业单位；固定资产管理；资产购置；资产使用；资产处置

一、引言

行政事业单位固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在1000元以上（其中，专用设备单位价值在1500元以上），并且在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物质，作为固定资产管理。行政事业单位在取得固定资产时，应当按照固定资产成本金额，增加固定资产并相应增加资产基金（固定基金），同时按实际支付金额作为当期支出。行政事业单位购置固定资产的资金来源一般为财政拨款。行政事业单位固定资产的管理范围宽、金额大、在资产负债表上占有很大的比例，固定资产管理的好坏对行政事业单位的日常运行有较大的影响。

行政事业单位每年都有固定资产购置计划，在前一年末，由各个部门将需要购置的固定资产上报，按相關权限审批后，由采购部门向政府采购机构申报，通过招投标、竞争性谈判、询价等不同的采购方式购买。在这种体制下，就行成了行政事业单位固定资产的管理疏忽懈怠的现状。

加强行政事业单位固定资产管理，维护资产的安全和完整，提高资产使用效益，保证国家行政机关履行职责和促进各项事业发展，使固定资产管理从静态变为动态，满足各级财政部门数据上报要求，提高管理工作的时效性和透明度，为预算管理、绩效评价和资产优化配置等提供决策支持。

二、行政事业单位固定资产管理存在的问题分析

（一）采购环节存在的主要问题

1. 盲目采购、重复采购现象严重。行政事业单位一般没有设置专门的采购部门，固定资产购置不编制预算，项目执行前未进行充分认证盲目上马，后期资金供应不及时，导致项目搁置、烂尾。各部门为了自身利益，不考虑实际情况，盲目攀比，出现不合理的采购申请，造成固定资产重复配置或配置不合理。供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，出现舞弊或资源浪费。

2. 采购验收程序不规范。没有专门的验收机构或验收人员对购买的物资（劳务）进行验收；或在验收阶段没有严格按照单位采购验收程序的要求执行，购建固定资产在验收时未依据合同条款规定的规格、质量等进行审核和验收，造成质量不符合要求或者内容型号不对、以次充好等导致资产信息失真、会计核算不规范、账实不符或资产损失的风险。验收过程中发现的问题不能及时报告，造成单位对发生的问题不能及时处理，影响资产的使用；对所采购的资产缺乏有效的记录，使资产的采购业务不具有可追溯性，没有专门人员跟踪合同履行情况，对有可能影响工程进度的异常情况，不能及时上报及提出解决方案。

3. 付款审核不严。财务部门不能严格按照制度要求支付款项，办理付款业务时，对资料不全的款项，没有按要求补齐资料。应付账款到期不能及时支付，导致信用受损。

（二）资产使用环节存在的主要问题

1. 固定资产管理制度不健全。未设置专门的资产管理部门和资产管理人员；固定资产购置后不能及时入账；领用不登记，未按规定权限进行审批；对于固定资产卡片、台账等资料登记不全或内容不真实。

2. 长期不进行固定资产盘点清查工作。对已达到报废年限的固定资产不清理、不处置；对已处置的固定资产不能按时申报报废、处置，造成账实不符，对国有资产的真实性、准确性、完整性造成影响。

3. 固定资产维修不及时。固定资产出现故障不能及时报修，造成固定资产使用寿命减短，从而形成浪费。

（三）资产处置环节存在的主要问题

当固定资产严重损坏，没有维修价值时，不能及时向有关部门提出申请报废。个别单位擅自报废，违规处置固定资产，造成国有资产的流失。出借、出租资产未按权限进行审批，未指定专人管理，租金收入不能及时缴库，形成“小金库”，侵占国有资产情况严重。

三、改进行政事业单位固定资产管理的建议

（一）科学合理地设置资产管理组织机构，明确岗位职责

应当设立专门的资产管理部门，负责本单位固定资产的购置、使用、处置。明确相关部门的岗位职责、权限，做到不相容职务相分离。指定专人对固定资产进行管理，固定资产管理人员应有良好的业务素质和职业道德，熟悉固定资产有关的法律法规，以及固定资产的用途、性能等基本知识，符合单位的岗位规范要求。定期对资产管理人员提供后续教育，使固定资产管理与时俱进。

（二）完善单位绩效考评系统

将固定资产管理纳入绩效评价系统，对单位全体人员在固定资产管理方面的业绩进行定期考核和客观评价；制定奖惩措施，企业应当将绩效考评结果作为确定人员职务晋升、评优、降级、调岗以及绩效工资发放等的依据。让固定资产管理工作直接与经济利益、职务晋升挂钩，消除在固定资产管理工作中出现的不愿做、不会做的情形。

