探讨信息化时代人力资源和社会保障监察档案管理

崔慧中

摘要：人力资源和社会保障监察档案管理是将有关的监察档案进行收集、整理及保管工作。由于其信息管理内容较多，并且工作量较大，传统的档案管理方式无法满足较大的工作量。在随着社会科技的不断进步，信息化技术在各行各业中得到了不同层次的应用。在工作量巨大的监察档案管理中，现阶段也在不断地应用信息化技术进行档案管理的改革，通过先进的技术与现代化的信息化指导，能够提高其档案管理的工作效率及工作质量。

关键词：信息化时代；人力资源；社会保障；档案管理

人力资源和社会保障监察的档案管理主要是指关于人力资源和社会保障有关的档案收集、整理及管理的工作。而随着社会的不断发展，信息化在我国各个行业中的应用较广泛。在人力资源和社会保障监察的档案管理中，信息化的发展也较为普遍，而通过信息化的档案管理不仅能够提高管理的工作效率，也能保证其档案管理的质量。所以，讨论信息化时代人力资源和社会保障监察档案管理具有其重要性。

一、信息化时代人力资源和社会保障监察档案管理的重要性

随着科技的不断发展，每个行业都在进行着信息化的改革与发展。对于档案管理部门来说，信息化从根本上改变了档案管理的方式，其从一种手动的进行档案管理逐渐的向信息化管理模式迈进。对于人力资源和社会保障监察部门来说，档案管理工作应用信息化技术也是十分必要的。

首先，对于人力资源和社会保障监察的工作人员来说，其档案管理的信息量较大，传统的档案管理方式使得他们的工作量较多，并且没法更有效地提升工作效率。并且，由于传统的档案管理往往是进行纸质版的管理方式，这使得在管理的过程中可能会出现档案丢失或破损的现象出现。而通过信息化的管理模式，通过一次性将档案录入后，可以通过计算机技术进行较永久的保存，并且减少了档案破损等现象的出现。

此外，由于人力资源和社会保障监察的档案为多部门提供资料，所以通过信息化建设后，会使得资源共享方面得到更好地提高，并且能够加强各部门的工作效率。

最后，由于大数据化社会的不断发展，档案管理通过信息化的模式进行工作是未来档案管理的发展趋势。

二、现阶段人力资源和社会保障监察档案管理的现状

（一）思想不够重视

在信息化时代下要想更好地进行监察档案管理工作，需要管理层对其档案管理的发展具有足够的重视，以保证在工作中，从领导到员工都能够保证其工作的积极性及工作质量等。然而，其监察档案管理管理的现状的主要问题在于工作人员对信息化档案管理的思想重视程度不够。有的工作人员甚至是领导只是了解信息化档案管理很重要，但是在实际的工作中则往往出现没有使工作更好地应用信息化的现象。有的监察档案管理工作部门没有跟进配套的软件和硬件设施。而没有对信息化监察档案管理的重视，则可能会导致信息化档案管理建设进程较慢，并且限制了监察档案管理信息化的发展及工作效率等。

（二）信息化建设的模式较单一

在现如今建立的监察档案管理中，往往存在着信息化建设运营不到位的现象，其信息化建设的模式较为单一等问题。在一般的监察档案管理中，由于信息化的建设处在较初级的水平中，所以，在具体的信息化应用方面就会出现缺乏有效性的问题。一般的档案管理工作往往只是进行“查询”的工作，并没有形成一套有效的管理系统，且对于监察分析等功能也没有进行较好地开发。导致在监察档案管理中信息化应用不彻底。

（三）缺乏相关专业人才

无论对于河中工作中信息化建设的发展来说都需要相关专业的人才进行专业的操作、指导，甚至是软件开发等工作。而在现在的监察档案管理的部门，专业化的人员往往较少，一般来说均是对原有的工作人员进行培训工作，而这种形式的工作人员仅能使用已有的软件或硬件，但不能根据自身的工作特点进行软件方面的改进工作。并且，在对工作人员进行培训时也仅是对已有软件和硬件的使用方法进行培训，没有对其原理等进行一定的讲解，这导致了一旦软件或硬件出现了任何问题时工作人员都无法进行相应的补救措施，至此到时其工作进程缓慢，甚至出现工作人员认为信息化工作的进程更慢等抱怨的出现。