（三）完善固定资产内部控制制度，把好预算关

固定资产的取得和处置均应依据预算，对项目的可行性进行研究和分析，按规定程序审批，确保固定资产投资决策科学合理。对超预算、预算外的购置项目，应严格按要求的程序审批。

1. 资产采购业务的风险控制

（1）单位可以设立专门的请购部门，对各部门提出的采购需求进行审核，并归类汇总，统筹安排采购计划以实现规模经济。建立合理的采购询价程序，充分了解供应商的基本情况，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务，把供应商的规模、财务状况、发展前景作为确定供应商的评价标准，把好采购环节的第一关。固定资产投资决策阶段，应实行“充分调研、集体研究、专家论证”的原则，尊重预算而不限于预算，防范技术风险、决策风险和腐败风险。严格按照《中华人民共和国政府采购法》的规定程序采购固定资产，从源头上杜绝舞弊现象的发生。

（2）应建立专门的验收部门或验收人员，结合资产使用部门、资产管理部门及技术部门，根据国家标准或行业标准以及签订的合同，对购置的或自建的固定资产的质量、数量、规格型号和其他相关内容进行验收，出具检验报告单、计量报告和验收单，参与验收的所有人员都应在报告单上签字确认责任。建立严格的固定资产验收制度，确定检验方式及验收程序，为验收人员提供指引，使验收人员有据可依、验收过程公开透明公平，防止领导干预。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应立即向有关部门报告，有关部门查明原因，及时处理。

（3）严格付款程序，财会部门应审查付款请求有关的资料是否真实、合法、齐全，按合同签订的付款方式付款，对不符合付款程序的应拒绝付款，避免出现资金损失和经济纠纷。

2. 资产处置业务的风险控制

应及时对闲置、报废的固定资產按权限申报处置，固定资产处置要严格按照行政事业单位国有资产处置管理办法的规定，对本单位需调拨、出售、置换、报废的固定资产在公开、公平、公正的原则上合理合法的处置。行政事业单位有闲置、报废需处置的国有资产应由资产使用部门填写《国有资产处置申请表》，并提供相关证明材料。专业设备、精密仪器还需出具专业机构证明材料，资产管理部门对资产处置申请表的合法性、必要性和真实性进行审核，送当地财政部门审批。

行政事业单位对需要处置的固定资产应由有资质的评估机构进行评估，通过量化评价系统对购买者的规模、经济实力进行综合评价，择优选择有实力的购买者。对大批的、金额较大的固定资产处置可以通过公众交易平台面向全国进行招标拍卖。对于出借、抵押、质押的固定资产实行报批备案制度，编制专门的资产目录，防止资产流失。出租、出售固定资产产生的应收款项，应密切关注负债方的财务状况，指派专人负责催收，每年未对应收款项进行复核。对于账龄长、确实无法收回的款项应查明原因，明确责任，按照单位的管理权限审批，并按行政事业单位会计准则进行处理。

（四）加强固定资产监督检查，落实管理责任制

将资产在使用过程中发生的风险控制在可接受范围内，首先、单位应建立内部审计制度，定期或不定期检查固定资产的账务处理的正确性和真实性，对检查中发现的问题，应当查明原因，追究责任，妥善处理。稽核、评价单位内部控制制度的有效性。其次、对所有固定资产都应设立卡片，详细记录固定资产的品种、型号、供应单位、使用部门、使用人；固定资产在单位内部职工之间的转移，应填写“固定资产移交清单”并办理相关审批手续，同时更改固定资产卡片，防止物随人走，资产流失，明确管理责任和经济责任。第三、加强固定资产的维修和保养工作，定期对所有的固定资产进行维护保养，建立台账登记固定资产的维修保养，提高固定资产的使用寿命及使用效率，减少资产的闲置浪费。第四、定期或不定期对固定资产进行盘点清理，结合实际情况确定盘点时间、范围和盘点流程，对已报废、毁损的固定资产应当联合技术部门人员，查明原因、落实责任，按照规定权限经部门负责人、资产管理部门负责人和分管领导批准，并报财政部门批准后处置。

四、结语

行政事业固定资产存在的问题主要原因是长期以来行政事业单位领导“重资金分配，轻资产管理”的意识，大部分的单位都没有设立资产管理部门，专业人员严重缺乏。固定资产管理松懈，致使资产管理人员不想做、不愿做、不会做，提供的资产数据信息存在不真实、不准确、不及时、不完整或错误现象，造成资产信息不对称，增加资产管理风险。

固定资产要真实完整的反映单位的基本情况，迫切需要提高单位领导人对固定资产的重视程度，提高资产管理人员在管理过程中的自觉性、专业性，加强财政部门对固定资产的监督力度。使固定资产管理达到一个新的高度，让固定资产充分发挥作用，为单位提供更高的效率和更多的效益。

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（作者单位：隆回县不动产登记中心）