三、信息化人力资源和社会保障监察档案管理的对策

（一）增强领导重视程度

在监察档案管理中应用信息化建设应该得到领导的重视。以此为信息化建设提供更多的资金、人力物力等方面的帮助与支持。并且领导应该意识到信息化档案管理的重要性及对工作进程的帮助作用，以提高对工作人也工作成果的重视程度，通过领导对信息化监察档案管理的重视，使工作人员意识到其信息化的重要性及发展的必然性，并以此提高工作人员对学习信息化先进技术的积极性，也提高工作人员在工作中应用信息化技术的重视程度。因此，通过增强领导对信息化监察档案管理的重视程度，从根本上增进信息化监察档案管理的发展进程。

（二）完善信息化监察档案管理制度

任何一个工作领域应用信息化建设都需要建立一套完整的管理制度，对于监察档案管理也不例外。在监察档案的管理中，完善其管理制度能够降低在工作中可能存在的一定风险和困难。首先，计算机技术等信息化技术往往存在一定的安全隐患，可能出现信息丢失的现象，所在在进行信息化建设是应该对其进行一定的安全技术培训及安全操作问题的讲解。以此确保工作人员在进行监察档案管理中减少安全隐患的出现。其次，在何种运行规则中，一套管理系统往往会有很多的相关的配套技术，而对于这些配套的技术，也应该对工作人员进行这些技术的培训工作，以保证在使用系统时能够解决一些小问题的出现。并通过这些辅助的技术希望能够帮助更好地进行信息化监察档案管理工作。

（三）建立独特的信息化技术

信息化技术的建设工作应该根据不同的实用领域进行不断的改进。所以，在监察档案管理中，应该根据其独特的管理系统进行信息化建设。然而，在建设独特的信息化建设中，应该进行不断地提高其软件功能及硬件设施。然而，这是一份较为需要的资金的过程。所以，在进行信息化时，不仅需要提高系统的硬件设施，并加强软件技术。同时，也需要工作人员进行信息化功能和信息技术的培训与学习，以此帮助信息化监察档案管理的建设

（四）注重专业人才的培养

对于信息化建设，需要更多的专业人才进行工作。因此在对监察档案管理工作中应用信息化技术，需要引进一定的专业人才。然而，引进人才需要大量的资金，且原有工作人员仍然对信息化技术工作没有较好的理解，所以，在引进人才的同时还应该对现有的工作人员进行专业知识、技能的培训。以保证在信息化建設中，不仅具有专业功底较强的专业人员，还有对档案较熟悉的原有工作人员一起进行工作。通过两类不同的专业人员的结合，才能保证人力资源和社会保障监察档案管理的信息化建设的更好。在两类专业人员进行工作时，为了能够使工作效率更好，还需要建立完善的工作制度，并建立工作考勤制度，以评估的方式对两类工作人员进行不断的考核，以帮助信息化监察档案管理工作进行地更加有效率。

四、结语

信息化时代的人力资源和社会保障监察档案管理是社会不断进程的必然结果，也是社会发展的大势所趋。现如今的信息化监察档案管理仍然存在着一定的不完善，所以应该通过增强领导的重视程度、完善信息化监察档案管理制度、建立独特的信息化技术、注重专业人才的培养等方面提高信息化人力资源和社会保障监察档案管理工作。

参考文献：

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[2]王伟，刘晓燕.论信息化时代人力资源和社会保障监察档案管理[J].电子技术与软件工程，2013（21）.

[3]车淑娥.浅谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理[J].现代经济信息，2016（21）.

（作者单位：利津县人力资源和社会保障局）